「行政書士などの仕業が電子契約サービスを使う理由とは？」
「行政書士などの仕業におすすめの電子契約サービスの特徴とは？」
と疑問に感じていませんか。
行政書士などの仕業は普段の業務で契約書を多数扱うことから、業務効率化の観点からも電子契約の活用が推進されています。
電子契約の利用はExcelなどの既存ツールでも対応ができますが、より業務効率を高めるのであれば電子契約サービスの利用がおすすめです。
当記事では、行政書士などの仕業こそ電子契約サービスの導入がおすすめである理由、行政書士などの仕業が電子契約サービスを選ぶ際のポイントまでをご紹介します。
仕業こそ電子契約の活用がおすすめ
行政書士などの仕業こそ電子契約の活用がおすすめである理由を解説します。
行政書士などの仕業は日々多数の契約を締結する点に課題がある
行政書士などの仕業は個人や少人数で活動することが多いものの、日々の業務で扱う契約書類は非常に多いです。顧問先と締結する顧問契約書、コンサル先と締結するNDAなど多数の契約書類があります。
したがって、少人数で多数の契約書を扱う必要があるため、電子契約を導入することによる業務効率化が求められているのです。
AdobeAcrobatReaderやExcelなどの既存のツールでも電子契約を作成できる方法がある
AdobeAcrobatReaderやExcel、Wordなどを利用することで追加の費用を発生させることなく電子署名付の電子契約の作成は可能です。
しかし、実際にAdobeAcrobatReaderなどを利用して電子署名を付与すると気づきますが、電子契約に電子署名を付与するまでに、手間がかかります。
少数の電子契約に対して電子署名するのであれば、気になりませんが、行政書士など日々多量の契約書を扱う業種の場合、電子署名を付与するのに大きな工数を要することでしょう。
日々大量の契約書を扱うなら電子契約サービスの活用がおすすめ
AdobeAcrobatReaderなど無料ツールでも電子署名付の電子契約の作成は可能ですが、多量の電子契約に電子署名を付与するのであれば電子契約サービスの導入がおすすめです。
電子契約サービスであれば、容易に電子署名を付与できることに加えて以下のメリットを受けられます。
- コストの削減効果が大きい
- リードタイムの短縮を期待できる
- 法対応が容易になる
コストの削減効果が大きい
電子契約サービスを導入することで以下のコスト削減を実現することができます。
- 印紙税の削減
- 書面契約の作成・郵送・管理コストの削減
- 契約書の検索・監査コストの削減など
行政書士などの多数の契約書を管理する業種の場合、特に書面契約を作成し、管理、検索する工数を取られている場合が多いです。この工数を削減できるだけでも大きなコスト削減効果を見込めるでしょう。
リードタイムの短縮を期待できる
書面契約を利用している場合、契約書を作成し、押印後相手方に郵送、相手方によって押印後、返送されるまでに、2-3週間程度の時間がかかる場合も珍しくありません。
この点、電子契約サービスであれば、契約締結用のURLが記載されたメールを相手方に送付するのみで契約締結が可能なサービスもありますので、大幅にリードタイムの短縮を期待できる点がメリットです。
法対応が容易になる
小規模な行政書士などの仕業であっても、各種税務に基づいた文書保存が必要です。
行政書士などの仕業という権威性のある仕事であるからこそ、レピュテーションが重要になりますので、税法対応漏れでレピュテーションを損なうリスクは避けたいところです。
この点、電子契約サービスであれば、システム上で電子帳簿保存法や法人税法など、各種法律に対応可能な例えば以下の機能を搭載したサービスも多いですので、容易に各種法的な対応を有効にできます。
- システム上での文書の長期保存
- ファイルへの属性情報（取引年月日、取引先名、取引金額など）の付与、および、検索
- 認定タイムスタンプの付与
- バージョン管理 など
行政書士など仕業に導入がおすすめな電子契約サービスの特徴
行政書士など仕業を営む方におすすめの電子契約サービスの特徴を解説します。
個人向けの料金プランがある
DocuSignなど一部の電子契約サービスでは、1アカウントからの料金プランがあるため、個人向け料金プランを利用可能な電子契約サービスを選ぶようにしてください。
無料で利用可能なものから、1アカウントとはいえ10,000円を超える料金プランのものまで幅広くありますので、自社の要件に適した内容のサービスを選ぶと良いでしょう。
多数の電子署名サービスの中から行政書士などの仕業向けのサービス選びに困る場合には世界No1シェアであるDocuSignを選択するのも1つの手段です。
契約作成から保管まで実施できる
電子契約の中には契約書の作成だけでなく、文書管理機能を搭載している場合があります。クラウド上で電子契約を一括管理したほうが、自社の少ないストレージを圧迫せずに保存ができますので、文書管理機能の利用がおすすめです。
文書保管をする際には、関連文書の紐づけや任意の項目に検索ができるかなど、文書管理を効率的に利用ができる機能が搭載されているかも確認しましょう。
手間とコストをかけずに利用を開始できる
DocuSignなどの立会人型電子契約サービスであれば、利用者自身は電子証明書の発行が必要ないので、手間とコストをかけることなく電子契約の利用を開始できます。
一方で当事者型電子契約サービスの場合、利用者自身で電子証明書の発行が必要になるため、コストと手間がかかりますので、資金力のない企業規模の行政書士などの仕業にはつらいかもしれません。
まとめ 仕業こそシステムを活用して業務課題を解決しよう
行政書士のような仕業こそ、契約業務の効率化が必要です。なぜなら、限られたリソースを最大限活用して売り上げを伸ばしていく必要があるからです。
行政書士などの仕業の契約業務を効率化する際には電子契約サービスの利用がおすすめです。電子契約サービスであれば、契約業務にかかるコストの75%程度を削減可能、取引のリードタイムを短縮可能などの多数のメリットがあります。
行政書士などの仕業の方が利用する際には、個人向け料金プランがあるか、コストと手間をかけずに利用を開始できるかがシステム導入時の注意点ですので、必ず確認するようにしてください。