「契約締結後の締結済み契約の保管はどうすればいい？」
「電子契約の保管に対して、システムで確認すべきこととは？」
と疑問に感じていませんか。
電子契約は締結後、各種税法に基づいて締結済み文書を長期保存する必要があります。電子契約サービス上で締結済み文書管理しても問題はありませんが、より効率的に文書管理をするのであれば文書管理システムの利用がおすすめです。
当記事では、電子契約の文書管理の概要、文書管理システムに求める要件をご紹介します。
電子契約と他帳票を一元管理したほうが効率的
電子契約サービス上で電子契約の文書管理は可能です。しかし、他請求書など国税関係書類と文書管理システム上で一元管理すると検索性の向上などを見込めますので、文書管理システムの活用をおすすめしています。
電子契約を利用するメリットは大きい
電子契約を利用することで契約業務を効率化できます。特に電子契約サービスを利用して電子契約を活用することで以下のメリットが得ることが可能です。
- 契約業務にかかるコストの削減
- 契約締結までにかかる時間の短縮 など
契約業務にかかるコストの削減
電子契約サービスを導入し、搭載された機能を活用することで以下のコスト削減をできます。
- 印紙税の削減
- 書面契約の作成・郵送・返送コストの削減
- 書面契約の管理・検索コストの削減 など
印紙税は契約書1通あたり数千円かかる場合もあり、印紙税を削減できるだけでもコスト削減効果は大きいとされています。
実際に世界No1シェアのDocuSignを導入したソフトバンク株式会社では契約書1通あたり2,500円のコスト削減効果があったと公表しています。この事例からもわかる通り、企業のコスト削減効果は大きいです。
契約締結までにかかる時間の短縮 など
また、DocuSignのような立会人型電子契約サービスを利用すると、契約締結までにかかるリードタイムを最短で即日にできる点もメリットでしょう。
書面契約の場合、契約書を作成し、相手方に送付後、印鑑押印、返送してもらい締結するまでに数週間を要する場合もあります。
立会人型の電子契約サービスを利用すれば、契約を締結するための固有URLを記載したメールを相手方に送付するのみで、契約締結を実施できますので、契約締結までのリードタイムを大幅に短縮できる点が特徴的です。
電子契約は各種税法に基づいた保存をする必要がある
電子契約は利用することで大きなメリットを受けることができます。ただし、国税関係書類であることには変わらないので、各種税法に基づいた方法でデータの保存が必要になる点に注意が必要です。
例えば電子契約は以下の税法に基づいたデータの保存が必要です。
- 電子帳簿保存法 電子取引要件
- 法人税法
- 電子署名法 など
電子帳簿保存法など各種税法で求められた要件を満たしてデータ保存をしていない場合、ペナルティを課される場合があります。
実際に電子帳簿保存法一問一答上では、要件を満たしてデータを保存していない旨を指摘された場合、青色申告の承認取り消しになる場合があると記載されています。
したがって、電子契約は各種要件を満たした確実な文書管理が求められているといえるでしょう。
他システムに電子契約を連携して一元管理したほうが効率的では
上記で紹介した各種税法に基づくデータの保存は電子契約サービス上で実施可能な場合も多いです。しかし、上述の要件を満たしたデータの保存は契約書だけでなく、請求書や見積書など他国税関係書類に対しても適用される点に留意ください。
また、電子契約サービス上で電子契約を要件満たしてデータを長期保存するにしても、保存するデータ量に応じて従量課金されるタイプの料金プランだと、想定以上にコストがかかる場合もあります。
したがって、可能であれば文書管理システム上などに各帳票を集約して、まとめてデータを管理したほうが、文書管理上は効率的なのではないでしょうか。
文書管理システムに求める要件
では、電子契約サービス上で作成した電子契約を文書管理システム上で保存する場合、どのような機能が求められるのでしょうか。確認が必要な機能要件は以下の通りです。
- 要件①：書面契約もクラウド保管できるか
- 要件②：特定項目で検索ができるか
- 要件③：契約書の更新期限を通知できるか
- 要件④：バージョン管理をしつつ保管ができるか
- 要件⑤：タイムスタンプを付与して保管できるか
- 要件⑥：システム連携できるか
要件①：書面契約もクラウド保管できるか
電子契約に加えて、書面契約も電子化して保存すると、契約書の検索性があがるので文書管理上はおすすめです。したがって、書面契約を電子化することが容易であるかが確認ポイントとなるでしょう。
文書管理システムによっては、ファイル名に特定の命名規則（AAA-BBB-CCCなど）を自動でファイルの属性情報に付与して、ファイル振り分けが可能なタイプのものがあります。
このタイプであれば、スキャンした書面契約のファイル名をリネームするだけで、文書管理ができます。
またAIOCR機能を搭載したタイプであれば、PDFの帳票毎に事前定義が必要なものの、一度社内で定義さえしてしまえば、ファイルのリネームすら不要になるので、さらに文書管理の効率化を見込めます。
より文書管理を効率化するのであれば書面契約を事業者に渡せば、スキャニング代行しているサービスを選択するとよいです。
要件②：特定項目で検索ができるか
電子帳簿保存法電子取引要件では、以下によるデータ検索を要件としています。
- 主要三項目（取引年月日、取引先名、取引金額）による検索※必須要件
- 範囲検索・複数条件検索※場合により必須要件
したがって、文書管理システム上にアーカイブした文書に検索情報を付与できるか、属性を元にデータ検索が可能か要件になります。
また、実務上ではファイルに付与された、ファイル作成日やファイル作成者などのプロパティ情報での検索もされます。したがって、文書管理システム上でどこまでのプロパティ情報で検索が可能であるのかも確認ポイントとなるでしょう。
要件③：契約書の更新期限を通知できるか
電子契約サービスの場合、サービス上で契約書別に更新期限を通知できる場合が多いです。このサービスの利点を文書管理システム上でも実現できるかが確認ポイントとなるでしょう。
SaaSなど契約更新がカギとなるサービスを提供している場合、契約更新の数か月前に契約更新日を確認できる必要があります。
契約更新日の数か月前に自動アラートが担当者に通知されるサービスもありますので、自社の要件に応じた更新期限通知機能を保持しているか確認する必要があるでしょう。
要件④：バージョン管理して保管ができるか
同一の契約書を複数人で閲覧・編集する場合が多いです。誤って更新をしてしまった契約書を前バージョンに戻せると、手戻りリスクを減少させることができますので、バージョン管理機能が搭載されているか確認が必要になるでしょう。
また、書面契約を電子化して保存する場合、電子帳簿保存法スキャナ保存要件を満たした保管が必要です。
このスキャナ保存要件の中にバージョン管理による保管要件がありますので、書面契約を電子化して文書管理する予定である場合は、バージョン管理機能が搭載されていることは必須で確認ください。
要件⑤：タイムスタンプを付与して保管できるか
電子帳簿保存法電子取引要件の中に真実性の要件があります。真実性の要件を満たす手段はいくつかありますが、その中で最も簡単に要件を満たす手段はタイムスタンプの付与です。
したがって、真実性要件をタイムスタンプにより対応予定の場合はタイムスタンプが付与可能かどうかも確認ポイントになります。
また、電子帳簿保存法ではタイムスタンプの一括検証も要件になっていますので、タイムスタンプを検証できるか、一括検証できるのはどこのベンダーのタイムスタンプなのかも確認ポイントとなるので確認してください。
タイムスタンプを利用することで、電子文書の完全性を高めて保管できる他、バックデート対策、電子署名の有効期限の延長など、多様な対応が可能になります。したがって、タイムスタンプができる文書管理システムの導入がおすすめです。
要件⑥：システム連携できるか
電子契約サービスから文書管理システムに電子契約を連携できると、文書管理上の文書連携効率を高められます。したがって、電子契約サービスと文書管理システムを連携できるかが確認ポイントです。
利用する電子契約サービスによっては、特定の文書管理システムと連携アダプタを準備している場合があります。この場合、追加費用・開発をすることなく電子契約の連携が可能です。
もし、専用アダプタを準備していなくても、WebAPIを提供していれば、開発することで電子契約の連携ができる可能性があります。WebAPIによる連携が難しければ手動による連携方式を確認ください。
電子契約サービス上から電子契約をダウロードして、直接文書管理システム上に格納・保管するのか、監視フォルダを任意のサーバ上に設定して、監視フォルダ経由で電子契約をアーカイブするかなどです。
まとめ 文書管理まで考えてシステムを導入しよう
電子契約サービス上でも電子契約の文書管理をできる場合が多いです。しかし、電子契約サービス上であると、法対応ができない、できたとしても、業務全体を見た時に効率が悪い、コストが割高などの課題がある場合があります。
このような場合には文書管理システムの利用がおすすめです。文書管理システムであれば、請求書などの他帳票と一元管理できる上、文書管理を効率化する多数の機能を搭載している場合が多いためです。
電子契約サービスを導入する際には合わせて文書管理をどのように実現していくのかも検討するようにしましょう！