「電子契約サービスをスマホで利用できる？」
と疑問に感じていませんか。
一部の電子契約サービスではアプリケーション上などで電子契約の締結が可能です。スマホ上で電子契約をすることで、相手方とタイムリーな契約締結ができる点が最大のメリットといえます。
当記事では電子契約サービスをスマホ上で実施する方法、実施するメリット、スマホが利用できるおすすめの電子契約サービスまでご紹介します。
電子契約サービスはスマホ利用が可能
電子契約サービスをスマホで利用する場合の概要をご紹介します。
スマホやタブレット対応したサービスがある
電子契約サービスの中でも特にクラウド型のサービスの場合、モバイルアプリなどを利用することで、スマホ上で電子契約サービスを利用することが可能です。
モバイルアプリ上で契約書の作成から契約締結、契約締結後の文書の保管まで一気通貫して利用ができるため、相手方と対面で接することが多く、PCを利用しにくい環境にある営業などに好まれる機能といえるでしょう。
スマホを利用するメリット
電子契約サービスをスマホ上で利用できるとどんなメリットがあるのでしょうか。メリットは以下の通りです。
取引先で相手方に見せながら契約締結できる
相手方との商談時、契約書を作成する際、契約から契約書作成までタイムラグが発生することも多いです。このタイムラグ中に相手方の心証の変化から商談を取り逃す経験をした営業も多いのではないでしょうか。
この点、スマホやタブレット上で電子契約を締結できると、商談のその場で契約書作成をできますから、タイムラグをなくせる点がメリットです。
特に立会人型とよばれる電子契約サービスであれば、契約締結用のURLが記載されたメールを相手方に送付するのみでシステム上で契約締結ができますので、相手方からのハレーションも少ないです。
また、契約書上の文言修正のために契約書作成が遅れることもしばしばありますが、スマホを利用すれば大枠の文言修正はシステム上にてできることから、取引のリードタイム短縮をさらに期待できます。
アルバイト契約がしやすい
アルバイトなど比較的在職日数が短く、人材の移り変わりの多い職種の場合、契約書管理が大変です。労働契約書は退職してから3年間の保存義務があるため、書面の契約書であると保管コストがかかる点に課題があります。
この点、スマホやタブレット上で契約締結ができれば人材の移り変わりの多い職種でもスムーズに契約締結ができる上、契約書管理がシステム上で容易である点がメリットです。
スマホ上で利用できると便利な機能
電子契約サービスをスマホ上で利用する際にあると便利な機能をご紹介します。スマホ利用を目的の1つと想定している場合にはこれから紹介するような機能があるかどうかが製品選定のポイントになるはずです。
SMS送信が使えると便利
スマホやタブレットで電子契約を締結する場合、SMS送信による契約締結ができると非常に便利です。
SMSとは
そもそも、SMS（Short Message Service）とは、電話番号を利用して相手方にメッセージを送信する仕組みです。
メールアドレスを使用する場合、相手方が高齢者であったりすると、自身のメールアドレスがわからない、そもそもメールアドレスを持っていないなど、契約自体は締結しているものの、契約書作成が滞る場合があります。
この点、SMS送信による契約締結ができると相手が高齢者や外国人であっても、スムーズに契約締結ができるでしょう。令和3年版情報通信白書によれば、2020年におけるスマホ保有率は69.3%、携帯やPHS保有率は21.8%です。
延べ91.1%の個人が電話番号を保持していますので、電話番号を利用するSMS送信であれば電子契約を利用できる可能性は非常に高いです。
SMS認証だと本人確認が厳密にできる
電子契約サービスを利用しているからといって、契約業務固有のなりすまし承認のリスクはつきまといます。電子契約においては、契約締結用のURLが第三者によって開かれ署名されてしまうリスクがあるでしょう。
この点、SMS認証後に契約締結ができると、より厳密に本人確認ができるのでなりすましリスクの低減を期待できます。
SMS認証による本人認証はECサイト決済や銀行口座開設申し込み、ネットバンキング利用など幅広く利用されている認証方法ですので、リスク低減に重きを置く場合にはSMS認証が利用可能か確認しましょう。
要対応リストがあると便利
重要度が高い契約書はまとまった時間をとって、契約内容を確認の上、電子署名を付与したい方が多いです。このような場合、まとまった時間ができるまで署名を後伸ばしにすることも多いでしょう。
しかし、あまりに確認すべき契約書が溜まってしまっても、一定の時間の中ですべての契約書を丁寧に見切るのは難しいです。
この時、スマホ機能上の要対応一覧リスト機能があれば、現状何通の契約書を見なければいけないのか、関連する契約の中で優先度の高い（契約締結日が近いなど）契約書が何通あるのかシステム上で確認できます。
プッシュ通知機能があると便利
忙しい社会人がメーラーやアプリケーションをこまめに確認し、署名すべき契約書を確認するのは大変です。この時、プッシュ通知機能があれば、急ぎの署名依頼にも即時対応ができるようになりますので、契約書の署名漏れを防げます。
プッシュ通知機能はスマホ機能ならではの機能ですので、ぜひ使いたい機能です。
印影登録機能があると便利
電子契約上に印影の付与は法的に必ずしも必要ではありません。とはいえ、商習慣上、契約書上に印影の付与を求められる場合が少なからずあります。この時、印影の登録機能があると、印影の付与の要望に応えられます。
印影登録機能があれば、署名毎に印影を作成する必要はなく、よく利用する印影を画像データとして登録しておけばいいので業務の効率化を期待できるでしょう。
一部機能制限がある場合があるため注意
スマホ機能を利用する場合、多くのケースでブラウザ版の一部機能を利用できないですので注意が必要です。例えば、二要素認証を設定しているとログインができない、署名前の電子契約はダウンロードができないなどです。
どのブラウザ上の機能がアプリ版で利用ができないかは電子契約サービス毎にことなりますので、確認が必要でしょう。
また、スマホ上でアプリケーションを利用する場合には確認が必須な点として対応OSは必ず確認してください。社用携帯に搭載しているOSで対応ができるのか確認しましょう。
電子契約サービスを利用するメリット
スマホ上で電子契約サービスを利用してまでのメリットとは？と疑問に感じる方も多いと思います。以下ではそもそも電子契約サービスを利用するメリットを解説します。
1通あたり2,500円のコスト削減効果を見込める場合がある
電子契約サービスを利用することで以下のコスト削減効果を見込めます。
- 印紙税の削減
- 書面契約の作成・郵送・管理コストの削減
- 監査コスト削減 など
世界No1シェアのDocuSignを導入したソフトバンク株式会社では契約書1通あたり2,500円のコスト削減効果があったと公表しています。この事例からも電子契約サービス導入によるコスト削減効果は大きいといえるでしょう。
即日契約締結が可能になる
郵便法が2021/10に改正され、普通郵便の最短配送日が翌々日と取引のリードタイム長期化が課題です。
この点、立会人型の電子契約サービスを利用すれば、契約締結用のURLが記載されたメールを相手方に送信するのみで契約締結ができますので、取引のリードタイム短縮を期待できます。
特にスマホ機能を利用して相手方と対面の場面で契約締結を実施すれば、細かな契約書修正もその場でできますので、より取引のリードタイム短縮を期待できるでしょう。
スマホが利用できるおすすめの電子契約サービス
スマホを利用することで電子契約サービスのメリットを最大化できます。以下ではスマホが利用できるおすすめの電子契約サービスをご紹介します。
世界No1シェアDocuSign
DocuSignは世界180か国以上で利用され7割強100万社以上の優良顧客を有する電子契約サービスです。電子契約サービスで世界No1シェアを裏付けるだけの多機能性と使いやすいUIが特徴的です。
DocuSignはスマホアプリに対応しています。スマホ機能上では契約書の作成・管理・郵送が可能なのはもちろんのこと、プッシュ通知送信や契約書別の検索、手書き署名などに対応をしています。
また、DocuSignはSalesforceなど名だたるシステム350種以上と連携実績がありますので電子契約サービスによるメリットを最大化可能な点が魅力的です。
海外企業とのやり取りが多い、他システムとの連携を考えている企業におすすめの電子契約サービスといえるでしょう。
国内導入数No1電子印鑑GMOサイン
電子印鑑GMOサインは国内で20万社以上に導入され、導入企業数No.1の地位を保持しているハイブリッド型の電子契約サービスです。
電子印鑑GMOサインはスマホに完全対応をしています。スマホ上での契約書作成・郵送・管理、プッシュ通知、要対応リスト、印影登録機能など幅広くスマホ機能を搭載している点が特徴的です。
また、電子印鑑GMOサインは国内ベンダーが提供する電子契約サービスですので、電子帳簿保存法など各種税法に網羅的に対応しています。したがって、国内の税法にもれなく対応をしたい企業におすすめの電子契約サービスといえるでしょう。
まとめ
電子契約サービス上でスマホ対応できるサービスは多いです。しかし、一口にスマホ対応ができるといっても、スマホ上で何が可能か利用するシステムによって大きく異なりますので、確認が必要でしょう。
電子契約サービスを導入することでコストの削減など、多数のメリットを見込むことができますので、ぜひ電子契約サービスの導入による契約業務のデジタル化を前向きにご検討ください！