電子契約を利用する企業が増えつつあり、自社でも導入を検討しているという人も多いでしょう。しかし、会社で電子契約を導入する際には、社内規程などの見直しが必要であることを忘れてはいけません。
社内規程などを修正しなくても電子契約サービス自体の利用は可能ですが、後から問題が発生する恐れがあるため注意が必要です。
本記事では、電子契約を導入する前に行うべき、規程の修正内容について詳しく解説します。どのような規程を見直す必要があるのか、電子契約を導入する前のステップを確認しましょう。
電子契約導入で社内規程などの見直しが発生
電子契約を導入する際は、社内規程などに記載された内容を見直すことが大切です。文書の内容によっては、大幅な修正が必要になるケースもめずらしくありません。
この章では、電子契約を会社に導入する場合、具体的にどのような規程の内容をチェックする必要があるのか解説します。
文書管理規程
書面による契約をベースとしていた場合、文書管理規程が紙の文書向けになっている可能性があります。電子契約を導入するとクラウドやサーバーなどで電子化された文書を管理することになるため、次のような規程を設定する必要があるでしょう。
- 電子契約文書の保管・期限に関するルール
- 電子契約文書の廃棄に関するルール
- 電子契約文書のアクセス権に関するルール など
印章管理規程
紙の文書では必須の印章ですが、電子契約では基本的に使用しません。電子署名とタイムスタンプで契約を締結するため、印章管理規程についても修正が必要です。
印章管理規程で見直すべきポイントとしては、次のようなものがあります。
- 電子署名を管理する担当者のルール
- 電子署名を行う権限委任に関するルール
- 電子署名の承認ルール
- 電子署名の担当者が実施時に守るべきルール など
契約雛形の修正
電子契約の導入に伴って、契約雛形の修正が必要になるケースもめずらしくありません。なぜなら、契約雛形には次のような用語が使用されていることがあるからです。
- 書面
- 押印
- 記名
上記の用語が契約雛形に入っている場合は、そのまま電子契約に流用せずに文言を改めなければいけません。電子的記録であることを踏まえて、適宜契約雛形の修正を行いましょう。
新しく電子署名管理のための規程は必要？
電子署名管理規程とは、電子契約に関するルールをまとめたものです。
結論から言えば、電子契約を新たに導入する場合、電子署名管理規程を別途作成しておくにこしたことはありません。なぜなら、取引先から電子署名管理規程を提供するように求められる可能性があるからです。
取引先から資料提供を求められてから、電子署名管理規程の作成を開始するとビジネスの流れが非常に悪くなります。せっかくのビジネスちゃんを逃したり、取引先からの信頼失墜につながったりする恐れもあるでしょう。
そのため、電子契約を導入するタイミングで、電子署名管理規程を作成しておくことをおすすめします。
この記事を読んでいる方の中には「わざわざ電子署名管理規程を作成しなくても、決裁権限規程で代用できるのではないか」と考えている人もいるかもしれません。
たしかに、電子署名管理規程の代わりに、決裁権限規程などを取引先に共有すれば代用が可能です。しかし、決裁権限規程などには、本来外部に共有しなくていい社内情報が記載されていることが多いでしょう。
したがって、電子契約を導入するときは、外部共有用として電子署名管理規程を別途作成・準備しておくのが安心です。
電子署名管理規程の作り方・確認ポイント
電子署名管理規程を作成する際は、まず、電子契約を運用するために必ず必要になるルールをリストアップすることから始めましょう。
例えば、契約取引のすべてにタイムスタンプを押すこと、データの訂正や削除を禁止すること、秘密鍵の管理者を誰にするかなどのルールは、電子署名管理規程に必要でしょう。このほか、電子署名の申請方法や電子証明書の制定・発行に関するルールも用意しておくことをおすすめします。
ポイントは、社内で守るのが難しいルールを規程に記載しないことです。かたちだけの規程を作成しても意味がありません。社内でしっかり運用できるルールを慎重に検討することが大切です。
電子契約サービス会社提供のサンプル・テンプレート
電子契約の導入に際して、さまざまな規程を修正・作成する必要があることが分かりました。しかし、すべてをいちから作成するのは大変でしょう。
そんなときは、電子契約サービスを提供している会社などのサンプル・テンプレートをうまく活用することをおすすめします。
以下で電子契約の導入において、必要になる規程のサンプル・テンプレートを公開している会社を紹介します。規程を作成・修正する際に参考にしてください。
電子契約サービス導入でスムーズに電子化
電子契約を導入する際は、社内規程などのチェックが必要であることが分かりました。内容にもよりますが、規程の確認や修正にかなりの時間がかかることもあるでしょう。
しかし、契約書のテンプレートが豊富な電子契約サービスを利用すれば、これらの作業の負担が少し軽くなります。社内規程のチェックは必要ですが、契約書の雛型は電子契約サービスのものを利用すると良いでしょう。
先に電子契約サービスを導入しておけば、本格的に電子署名・タイムスタンプを活用していく際に便利です。文書での契約と比較すると業務効率が良くなるのはもちろん、法律に則った利用が可能です。セキュリティ対策がしっかりした電子契約サービスを利用すれば、自社のデバイスで管理するよりも安全に電子化した契約書を保管できるでしょう。