契約書や社内書類などの電子化に伴い、電子文書に押印できる電子印鑑の作成が必要となるケースがあります。
この記事では、電子文書における電子印鑑の必要性と、電子印鑑の作成・使用に対応しているおすすめの電子契約サービスを紹介しています。
無料で印影画像を作成できるサービスや、印影画像を用いるときの注意点なども解説しているので、電子印鑑の作り方でお悩みの方はぜひ参考にしてみてください。
電子印鑑とは？法的効力や電子契約における必要性
まずは、電子印鑑の仕組みや役割について詳しく見ていきましょう。
電子印鑑の法的効力とは
電子印鑑は、従来の印鑑と同じく“押印した人物がその書類を確認・承認したこと”を証明するための手段として用いられています。
あくまでも文書の内容について確認・同意したことを目に見える形で残すために行うものであり、法律によって押印義務が定められているわけではありません。
つまり、電子印鑑の有無による法的効力の違いはないということです。
これは従来の印鑑でも同様で、経済産業省のWebサイトにて以下のように明記されています。
Q.契約書に押印をしなくても、法律違反にならないか。
・私法上、契約は当事者の意思の合致により、成立するものであり、書面の作成及びその書面への押印は、特段の定めがある場合を除き、必要な要件とはされていない。
・特段の定めがある場合を除き、契約に当たり、押印をしなくても、契約の効力に影響は生じない。
引用元：https://www.meti.go.jp/covid-19/ouin_qa.html
電子契約の際に電子印鑑は必要？
では、法的効力を持たない電子印鑑をわざわざ押印する意味とは何なのでしょうか。
それは、万が一契約に関するトラブルが生じた場合に、電子印鑑があることで本人証明に必要な証拠としての効力を持たせられるという点にあります。
電子印鑑は、大きく以下の2種類に分類されます。
- フリーソフトや印影のスキャンなどを用いて印影を画像化した電子印鑑
- 印影に識別情報が含まれている電子印鑑
上記の内、後者の電子印鑑については、印影にタイムスタンプや押印者の情報が記録されるため、本人証明の証拠として用いることができるのです。
ただし、電子印鑑だけでは法的効力を持たないことから、通常は法的効力のある「電子署名」と合わせて契約を行います。
電子印鑑が使えるおすすめ電子契約サービス
電子印鑑を作成できるサービスには無料・有料のものがあり、それぞれメリット・デメリットが異なります。
有料のサービスはランニングコストがかかる一方、法的効力を持つ電子署名の機能を使えるのがメリットです。
ここでは、電子印鑑の作成および電子署名による契約が可能なおすすめサービスについて見ていきましょう。
Shachihata Cloud（シャチハタクラウド）
| サービスの特徴 | 電子印鑑・捺印・文書回覧などの機能を備えた電子契約サービスです。普段使用している認印・日付印・会社印（角印・丸印）などを電子印鑑として利用することも可能。またビジネスプランでは立会人型による電子署名機能も使うことができます。 |
|---|---|
| 月額料金（税込） | スタンダード版：110円/ビジネス版：330円 ※印面数あたり |
| 主な機能 | PDF変換（ワード・エクセル）・回覧ルート保存・ファイル保存・ファイル添付・二要素認証・電子署名・タイムスタンプ署名 など（※プランによって異なる） |
| 電子契約の仕組み | 電子印鑑の付与・立会人型による電子署名 |
| モバイル対応 | ○ |
| 公式サイト | https://dstmp.shachihata.co.jp/ |
DocuSign（ドキュサイン）
| サービスの特徴 | 日本版の独自機能として、電子印鑑の追加が可能なDocuSign Stamps（eHanko）機能が搭載されています。DocuSign内で新たに印影データを作成するか、または印影データをアップロードすることで利用可能です。印影に対する改ざん防止機能も付与されているため、電子署名との組み合わせにより高い効力を持たせることができます。 |
|---|---|
| 月額料金（税込） | 10＄～ |
| 主な機能 | 電子署名・リマインド通知・ブランド設定・コメント・支払い・資料添付・一括送信 など（※プランによって異なる） |
| 電子契約の仕組み | 立会人型による電子署名 |
| モバイル対応 | ○ |
| 公式サイト | https://www.docusign.jp/ |
電子印鑑GMOサイン
| サービスの特徴 | 立会人型による電子署名を行う「契約印タイプ」と、当事者型による電子署名を行う「実印タイプ」が搭載されたハイブリッドな電子契約サービスです。IPアドレス制限やワークフロー固定機能などの機能を利用できる「セキュリティ・内部統制パック」なども用意されており、コーポレートガバナンスの厳しい企業にもおすすめです。 |
|---|---|
| 月額料金（税込） | 9,680円～（＋1送信ごと110円～） |
| 主な機能 | 手書きサイン・長期署名/認定タイムスタンプ・アクセスコード認証・文書検索・閲覧制限・グループ管理・操作ログ管理 など（※プランによって異なる） |
| 電子契約の仕組み | 当事者型・立会人型による電子署名 ※当事者型の場合は相手の登録が必要 |
| モバイル対応 | ○ |
| 公式サイト | https://www.gmosign.com/ |
電子印影を作成できるフリーソフト・サービス
続いて、無料で電子印鑑の作成ができるサービスをいくつか紹介していきます。
印鑑透過（Webツール）
- 文字入力または印影のスキャン画像から透過データを作成できる
- 5文字以上・改行の入った電子印鑑にも対応
- スキャン画像の場合も自動で透過処理を行ってくれる
| 文字入力の場合 / スキャン画像の場合 | |
|---|---|
| 対応名字数 | 入力可能な全ての文字 / 印影の名字 |
| 印鑑の種類 | 認印 / - |
| 書体 | 隷書体 / 印影の書体 |
| 透過 | ○ / ○ |
| 作成ページ | https://tojikomorin.sakura.ne.jp/inkan/index.php |
パパッと電子印鑑free（フリーソフト）
- 有料ソフト「パパッと電子印鑑3 PRO」の無料版
- ドラッグ＆ドロップで直感的な操作が可能
- 印影を1文字単位で微調整できる
| 対応名字数 | 入力可能な全ての文字 |
|---|---|
| 印鑑の種類 | 認印・ビジネス印・データネーム印・ユーザー印 |
| 書体 | 設定可能な全てのフォント |
| 透過 | ○ |
| 作成ページ | https://ging.co.jp/product/useful/estamp.html |
Excel電子印鑑（フリーソフト）
- エクセルの無料アドインとして追加できる機能
- エクセル内あれば右クリックで手軽に押印することができる
- ビジネス印や日付入りの印影など、電子印鑑のテンプレートが複数用意されている
| 対応名字数 | 入力可能な全ての文字 |
|---|---|
| 印鑑の種類 | 認印・ビジネス印・データネーム印・ユーザー印 |
| 書体 | 設定可能な全てのフォント |
| 透過 | ○ |
| 作成ページ | https://forest.watch.impress.co.jp/library/software/excelstamp/ |
印影画像を作成・使用する際の注意点
無料で電子印鑑を作成できるサービスは、コストや会員登録などの手間がかからない点がメリットです。
しかし無料サービスで作成できる電子印鑑は、識別情報を持たないただの画像データであるため、効力としてはほとんどないという点に注意が必要。
あくまでも認印程度の利用にとどめ、重要な契約を行う場合には有料サービスや電子署名機能のある電子契約サービスを利用するようにしましょう。
まとめ
- 電子印鑑は文書の確認・承認のために押印するもので、それ自体に法的効力はない
- 識別情報を付与できる電子印鑑なら本人証明の証拠に使えるため、電子署名のサービスとセットで利用するのがおすすめ
- 無料で作成できる電子印鑑はただの画像データでしかなく、契約書類などへの利用は推奨されない
ビジネスシーンで電子印鑑を用いる場合は、本人証明の効力を持つ有料サービスの電子印鑑や、電子署名との組み合わせによる利用が安心です。
電子印鑑・署名のニーズは今後ますます高まっていくことが予想されるので、早い段階から導入を検討し、スムーズに移行できるよう準備を進めましょう。