電子契約サービス、ホームズクラウドの機能や料金とは

2021年7月31日2022年1月28日

ホームズクラウドのメリット・デメリット、料金プラン

ホームズクラウドは、契約関連業務すべてをクラウド上で一元管理可能な契約マネジメントシステムです。契約書の作成から、社内外での承認フロー、契約に関連するタスクマネジメント、ナレッジ管理まで総合的に管理できます。

ホームズクラウドは企業内で契約業務への投資をいとわず、業務の効率化および高品質化を目指す方におすすめの契約マネジメントシステムです。

当記事では、ホームズクラウドの機能や特徴、他電子契約サービスと比較時の導入メリット・デメリットをご紹介します。

契約マネジメントシステム「ホームズクラウド」でできること

出典：https://www.holmescloud.com/

ホームズクラウドは契約業務に求められる一般的な機能を網羅的に提供しています。

契約業務のコストとリードタイムの削減が可能

ホームズクラウドはオンライン上での契約業務を実現することで、これまで工数を費やしていたプロセス（契約書の印刷、製本、押印、送付業務）を削減できるため、契約締結までの時間を短縮できます。

また、オンライン上の契約業務の実現は収入印紙や郵送費にかかるコストも削減できるでしょう。

簡単設定で取引先が電子契約システムを利用可能

メール、URL締結など簡単な設定で取引先と契約締結ができます。ホームズクラウドによる締結に加えて、顧客の要望や属性によりDocuSignやクラウドサインを利用できる点も魅力的です。

強固なセキュリティ

サーバの冗長化構成、および定期的なデータバックアップの実施、通信データのSSL/TLSによる暗号化実施により、データの秘匿性、可用性を高めています。

また、ユーザに対するセキュリティではMicrosoft社が提供するAzureADなどのIDプロバイダーで組織のユーザ情報を一元管理し、SAML認証、IPアドレス制限をすることでホームズクラウドにログイン可能なユーザアカウントを制御できます。

加えて、契約書単位でアクセス制限を設けられるため、細かなセキュリティ要件を満たせられるでしょう。

契約マネジメントシステム「ホームズクラウド」を導入するメリットとは

他電子契約サービスと比較したメリットをご紹介します。

企業の契約マネジメント全体を一元管理可能

ホームズクラウドでは1つのプラットフォーム上で契約書の作成から、契約の締結、契約後の契約管理までできます。ただし、契約業務を始めから終わりまで管理する場合、各契約書の細かな管理が課題となるでしょう。

この課題に対して、ホームズクラウドでは管理を効率的に実施するため、ダッシュボード機能を提供しています。ダッシュボード上で例えば以下を確認することで、膨大な契約業務効率的に実施できるでしょう。

自分が持つタスクの期限
他人に依頼したタスクの進捗状況
チームメンバのタスクの所持状況、進捗状況
契約書単位の過去のやり取り履歴　など

また、契約後の段階では契約書の保存管理や検索が課題となります。その中で、ホームズクラウドは、締結済み契約書の取り込みや、契約管理台帳のCSV登録、企業の要望に合わせた契約管理台帳の作成に対応しているため、紙・電子問わず契約書を効率的に管理できます。

加えて、期間や取引先名、フリーワードなど要望に沿った形式で検索ができるため、膨大な契約書の中から目的の契約書を瞬時に見つけられる点も魅力的です。

取引先に合わせて契約システムを変更可能

ホームズクラウドが機能内に用意している以下3つの契約方法から顧客の要望や属性に合わせて契約ができます。

ホームズクラウドが標準機能で備えている電子契約
DocuSign
クラウドサイン

使用する言語が日本語以外であれば多言語対応が可能であり、国際的に電子契約として知名度のあるDocuSignを使用しましょう。

日本語での契約が必要であり、電子契約への評判を重視する取引先の場合は、国内で業界最大手でありタイムスタンプや電子署名が付与可能なクラウドサインの使用をおすすめします。

契約書の作成・修正が容易

他社では対応可能なファイル形式がPDFに限定される場合が多い中で、ホームズクラウドはPDFに加え、Wordファイルに対応しています。

自社で保有するWordファイルをアップロードすることで契約書のテンプレートを容易に作成ができますので、契約書作成にかかる工数を減らすことができます。

また、取引先との契約の段階では契約書の微修正が発生しますので、契約書の修正のしやすさはシステムの選定基準の一つになるでしょう。

その点、ホームズクラウドはWordに対応しているため、修正がある場合には手元のWord上で修正できますので、契約獲得までのリードタイムを短縮できる点が魅力的です。

企業内の問い合わせ履歴を集約管理可能

ホームズクラウドでは、法務部への相談履歴をクラウド上に蓄積/共有するナレッジ管理機能を使用できます。ナレッジ管理機能を利用することで、社員は契約書に対する疑問を自身で解決できるようになり、契約締結のリードタイム削減を見込めます。

また相談を受ける法務部視点では、クラウド上で法務部全体の相談ステータスを一覧管理できるため、多数の相談への優先順位や担当者の割り振りが容易になる点が大きなメリットでしょう。

加えて、ナレッジにはホームズクラウドに登録しているテンプレートを紐づけて管理できます。社員がテンプレートの利用時には、法的に正しいか確認するためのチェックリストや法的根拠を示すヘルプが表示されますので、ナレッジの検索や法務への問い合わせを省略できる点が魅力的です。

契約マネジメントシステム「ホームズクラウド」を導入するデメリットとは

他電子契約サービスと比較したデメリットをご紹介します。

システム導入費が高額

他電子契約サービスが10,000円程度の価格で導入できるのに対して、ホームズクラウドは初期費用200,000円、月額100,000円かかるため、電子契約のみを目的として検討する場合は、クラウドサイン(月額10,000円)など他社の電子契約サービスをおすすめします。

▼他電子契約・電子署名サービス(NINJA SIGN・クラウドサイン)との料金比較

	NINJA SIGN	クラウドサイン	ホームズクラウド
月額(税込)	5,478円	11,000円	100,000円～

契約の法的有効性が劣る

ホームズクラウド自体の電子契約サービスは当事者型/立会人型のいずれにも類別されないため(2021/7最新)、他電子契約サービスと比較すると契約の法的有効性が劣ります。

ホームズクラウドと連携するクラウドサインは立会人型に類別されるものの、立会人型は契約書の法的有効性に関して未だ不明確な部分があります。

したがって、契約書に強固な法的有効性を求める場合は、当事者型の電子契約サービスの導入をおすすめします。

料金プランは3種類

ホームズクラウドは利用用途に応じて3つのライセンスの中からプランを選択できます。

基本的な契約マネジメントシステム機能が必要であればStandardPlan、企業のセキュリティ要件を満たしたい場合はProfessionalプランを検討しましょう。

また、2021/7の時点でプレスリリースを確認すると、2021/3/23~2021/9/30の間に新規契約をするとアカウント数無制限かつ電子締結料金が契約期間と通して利用できるキャンペーンを実施しているようです。この機会にご検討することをおすすめします。

	Standard	Professional	Enterprise
初期費用(税込)	200,000円	200,000円	要見積
月額(税込)	100,000円~	200,000円~	要見積
機能	契約書マネジメント機能、関連業務マネジメント機能、ナレッジマネジメント機能、テンプレート機能など	Standard全機能、 SAMLシングルサインオン、 IP制限などの非機能要件	要見積