電子契約を導入した場合のメリット・デメリットとは？ 定量効果も紹介！

「電子契約サービス導入によるメリット・デメリットって何だろうか」
「電子契約サービスを導入することで具体的にいくらお得なの？」

と疑問に感じていませんか。

電子契約サービスを導入することで印紙税削減、取引のリードタイム短縮などいくつかメリットがあります。一方で、電子帳簿保存法対応や相手方への説明義務が発生する等、いくつかデメリットと呼べる点もあります。

当記事では、電子契約サービスを導入することによるメリット・デメリット、導入時の注意点、メリットを最大化しデメリットを極小化する電子契約サービスまでご紹介します。

電子契約サービス導入によるメリット

まず、電子契約サービスを導入することによるメリットをご紹介します。

印紙税削減などで1通あたり2,500円のコスト削減が期待できる

電子契約サービスを導入することで以下のコストメリットを得ることができます。

特に印紙税の削減効果は大きく、1通あたり2,000円~の削減効果を実現できる場合も少なくありません。

実際に、電子契約サービスで世界No1シェアを誇るDocuSignを導入したソフトバンク株式会社では、印紙税の削減や書面契約のコスト削減効果などにより、1通あたり2,500円のコスト削減効果を公表しています。

また、ソフトバンク株式会社では、全社の30％程度の導入でこの数字を実現していますので、全社全体で電子契約サービスを利用することで、さらなるコスト削減効果を見込めるそうです。

取引のリードタイム短縮を期待できる

郵便法が2021/10に改正され、普通郵便の最短配送日が翌々日になりました。したがって、取引のリードタイム長期化が懸念されます。特に海外企業とやり取りが多い場合や、個人事業主とNDA締結のために複数回契約書をやり取りしている企業の場合はさらに取引のリードタイムが長期化する懸念があるでしょう。

この点、電子契約サービスであれば契約締結用のURLを記載したメールを相手方に送付するのみで契約を締結できる場合が多いですので取引のリードタイム短縮化を期待できます。

また、多くの電子契約サービスでは、契約書のテンプレート登録や一括送信、相手方の開封有無の確認機能などを搭載している場合が多いですので、業務の効率化も期待できる点も魅力的です。

セキュリティの強化が見込める

契約書の持ち出し・紛失リスクなどは常に付きまといます。このリスクに対して、電子契約サービスであれば以下の機能などを利用することによってある程度対応することができるでしょう。

電子契約サービス導入によるデメリット

多くのメリットを抱える電子契約サービスですが、一方で何点かデメリットもあります。デメリットに対応可能な電子契約サービス選びが重要です。

電子帳簿保存法電子取引対応が必要になる

契約書は税法上、国税関係書類に該当します。したがって、電子契約を利用する場合、電子取引に該当しますので、電子帳簿保存法電子取引要件を満たした保存を電子上で実施する必要が出てくるでしょう。この点がデメリットになる場合があります。

電子帳簿保存法電子取引要件では以下の要件を満たした保存をする必要があります。

特にポイントとなるのは検索性の確保と真実性の確保です。2022/1に電子帳簿保存法は改正されています。改正内容を踏まえて以下でポイントを解説します。

検索性の確保

電子契約は主要3項目（契約日、契約相手名、契約金額）で検索できる必要があります。ただし、国税調査時に税務官からのダウンロードの求めに応じられる場合にのみ、主要3項目での検索のみでOKです。

逆に言えば、ダウンロードの求めに応じられなければ、範囲検索や複数条件検索ができる必要があります。したがって、検索性を確保できるよう調整しなければいけない点がデメリットに該当する場合があります。

真実性の確保

電子契約では以下いずれかの手段により真実性を確保する必要があります。

ただし、訂正削除履歴が考慮されたシステム（または、そもそも訂正削除できないシステム）の利用はCloud前提である、かつ、システム上からダウンロードしたあとの契約書には適用できないと考えられるので注意が必要でしょう。

したがって、真実性を確保できるよう調整しなければいけない点がデメリットに該当する場合があります。

要件を満たして保存をしないと青色申告承認取り消しのリスクあり

上記の電子取引要件を満たした保存をしておらず、国税調査時にその旨が指摘された場合、青色申告承認の取り消しリスクがありますので注意が必要です。電子契約を利用すると、この電子帳簿保存法対応が義務的に求められる点がデメリットに該当する場合があります。

ただし、2021/12に税制大綱上で紙保存措置廃止について2年間の宥恕措置が設けられています。つまり、2024/1までは当該書類を紙保存してもこれまでどおり、経費控除対象とみなされますのでご留意ください。

相手方へ導入の意思確認をする必要がある

利用する電子契約サービスによっては、相手方に電子証明書の発行やアカウントの発行、業務フローの変更など、電子契約を開始するにあたり、手間とコストを強いる場合がありますので、相手方との調整が必要になる点がデメリットに該当する場合があります。

とはいえ、多くの電子契約サービスでは契約締結用のURLが記載されたメールを相手方に送付するのみで契約締結を完了することができるため、手間やコストがかかる面を調整するというよりかは、電子契約サービスを利用する相手方とのメリットを説明することが大半になるでしょう。

導入時の注意点

以下ではデメリットには該当しにくいけれども、導入時に注意しなければならない点をご紹介します。

現状、すべての契約書を電子化できるわけではない

全ての契約書を電子契約化できるわけではない点に注意が必要です。例えば、不動産業務の一部の契約書では対面での実施を法律的に要求しているため、契約書も書面で提供することが求められています。

したがって、これから電子契約化を考えている契約書があれば、電子契約化が可能か事前に確認が必要です。とはいえ、2021/9に施行されたデジタル改革関連法案、2021/6に施行された特商法など、法律が世間のペーパレス需要にあわせて改正が繰り返されています。

これらの法律の中で電子契約化可能な書類を改めて定義していますので、関連する法律の確認もしていく必要があるでしょう。

業務フローを変更する必要がある

電子契約を導入することで社内の業務フローが多くの場合で変更されるため、新規の業務フローの検討が必要です。多くの電子契約サービスにはワークフロー機能が搭載されているため、ワークフロー機能を利用して契約書の承認など社内の業務フローを実施していくことになるでしょう。

また、電子署名を利用するため、電子署名の管理規程など必要な規程類の整備も必要になるため、注意が必要です。

契約書の長期保管が必要

電子契約とはいえ、国税関係書類ですので、法人であれば法人税法上に定められた7年（繰越欠損金がある場合は10年）以上の保存が必要です。したがって、システム上で長期保管ができるかどうかがシステム選定の１つの選択軸に入る場合があります。

ただし、必ずしも電子契約サービス上で保存する必要はなく、他システムへ移し替えて長期保管することもできますので、内部で検討が必要になるでしょう。

デメリットを最小化するならDocuSignの導入がおすすめ

電子契約のメリットを最大化し、デメリットを極小化していくのであれば電子契約サービスがおすすめです。その中でも当記事ではDocuSign（ドキュサイン）を推奨しています。

世界No1シェアの電子契約サービス

ドキュサインは世界180か国以上で利用され7割強100万社以上の優良顧客を有する電子契約サービスです。世界No1シェアを裏付けるだけの機能性と使いやすいUIを搭載している点が特徴的です。

ドキュサインであれば、契約書のテンプレート登録や一括送信機能など、搭載された多彩な機能を利用することで電子契約のメリットを最大化できます。

また、350以上もの他システムとの連携実績を誇っているため、ドキュサイン単体では解消が難しいデメリットでも、他システムと連携することでデメリットの解消が見込むことができる点が魅力的です。

1アカウント10$から利用可能なハイパフォーマンスなサービス

メリットを最大化し、デメリットを最小化することができるドキュサインですが、1アカウントあたり10$~と業界最安水準で利用できます。ただし、4アカウント以上利用する場合には問い合わせが必要な点に注意が必要です。

問い合わせをする場合は、サポートの手厚さの側面から代理店経由での問い合わせをおすすめしています。

まとめ 電子契約サービスを導入して契約業務を効率化しよう！

電子契約を利用することで印紙税や契約書類の作成のコストを削減できるなど、大きなメリットが複数あります。一方で、電子帳簿保存法への対応が求められるようになるなど、一部デメリットもありますので注意が必要です。

とはいえ、基本的にはメリットがデメリットを上回りますので、デメリットや導入時の注意点を踏まえた上で電子契約サービスの導入を前向きに検討するとよいでしょう。

デメリットや導入時の注意点を踏まえた上で電子契約サービスを導入し、契約業務を効率化していきましょう！