ペーパーロジックのメリット・デメリット、料金比較

電子契約サービス「paperlogic」は契約書の真正性を高め毎月多数の契約を締結する企業向けの電子契約サービスです。

当記事では、paperlogicの機能や特徴、他の電子契約サービスと比べた際の導入メリット、デメリットをご紹介します。

電子契約サービス「paperlogic」の基本機能を徹底調査

paperlogicは電子契約サービスに求められる標準的な機能を網羅し、コストパフォーマンスに優れたサービスです。

印鑑を廃止しオンライン上で契約業務の管理が可能

paperlogicを導入することで、これまで書面で作成していた契約書をオンライン上で作成し契約締結および保存ができます。オンライン上で契約業務を開始することで、印紙税や契約業務対応、紙の契約書の保存にかかっていたコストを削減できるでしょう。

paperlogicは請求書・見積書・納品書など各種取引書類の電子取引に対応していますので、従来の業務を電子化した場合の恩恵が大きい点も魅力的です。

電子契約の導入で70％のコスト削減効果

paperlogicが試算したデータによれば、営業員50名、経費･交通費など計1,000枚/月の伝票を想定した算出条件の場合、領収書など紙の証憑類の管理･保管に関わる年間のコストだけでも年間で合計約500万円と見込まれます。

これについて、以下の費用項目に対して削減項目が見込まれ、契約業務全体で70％ものコスト削減効果が見込まれています。つまり、上記の前提条件であれば、電子契約サービスpaperlogic電子稟議を導入するだけで350万円のコストが削減できるというメリットがあることがわかります。

「paperlogic」の評判｜活用事例をリサーチ

paperlogicを実際に導入した企業をリサーチした結果、監査法人や将来のIPOに向けた内部統制強化を目指すメーカー企業などがありました。「文書への強い真正性の担保できる」という評判が目立ち、導入理由となっているようです。

ここでは、一例として監査法人の導入例をご紹介します。

監査法人がpaperlogicを導入した最大の理由は文書の強い真正性を担保できる点でした。監査法人は業務の特性上、契約の真正性が強く求められます。この点、paperlogicであればタイムスタンプや電子証明書の付与によって真正性を担保できるため導入を決めたようです。

以上の事例からpaperlogicは真正性の担保の側面で一定の評価を受けている実態がわかります。

電子契約サービス「paperlogic」を導入するメリットを紹介

他電子契約サービスと比較したときのpaperlogicの導入メリットをご紹介します。

電子稟議や電子書庫機能を搭載

paperlogicは電子契約の機能だけでなく、オプション機能ですが電子稟議（ワークフロー機能）や電子書庫（クラウドストレージ機能）を備えています。

電子稟議機能を利用することで電子契約前の内部承認を円滑に実施する、相互牽制機能を強化する、経費申請など電子契約以外の承認フローに対応できるなどの効果を見込めます。

また、paperlogic電子書庫は、e-文書法や電子帳簿保存法などの要件に対応したクラウドストレージサービスです。電子書庫機能を利用することで、1TBまでの大容量の文書を長期間保存できる点がメリットと言えます。

加えて、ワークフローシステム「Kintone」と電子契約システムのWebAPI連携機能をリコージャパン社と共同で開発していますので、GUI上の操作のみでAPI対応できる点も魅力的です。

電子帳簿保存法および電子署名法に対応

電子契約を行う場合、電子帳簿保存法の電子取引要件(可視性および真実性)に対応する必要があります。仮に要件を満たせない場合、青色申告の承認取り消しのリスクがあるため、要件を満たす必要があるでしょう。

paperlogicであれば、タイムスタンプの付与および、主要三項目(取引先名、金額、取引年月日)などで検索ができますので、電帳法の要件に対応できます。

また、税務・会計上、決算申告に関係する書類は法人税法で7年間(繰越決算金がある場合は10年)の保存が義務付けられていますが、電子書庫の機能を利用することで要件を満たすことができるでしょう。

加えて、paperlogicは電子署名法に準拠した電子署名を提供していますので、電子契約上必要な各種法律には対応していると言えます。

電子証明書を発行できる

業界大手であっても、電子証明書を発行できない電子契約サービスも存在します。一方でpaperlogicは電子証明書を発行できる点がメリットです。

業界大手のGMOサインは電子証明書を1枚⽬無料で発行できますが年間1枚8,000円です。一方でpaperlogicは年間1枚3,500円ですのでコストメリットがあると言えるでしょう。

電子署名でも法的有効性は担保されますが、証拠力の観点では電子証明書の方が高いので重要な書類の証拠力を高めたい場合は電子証明書を安価で利用できるpaperlogicはおすすめです。

簡易署名の利用は無料

文書の証拠力を高めるうえで電子証明書が有効であるというのが一般的な見解です。一方で、令和2年7月17日に総務省・法務省・経済産業省より公表された「電子署名法2条1項に関するQ&A」によれば、電子証明書のない電子署名であっても法的有効性があると見解が示されています。

したがって、文書に非常に強い証拠力を求めるのでなければ電子証明書のない簡易署名であっても要件を満たす企業が多いでしょう。この点、paperlogicは簡易署名を無料で制限なく利用できる点が大きなメリットです。

契約書や請求書の一括作成機能を搭載

電子契約サービスを検討する際に契約書作成の容易さがサービスの選定基準になります。paperlogicであれば、あらかじめアップロードしたWordのひな型へCSVデータを読み込み、契約書や請求書、見積書を自動で一括作成できますので、契約書作成の手間が少ない点がメリットです。

また、CSV内に取引先のメールアドレスを入力しておけば、入力されたメールアドレス宛に書類を自動送信できる点も魅力的です。

電子契約サービス「paperlogic」を導入するデメリットを紹介

他電子契約サービスと比較したときのpaperlogicのデメリットをご紹介します。

ワークフローや文書管理機能はオプション機能

他社電子契約サービスの場合、標準機能として電子稟議（ワークフロー）や電子書庫（文書管理）機能が搭載されている場合がありますが、paperlogicはオプション機能として搭載されているため、コストがかさむ点がデメリットです。

毎月少数の契約を締結する企業には向かない

他社電子契約サービスは契約書1通毎に料金が発生する従量課金制の場合が多いですが、paperlogicは定額制です。したがって、毎月少数の契約を締結する企業には不向きでしょう。

料金比較

paperlogicの料金を他社と比較して紹介します。

他社電子契約サービスと比較

paperlogicのプラン別の料金は以下の通りです。決算・申告に関係する書類は7年間の保存義務がありますので、プラン最大200GBの容量で足りない場合、paperlogicのオプション機能である電子書庫または他外部ストレージサービスを契約する必要がある点に注意が必要です。

他社の最低契約価格との比較は以下の通りです。他業界大手電子契約サービスと比較して月額料金が高額であることがわかります。最低限の電子契約機能を利用したい場合はpaperlogic以外の電子契約サービスを検討する必要があるでしょう。

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電子契約サービス「paperlogic」は契約書の真正性を高め毎月多数の契約を締結する企業向けの電子契約サービスです。電子帳簿保存法や電子署名法に準拠して契約書を保存できる、電子証明書を電子契約に付与できるなどメリットがあります。

一方で、ワークフローや文書管理機能はオプション機能である、毎月少数の電子契約をする企業には向かないなどのデメリットもありますので総合して導入するか見当が必要でしょう。

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