【電子印鑑とは】疑問解消!必要性や法的効力は?印影画像の作成方法は?
【電子印鑑とは】疑問解消!必要性や法的効力は?印影画像の作成方法は?

「電子印鑑とは?」「法的効力はある?」「作り方とは?」など電子印鑑に関する疑問をQ&A形式で解説

電子印鑑の導入を検討するにあたって「電子印鑑を押す意味とは?」「効力のある電子印鑑とは?」など、様々な疑問を抱えている方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、電子印鑑に関するよくある質問をピックアップし、Q&A形式で解説していきます。

電子印鑑とは何か?ということをまとめて確認できる内容となっているので、使い方・作り方でお悩みの方はぜひ参考にしてみてください。

目次

そもそも印鑑を押印する意味とは?

そもそも印鑑を押印する意味とは?

印鑑の押印は「押印した人物が、その書類の内容を確認・承認・同意したことを証明する」ために行います。

また領収書など「書類の作成者が自分である」という“責任の所在”を明らかにする目的で押印するケースもあります。

実際に会社で使用されている印鑑の種類と意味・用途例は以下の通りです。

役割・意味 効力 用途例
代表者印(会社実印) 代表者印とは、会社のトップが実印として使用する印鑑のこと。登記の際に必ず届出を行う必要があり、法的・社会的な権利義務が発生する。 株券発行・不動産取引・相続・連帯保証契約・企業買収など
役職印 役職印とは、部長・課長など、特定の役職を持つ人物が用いる印鑑のこと。役職者の意思表示としての効力を持っている。 契約書・社内文書・社内決裁・稟議書など
銀行印 銀行印とは、銀行や金融機関に対して届出を行った印鑑のこと。法的効力は強くないものの、資金移動・管理に関わるため厳重な管理が必要。 口座開設・資金移動・小切手や手形の発行・保険や証券の契約など
会社印・角印 会社印とは、会社における認印のこと。印鑑証明書の添付までは求められない程度の契約書などで使用する。 見積書・請求書・領収書・発注書・社内向けの通達文書など
個人印 個人印とは、社員が個人で使用する印鑑のこと。朱肉を使う印鑑だけでなくシャチハタなども使用可能。法的効力はないものの、押印には責任が伴う。 宅配便の受け取り・出勤簿・伝票など

電子印鑑の法的効力とは?

電子印鑑の法的効力とは?

電子印鑑および従来の印鑑は、どちらも契約の法的効力を示す要素には含まれていません。

法律上では、“双方の合意”がなされることで、印鑑はもちろん、書類のない口約束であっても原則的に契約が成立すると定められているからです。

この点について、経済産業省のWebサイトでは以下のように記載されています。

Q.契約書に押印をしなくても、法律違反にならないか。
・私法上、契約は当事者の意思の合致により、成立するものであり、書面の作成及びその書面への押印は、特段の定めがある場合を除き、必要な要件とはされていない。
・特段の定めがある場合を除き、契約に当たり、押印をしなくても、契約の効力に影響は生じない。

引用元:https://www.meti.go.jp/covid-19/ouin_qa.html

電子文書の場合も印鑑は必要?

電子文書の場合も印鑑は必要?

法的な効力を持たない電子印鑑ですが、印影が押印されている文書とされていない文書では、押印されている文書の方が信頼度の高い文書であると言えます。

これは、押印があることによって、本人証明の証拠としての効力を持たせられるからです。

現在は電子印鑑の印影に押印者・押印日時などの情報を組み込めるタイプもあり、こちらを使用することで更なる効力を期待できるでしょう。

「電子署名」と「電子署名+印影」で効力に違いはある?

「電子署名」と「電子署名+印影」で効力に違いはある?

電子署名とは、電子化された契約書などの文書に対して付与される署名のことです。

認証局と呼ばれる第三者機関の審査を経て発行される「電子証明書」を用いることで、本人確認およびデータの非改ざん性の証明を行います。

電子署名の法的効力は「電子署名法」で認められており、本人証明の証拠としての提出が可能です。

また電子署名だけでも十分な証拠になりますが、電子印鑑を押印することで、更なる効力の補強が見込めます。

ただし証拠能力を持たせるためには、識別情報の組み込みが可能な電子印鑑を用いる必要があります。

電子印鑑が対応していない書類とは?

電子印鑑が対応していない書類とは?

契約書の中には、法律で書面化が義務付けられているものもあり、こちらについては現時点(2021年9月)で電子化することはできません。

電子化できない文書には以下のようなものがあります。

  • 宅地建物売買等媒介契約
  • 定期借地契約・定期建物賃貸借契約
  • マンション管理業務委託契約
  • 訪問販売等特定商取引における交付書面
  • 金融商品クーリングオフ書面 など

フリーソフトで作った電子印鑑を使用しても問題ない?

フリーソフトで作った電子印鑑を使用しても問題ない?

現在は無料で電子印鑑を作成できるサービスが数多く登場しており、誰でも簡単に透過された印影データの取得が可能です。

ただし、フリーソフトや無料ツール、またExcelやAdobe Acrobat Reader DC(PDF)で作成できる電子印鑑には識別情報が含まれないため、いざという時の証拠能力を期待することはほとんどできません。

個人の認印として利用することは可能ですが、契約書類への利用は避けた方が良いでしょう。

印影のスキャンによる画像データ化は可能?

印影のスキャンによる画像データ化は可能?

新たに電子印鑑のデータを作成するのではなく、普段使用している印鑑をデータ化するという方法もあります。

ただし、こちらも印影に識別情報を組み込むことはできない他、万が一情報が流出した場合に、普段使用している印鑑にも影響する可能性がある点に注意が必要です。

フリーソフトの場合と同様、あくまで認印程度の利用にとどめ、銀行印や実印として使用している印影のデータ化は避けた方が安心です。

効力のある電子印鑑を作成する方法とは?

識別情報の組み込みが可能な電子印鑑を作成するなら、有料の電子契約サービスの利用がおすすめです。

有料サービスは電子印鑑の作成・押印と電子署名が一体になったものが多く、オンライン上での契約締結をはじめ、書類保存や検索・ワークフロー設定・閲覧制限なども行えます。

法的効力を持つ電子署名・電子印鑑の利用が可能なおすすめサービスには以下のようなものがあります。

Shachihata Cloud(シャチハタクラウド)

Shachihata Cloud
サービスの特徴 電子印鑑・捺印・文書回覧などの機能を備えた電子契約サービスです。普段使用している認印・日付印・会社印(角印・丸印)などを電子印鑑として利用することも可能。またビジネスプランでは立会人型による電子署名機能も使うことができます。
月額料金(税込) スタンダード版:110円/ビジネス版:330円 ※印面数あたり
主な機能 PDF変換(ワード・エクセル)・回覧ルート保存・ファイル保存・ファイル添付・二要素認証・電子署名・タイムスタンプ署名 など(※プランによって異なる)
電子契約の仕組み 電子印鑑の付与・立会人型による電子署名
モバイル対応
公式サイト https://dstmp.shachihata.co.jp/

DocuSign(ドキュサイン)

電子契約・電子署名サービスDocuSign(ドキュサイン)
サービスの特徴 日本版の独自機能として、電子印鑑の追加が可能なDocuSign Stamps(eHanko)機能が搭載されています。DocuSign内で新たに印影データを作成するか、または印影データをアップロードすることで利用可能です。印影に対する改ざん防止機能も付与されているため、電子署名との組み合わせにより高い効力を持たせることができます。
月額料金(税込) 10$~
主な機能 電子署名・リマインド通知・ブランド設定・コメント・支払い・資料添付・一括送信 など(※プランによって異なる)
電子契約の仕組み 立会人型による電子署名
モバイル対応
公式サイト https://www.docusign.jp/

電子印鑑GMOサイン

GMOサイン
サービスの特徴 立会人型による電子署名を行う「契約印タイプ」と、当事者型による電子署名を行う「実印タイプ」が搭載されたハイブリッドな電子契約サービスです。IPアドレス制限やワークフロー固定機能などの機能を利用できる「セキュリティ・内部統制パック」なども用意されており、コーポレートガバナンスの厳しい企業にもおすすめです。
月額料金(税込) 9,680円~(+1送信ごと110円~)
主な機能 手書きサイン・長期署名/認定タイムスタンプ・アクセスコード認証・文書検索・閲覧制限・グループ管理・操作ログ管理 など(※プランによって異なる)
電子契約の仕組み 当事者型・立会人型による電子署名 ※当事者型の場合は相手の登録が必要
モバイル対応
公式サイト https://www.gmosign.com/
よかったらシェアしてね!
  • URLをコピーしました!
  • URLをコピーしました!
目次