無料で導入可能な電子契約サービスとは?機能やセキュリティは十分？

DX(デジタルトランスフォーメーション)の推進や新型コロナウイルス拡大により、オンラインで仕事をやる機会が増えている中、それに伴いオンラインでの電子契約や電子署名の機会が増えています。

日常業務で頻繁に電子署名を行うのであればもちろんしっかりとした使いやすい電子署名サービスを有料で契約するのをおすすめしますが、「ちょっと使いたい」「まずは電子署名を試してみたい」という場合は無料の電子署名ツールやソフトを探したくなるというもの。

そんな皆様に向けて、今回は”無料で使える電子署名は法的に有効？おすすめのツールとは？”をテーマに詳しく解説していきます。

電子契約・電子署名・デジタルサインとは。違いや使用方法を解説

現在多くの電子契約・電子署名サービス、ツールが市場に多く登場しており、いくつかのものは”無料で利用可能”だったり”無料から使える”という風に謳っています。

しかし電子契約・電子署名サービスは無料だから良いというものではありません。基本的な機能が揃っていないと法的効力が伴わないことも十分考えられ、注意が必要。

無料だからとすぐに契約してしまうのではなく、これから説明する基本的な情報を頭に入れた上でサービスを検討するのが良いでしょう。

電子契約にまつわる重要なキーワードといえば、電子署名・デジタルサイン・電子証明書などがよく使われます。これらは似ているようで全く違う機能なので、これから電子契約・電子署名サービスやツールの導入や試用をお考えの方は理解しておくのおすすめです。

電子契約とは

電子契約とは電子署名や電子印鑑などの機能を使用してオンライン上で契約を締結させることができるサービスのこと。

電子契約サービスで締結された契約書や請求書などは法的に有効であるとされており、従来の紙の契約書と同等の法的効力を持っています。

電子契約サービスを導入することで印紙代や契約にかかるコストを削減可能で、保管、保存も容易になるのが大きなメリットです。

電子署名とは

電子署名とは電子文書に付与する電子的に信頼できることを証明するために用いられる機能の総称。タブレット画面へのサインやこのあと説明する電子印鑑などは全て電子署名に含まれます。

電子契約は「いつ」「誰が」「何を」したかという記録が大事ですが、電子署名はこのうちの「誰が」「何を」を証明し、「いつ」の部分はタイムスタンプ機能という機能などを併用する必要があります。

デジタルサインとは

電子署名はデータで取り扱うものなので、どうしてもデータの改ざんを防ぐという意味では不安があります。それを補う仕組みがデジタルサイン(デジタル署名)。このデジタルサインは電子署名の一種ですが、「ハッシュ関数」、「公開鍵暗号方式」、「公開鍵暗号基盤（PKI）」という高度なセキュリティ技術により作られており、非改ざん性やなりすまし防止に有効です。

電子証明書(当事者型/立会人型)とは

電子契約には電子署名が使われますが、署名が本人であることを示す「本人性」を付与することができます。電子証明書がなくても法的拘束力は変わりませんが、万が一法廷での係争が起きた場合は電子証明書が付与された上で行われた契約の方が信頼性という点では勝ると考えられています。

この電子証明書を仕様する電子契約サービスのタイプを当事者型、サービスが間に入って立会人のような形で電子契約を行うことを立会人型と呼びます。

もし大型の契約であったり、さまざまなリスクを考慮しなければいけないケースであれば当事者型を選択できる電子契約サービスを利用するのがおすすめ。

さて、これまでをご覧になられると分かるように、電子契約サービスには電子署名やデジタル署名、電子証明書などの機能が必要となることが多いです。

無料の電子署名サービス・ツールは多くの場合これらが全て揃っていない

無料で使えると謳っている多くの電子契約サービスがトライアル分が無料であることが多いです。トライアルはツールやサービスの使い勝手を知るには良いですが、実際の運用には向いていないのです。

無料で利用可能とアピールしている電子契約サービスを8つをまずは比較してみます。

無料プランを備えている電子契約サービス・ツール比較

	契約タイプ	アカウント数	可能契約数	タイムスタンプ	電子証明書
みんなの電子署名	無料	無制限	無制限	○	×
DocuSign(ドキュサイン)	無料トライアル	無制限	3件	×	×
GMOサイン	無料(フリー)プラン	1人	5件/月	○	×
クラウドサイン	無料(フリー)プラン	1人	5件/月	○	×
Adobe Sign	無料トライアル	1人	2件/月	○	×
NINJA SIGN	無料(フリー)プラン	1人	5件/月	×	×
e-sign	無料	1人	無制限	×	×
BtoBプラットフォーム契約書	無料(フリー)プラン	無制限	5件/月	○	×

このように無料プランだとみんなの電子署名を除くと、ほとんどの電子契約・電子署名サービスが無料ライセンスだと機能が制限されているのがわかります。

特に電子証明書機能については無料で使える電子契約・電子署名サービスでは見当たりませんでした。

※DocuSignやAdobe SignやBtoBプラットフォーム契約書、GMOサインなどは有料ライセンスでは電子証明書(当事者型)を使用可能

先ほども説明した通り、電子証明書を使用する立会人型の電子契約でも法的効力は変わらないと考えられますが、どうしても大きな契約や係争になる可能性を考慮するならば、無料ではなくDocuSignやGMOサインなど有料のサービスやライセンス契約が選択肢に入ってくると言えるでしょう。

“無料”で選ぶならみんなの電子署名がおすすめ

みんなの電子署名は電子証明書を使用した当事者型のサービスではありませんが、タイムスタンプ機能を備え、アカウント作成数や電子署名数も制限なしと無料で使えるサービスとしては一つ頭が抜けています。

※e-signも無料だが、サービスを利用するにはAPI連携の際のコストが別途必要

ただ、無料で使えると聞くと「どこで収益を得るのだろう(どこでお金を取られるのだろう)」と不安になるかもしれませんが、その点も大丈夫。しっかりとご説明していきます。

みんなの電子署名でかかってくるコストは文章の保管料550円/50通のみ

なんとみんなの電子署名を使用していくにあたり、必要となってくる可能性があるコストは一点のみ。

そのコストとは「一年以上サーバーに電子文章を保管する」こと。もちろんサーバーに残しておく必要がないのであれば無料のままでも大丈夫。

保管料金は50文書で月額500円／1文書当たり月額10円（税込550円／11円）と極めてリーズナブルなので、小規模な企業様や店舗、個人事業主の方におすすめです。

では、電子文章をサーバーではなく自社のサーバーやクラウドにファイル保管すればいいんじゃないの？！とお考えの方もいらっしゃると思いますが、無料でとなるとちょっと難しくなります。その理由とは電子帳簿保存法です。

電子帳簿保存法についてとサーバー上に保管しなくてはいけない理由

電子帳簿保存法とは電子取引（電子契約）を行なった際のデータ保存に関する義務を定めた法律で、2022年に改正を控えています。

電子契約や電子署名で行う取引は税務上の用語で「電子取引」と呼ばれ、（電子帳簿保存法2条1項6号）所得税および法人税を納税する企業が電子取引を行った場合、電磁的記録（その取引のデータ）を保存しておく必要があります（同法10条）

この電子帳簿保存法に対応しているかどうかは、電子契約・電子署名サービスを選ぶ上で日本国内での取引を考えると非常に重要なポイントになってくるのですが、みんなの電子署名はなんと対応しています。

しかし、電子帳簿保存法の観点から考えると

・認定タイムスタンプの付与
・補助情報を含む検索機能
・保管庫機能の提供

の3点が必要なため、もしサーバーにデーター保存・保管していないと電子帳簿保存法の対象から外れることに。

そう考えると多くの企業様がみんなの電子署名を使うとデータ保管料を払う必要が出てくるので完全無料は難しいと言えるのではないでしょうか。

電子署名利用についての政府からのガイドライン

利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A（電子署名法2条1項に関するQ&A）
https://www.meti.go.jp/covid-19/denshishomei_qa.html
利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A（電子署名法3条に関するQ&A）
https://www.meti.go.jp/covid-19/denshishomei3_qa.html

保管数が1,000通/月を超えるのであれば、他の有料サービスがお得

他の有料電子契約サービスは月額コストはほぼ1万円で横並びであり、みんなの電子署名サービスで同じくらいのコストがかかるのは1,000通を超えたあたり。

そのため、みんなの電子署名の利用が向いているのは小規模で、短期運用をお考えの企業様や個人事業主様となります。

1,000通以上のデータを保存する必要があるのであれば、他の有料電子契約・電子署名を使った方がお得となるので、利用ボリュームを想定して選ぶようにしましょう。

みんなの電子署名は取引先にアカウント作成対応を求める必要あり

正直言って、みんなの電子署名を利用するにあたり、小規模で、短期運用をお考えの企業様や個人事業主様であれば、サーバーでの文書管理コストはそれほど大きなデメリットではありません。

運用していく上でデメリットとして考慮するべきはこちらの点。

それはみんなの電子署名を利用するには取引先の企業にもアカウント作成を依頼する必要があるということ。

DouSignやGMOサインであれば、取引先や契約先はアカウントを作成する必要がなく、メールに添付したURLクリックなどで契約が進みますので、作成をするための余計な手間や依頼をする必要がありません。

もし目上の企業様の取引を想定しているのであれば、DocuSign(ドキュサイン)やGMOサインなど他のサービスを選択するべきなのは留意しておくと良いでしょう。

まとめ:サービス導入・ツール利用でハンコ出社から脱出?

いかがだったでしょうか、今回は無料で使える電子署名は法的に有効？おすすめのツールとは？をテーマに詳しく解説してきました。

電子契約・電子署名サービスやツールはたくさん種類があるので、選ぶのが大変ですが、実際に導入すると印紙代や契約に必要であったコストが不要になり、契約までのスピードが増す、契約書の管理が楽になると非常に便利であると感じるはず。

そんな便利な電子契約・電子署名サービスが費用ゼロで無料で使えるとなると非常に嬉しいのですが、本文でも解説したようになかなかデメリットゼロとはいかないものです。

小規模の会社であれば”みんなの電子署名”が無料なのに関わらず非常に優れておりおすすめのツールなのですが、文書保存が1,000通/月間を最終的に超えてくるのが想定されており、クライアントにアカウント作成を依頼するのが難しいようでしたら、最初から他のDocuSign(ドキュサイン)やGMOサインなど有料電子契約・電子署名サービスを選ぶのも良い方法と言えるでしょう。

ぜひ色々とサービスやツールを比較してハンコのための出社から脱出しましょう！