業務のIT化、DX(デジタルトランスフォーメーション)や働き方改革の推進により、私たちの業務の中で電子署名に触れ合う機会が増えてきました。
とはいえ、従来の紙の契約に慣れた方だと、電子署名にいきなり切り替えると聞いてもなかなか抵抗があるかもしれません。
そこで、今回は電子契約サービスを複数契約し、電子署名を日常的に使っている筆者が、電子署名のやり方や契約書などのファイル送信のやり方をご紹介。
これから電子署名を導入しようとお考えの方はぜひご参照ください。
電子署名とは
電子署名とは従来の紙で行っていた、契約書の締結をオンライン上で行えるようにしたもののこと。
これまでは紙の契約書でのやり方ですと、時間や手間、コスト、印紙税が必要でしたが、電子署名を用いた契約にすることで、これらを劇的に削減できます。
さらに電子署名にして、デジタル化を行うことで、印刷して保管、保存、管理をする必要もなくなり社内の契約書の管理の手間を大幅に減らすことができ、保管場所も不要になるとメリットがたくさんあります。
デメリットは取引相手にパソコンやスマホの操作をお願いする必要があることくらい。ただし、これも最近のIT化の影響で、多くの方が電子署名のやり方を知っている、もしくは抵抗がなくなっていることから、デメリットとしても小さい影響となっていると言えるでしょう。
紙の契約と電子署名の比較
| 電子契約 | 書面契約 | |
|---|---|---|
| 契約媒体 | 紙 | 電子データ |
| 署名方法 | 記名・署名・押印 | 電子署名 |
| 締結日時の証明・改竄対策 | 日付記入、確定日時の取得 | タイムスタンプ機能など |
| 相互確認 | 原本の郵送、手渡し | オンライン上で確認 |
| 保管のやり方 | 金庫やキャビネットなど | 企業やサービス内のクラウド、データストレージ内など |
電子契約サービスを導入すると電子署名のやり方は簡単に
電子署名のやり方で一番シンプルなのはご自身でPDF文書などに電子署名を付与し、メールなどで契約相手に文書をデジタル送信するというもの。
ただし、電子署名では紙での契約書の時と同じように双方が自分の意思を持って契約したこと、つまり本人性の担保が必要となります。
紙での契約をしていたときは、本人性を証明するものは印鑑や手書き署名でした。しかしデジタルでの契約ですと、それらに変わるものが必要です。
それが電子証明書。これはデジタルIDとも呼ばれる本人が発行、作成したものであるということを証明するもの。指定の認証期間から証明を受け取る必要があり、手間や時間がかかってしまいます。
これらをより簡潔に、そして確実に行いたいのであれば、電子契約サービスを導入し、電子署名を行うことを強くおすすめします。
電子契約サービスの実際のやり方や活用法
電子契約サービスとは電子署名や電子印鑑(印影をデジタル化し、契約書に付与するもの)の機能を備えたクラウドサービスのこと。
クラウドサービスと聞くと難しく感じますが、やり方は非常に簡単でシンプル。これまで電子契約を行ってこなかった方も、ITツールに不慣れな方であってもそれほどやり方に悩むことはないでしょう。
簡単に電子契約サービスのやり方をご紹介します。
電子契約サービスのやり方
電子契約サービスの中でも特に人気があり、世界シェアNO.1のDocuSign(ドキュサイン)のやり方を例に、簡単に電子契約サービスのやり方や流れを説明してみましょう。
電子署名を送信する方法
- アカウントを作成する
- wordやexcel、pdfなどをアップロードする
- 電子署名を入れたい箇所を指定する
- 送り先(契約先)のメールアドレスを入力
- 送信
電子署名を受け取り署名する方法
- 電子署名が送られてきたメールを確認する
- メール内に記載されているURLをクリック
- 電子契約サービスが開くので、指定の位置に署名をする
- 完了ボタンをクリック
電子署名された契約書を確認・保管する方法
- 相手先から署名完了したというお知らせを受け取る
- アカウントにログインorお知らせメール内のURLをクリック
- オンラインで契約書を確認、電子署名されているか確認
- 問題なければ、pdfファイルとしてDLもしくはサービス内で保存・管理
このように非常にやり方は簡単です。今回ご紹介した電子契約サービスDocuSign(ドキュサイン)であれば、取引先相手(契約先)の方はメールを確認するだけで、アカウント登録や契約さえも不要です。
電子契約サービスであればセキュリティ面も安心安全
電子署名などのデジタルファイルで心配なのが、改ざんや紛失、流出などの問題。
しかしおすすめできる電子契約サービスであれば、これらの心配は不要。複数の国際的、国内的に認証されたセキュリティ技術により暗号化され、契約から保管まで運用されます。
またセキュリティ面とは少し異なりますが、データは複数地点で管理されるので、津波や地震、火災などでデータがなくなってしまうなんてこともありません。
従来の紙での契約書の運用のやり方ですと、オフィスが火事になったらなどの心配がありましたが、それも不要というわけです。
電子契約サービスの費用はどれくらい？
このように電子署名を用いた電子契約を行う上で非常に便利な電子契約サービスですが、どれくらい費用がかかるのでしょうか？気になりますよね。
ここからは人気の電子契約サービスをいくつかピックアップし、費用がどれくらいかかるのかを確認してみましょう。
人気電子契約サービスの料金比較
| サービス名 | Docusign（ドキュサイン） | AdobeSign | NINJASIGN | クラウドサイン | GMOサイン |
|---|---|---|---|---|---|
| 初期費用 | 無料 | 無料 | 無料 | 無料 | 無料 |
| 月額料金 | 10ドル～ | 1,218円～ | 5,478円〜 | 11,000円〜 | 9,680円〜 |
| 無料プランの有無 | 有 | 有 | 有 | 有 | 有 |
月額基本料金
月額基本料金の相場は、千円～1.5万円ほど。機能が豊富な電子契約サービスは、開発コストや運用管理費などが多くかかっているため相場よりも料金が高くなる傾向にあります。
月額基本料金の特徴は、電子契約サービスの利用状況にかかわらず毎月発生する点です。
サービス利用料金
月額基本料金とは別に発生する、従量課金部分の料金がサービス利用料金。契約書1通あたりで費用が設定されていることが多く、相場は50円～300円ほどです。
電子契約サービスのなかには通数に制限を設けて、その範囲であれば無料で利用できるプランを用意しているところもあります。
オプション料金
効率よく契約作業を進められるように、オプション機能を設けている電子契約サービスが増えています。オプション機能の例としては、自動でリマインドメールを作成する機能、書面の契約書を電子化できる機能などが代表的。
オプション内容ごとに料金を公開しているところは少なく、電子契約サービスの担当者に直接相談するケースが多くなっています。
解説まとめ
いかがだったでしょうか、今回は電子署名のやり方や契約書やファイルの送信方法について詳しく解説するとともに、電子契約サービスをおすすめする理由、そしてかかってくる費用についてお話ししました。
これから間違いなく、主流となってくる電子署名。紙での契約に慣れた方だと初めは抵抗があるかもしれませんが、いざ、電子契約サービスを利用すれば、やり方にもすぐに慣れ、手間やリソース、コストの削減、そして何よりも契約のスピードアップを感じていただけることでしょう。
ポイント
- 電子署名を導入することで時間、リソース、コストの削減が可能に
- PDFやエクセル、ワードで電子署名をすることもできるが電子証明書など手間やコストがかかる
- 電子契約サービスを利用すれば、気軽に電子署名が行え、やり方も簡単
- DocuSignやGMOサイン、クラウドサインなどがおすすめ