電子契約に用いる書類はテンプレート化しておくのがおすすめ

繰り返し電子契約に用いる可能性のある契約書については、テンプレートを作成しておくと効率的です。

この記事では、電子契約書のテンプレートを用意するメリットと、テンプレートを作成する際の注意点を解説。

テンプレート機能が備わった人気の電子契約サービスも紹介しているので、合わせて参考にしてみてください。

電子契約書のテンプレートを用意するメリット

まずは、電子契約の導入にあたってテンプレートを作成しておくことのメリットを解説していきます。

契約書作成のステップを短縮

契約書の内容は取引のタイミングや取引先などによって都度異なりますが、契約書を構成する項目やレイアウトについては共通している部分も多いでしょう。

テンプレートを用意しておくことで、共通する部分を流用できるため、契約書作成の時間短縮やミス予防といったメリットが得られます。

またレイアウトに変更があった場合もテンプレートを修正するだけで対応できるので、都度新しいレイアウトを確認するといった手間がかからず効率的です。

押印する箇所を固定できる

電子契約書の場合も、見栄えなどの理由から電子印鑑を押印したり、署名を加えたりすることがあります。

また書面契約を併用する場合であれば、契約書を印刷して実際に押印するといったケースも考えられるでしょう。

契約書がテンプレート化されている場合、各契約書の押印欄・署名欄を固定できるというメリットがあります。

押印の位置が固定されていることで、書類の押印欄・署名欄を素早く確認でき、どこに押印されているのかをいちいち探すといった手間がかからなくなります。

ひな形を作成するときの注意点

電子契約書のテンプレート化は業務効率の改善に役立ちますが、テンプレートの作成時にはいくつかの注意点もあるので、あとからトラブルにならないよう一通り確認しておきましょう。

書面契約と電子契約を併用する場合は文言の変更が必要

電子契約書のテンプレートを作成する場合、書面契約で用いてきた文言を参考にするケースが多いでしょう。

基本的には書面契約の内容をそのまま電子契約書のテンプレートに流用することができますが、「書面で」という文言が含まれている文書については注意が必要です。

電子化した文書は「書面」ではなく「電磁的記録」などの言い方になるため、書面を示す表現がなされている部分は電子契約用の内容に変更するようにしましょう。

また「自社では電子データ保管、取引先では書面保管」といった状況が生じるケースでは、「書面および電磁的記録」と表記すると双方で対応可能な契約書となります。

ネット上のテンプレートをそのまま流用しない

自社で用いている紙の契約書だけでなく、インターネット上に公開されているテンプレートを参考にする場合もあるでしょう。

インターネット上には様々な契約書のテンプレートが公開されており、ダウンロードするだけで簡単に利用することができます。

一見便利に思える機能ですが、インターネット上に公開されているテンプレートはあくまで汎用的な内容であり、自社専用の内容になっているわけではありません。

レイアウトを参考にしたり、部分的に流用したりすることは問題ありませんが、ダウンロードしたものをそのまま利用するということは避けるようにしましょう。

電子化が認められていない文書もある

契約書の中には、法律で書面化が義務付けられており、電子化が認められていないものも存在します。

現時点で電子化できない文書。契約類型の例として、以下が挙げられます。

• 宅地建物売買等媒介契約
• 定期借地契約・定期建物賃貸借契約
• マンション管理業務委託契約
• 訪問販売等特定商取引における交付書面
• 金融商品クーリングオフ書面　など

これらの契約書はそもそも電子契約が認められていないため、テンプレートを作成しても利用できないという点に注意が必要です。

テンプレート登録の機能が搭載されたおすすめ電子契約システム

ここからは、契約書のテンプレート作成・登録の機能が備わっている人気の電子契約システムをご紹介します。

各システムの特徴や利用料金などもまとめているので、電子契約システムを選定する際の参考にしてみてください。

DocuSign

DocuSignは世界シェアの8割を占める人気システムで、立会人型署名に対応しています。

44言語もの言語に対応しているため、グローバルで活躍する企業におすすめの電子契約システムです。

またSalesforce・Box・Google Driveなど350種類以上のAPI連携に対応している点も魅力です。

DocuSignはセキュリティ認証も豊富に組み込まれており、世界基準に準拠した安全性の高い電子契約システムとして圧倒的な支持率を得ています。

クラウドサイン

クラウドサインは日本国内でトップシェアを誇る立会人型署名の電子契約システムです。

法律に関するポータルサイト「弁護士ドットコム」の運営会社が提供しているシステムで、弁護士監修のもと現行の法律に合わせたシステム構築が行われています。

電子契約に必要な機能も一通り揃っており、安心して利用できるおすすめのシステムと言えるでしょう。

電子印鑑GMOサイン

電子印鑑GMOサインは日本国内20万社以上で導入されている電子契約システムです。

専用のスマホアプリがリリースされており、パソコンだけでなくスマホからも電子署名を行える点が特徴です。

また導入時・導入後のサポートが充実しているため、電子契約の導入が初めてで仕組みがよく分からないという方でも安心して導入できるおすすめのシステムです。

まとめ

• 電子契約を導入する際は、よく利用する契約書をテンプレート化しておくのが便利
• テンプレートを作成する際の注意点として、書面契約との文言の違いや、電子契約に対応していない契約書があるといった点が挙げられる
• DocuSign・クラウドサイン・電子印鑑GMOサインなどの大手電子契約システムには標準でテンプレート機能が搭載されている

繰り返し利用する契約書類については、テンプレートを用意しておくことで、業務効率化が図れます。

なお契約書の内容は取引先ごとに少しずつ違う部分もあるため、一度作って終わりではなく、こまめに見直し・改善していくことが大切です。