バックオフィス業務のデジタル化に伴い、電子サインを用いた契約業務のDXが進んでいます。
しかし電子サインでの署名のやり方がわからず、導入に踏み込めない方や対応できずにお困りの方もいるのではないでしょうか。
そこでこの記事では、電子サインにおける署名のやり方を解説していきます。
PDF文書への署名方法と電子契約ツール「Docusign」を使用したWord・Excel文書への署名方法を紹介していきますので、電子サインの使用をお考えの方は是非参考にしてみて下さい。
電子サインとは
電子サインとは、電子上で同意や承認、本人証明などの認証を行うことを指します。
従来、これらは紙の書類でやり取りされていましたが、昨今の新型コロナウイルス感染症の影響によるテレワークの普及や社会全体のDXの推進傾向を受けて電子サインを使用する企業が増えています。
また電子サインの法的効力は日本国内において多く認められており、電子署名法にも対応することができます。
電子サインにおける署名のやり方は2種類
電子サインにおける署名のやり方は、署名を施す文書の形式によって異なります。ここでは以下の2種類の署名のやり方を紹介していきます。
- PDF文書へ署名
- 電子契約ツールを利用してWord・Excel文書へ署名
それぞれ確認していきましょう。
AcrobatやAdobe Acrobat Readerなどを利用した署名のやり方
文書の形式がPDFの場合は、AcrobatやAdobe Acrobat ReaderなどのPDFツールを利用して署名を施すことができます。
PDFツールを利用した電子サインの署名方法は以下のとおりです。
- PDFツールにてデジタルIDを作成
- PDFファイル上から、電子サインを付与したい場所を選択
- 付与するデジタルIDを選択
- PDFとして保存
この署名のやり方の場合、PDFツールで作成したデジタルIDは、電子証明書での本人確認を不要とする簡単な取引にしか利用することができません。
より信頼性高い電子サインを作成したい場合は、デジタルID発行業者（認証局）から電子署名IDを取得した上で電子証明書を発行してもらう必要があるため注意して下さい。
またPDFツールは、PDF化した文書以外へ署名を付与することができません。WordやExcelなど、PDF以外の文書へ署名を付与したい場合は電子契約サービスを利用して下さい。
電子契約ツールを利用したWord・Excel文書への署名のやり方
上記でも紹介したとおり、WordやExcelなど、PDF以外の形式の文書へ署名を施したい場合はDocusignや電子印鑑GMOサイン、クラウドサインなどを代表とする電子契約サービスを利用するようにしましょう。
また電子契約サービスを導入することで、合意文書の作成から発行・署名・管理を全てオンライン上で一元化することができます。
ここでは電子契約サービスの中でも世界シェアNo. 1を誇るDocuSignでの電子サインのやり方を紹介していきます。
DocuSignでの署名のやり方の手順
- 電子署名依頼メールを受信
- 「電子記録および電子署名の開示条件」に同意
- 文書の内容を確認
- 文書に署名する
※署名タイプは「スタイルの選択」「手書き」「アップロード」の3種類から選択。 - 押印する
※ネーム印を無料で利用できます。また印影データをアップロードしたり、社名や部署名、役職名などを入力することで社印や部署印などの自動作成も可能。 - [完了] をクリック
- 文書のコピーを保存
- 完了メールを受信
- 署名済み文書と完了証明書を確認
上記のようなDocusignでの署名のやり方であれば、WordやExcelなど、PDF以外の形式の文書への署名が可能になります。
また署名タイプを「スタイルの選択」「手書き」「アップロード」の3種類から選択することができますので、自社に最適なものを利用してみて下さい。
印刷やスキャンなどの手間を省いて電子サインを付与することが出来るため、承認ワークフローにかかる時間を短縮することが出来るでしょう。
電子契約ツール導入のメリット
電子契約ツールを利用することで、WordやExcelなどPDF以外の形式の文書への署名が可能になることがわかりました。
また電子契約ツールを導入することで、企業は様々なメリットを期待することができるでしょう。電子契約ツールを導入するメリットとして以下のようなことが挙げられます。
- コストの削減
- 承認ワークフローの効率化
- コンプライアンス（法令遵守）の強化
それぞれ紹介していきます。
コストの削減
電子サインを導入することによりコストの削減を見込めます。
電子サインの場合は、オンライン上で文書のやり取りを行うため、紙が不要になり印紙代や印刷にかかるコストを削減することができます。
承認ワークフローの効率化
従来の承認ワークフローのやり方では、文書の作成だけでも多くの時間を浪費してしまっていました。
一方電子サインを用いた場合は、時間や場所の制限をうけずに帳票申請や承認・署名を行うことができ、結果として承認ワークフローの効率化を実現することができます。
コンプライアンス（法令遵守）の強化
紙の文書の場合は署名などの改ざんを防止することが難しく、また改ざんが疑われる場合の調査が困難でした。
一方電子サインでの承認のやり方の場合は、変更履歴がログデータとして蓄積していきます。またタイムスタンプを付与することも可能です。
電子サインの場合は署名にて本人証明を行うこともでき、企業のコンプライアンス強化に役立つためおすすめです。
署名のやり方まとめ
近年、経費削減や業務効率化を目的として、多くの企業が電子サインを導入しています。
電子サインにおける署名のやり方は署名を施す文書の形式によって異なり、この記事ではPDF文書へ署名方法と電子契約ツールを利用した署名方法の2種類のやり方を紹介ました。
当サイトは上記2種類のやり方の中でも、導入メリットが多くセキュリティ面でも安心できる電子契約ツールの利用を推奨しています。