「ペーパーレス化の現状とは？」
「ペーパーレス化を推進させるポイントとは何か知りたい」
と疑問に感じていませんか。
ペーパーレス化を進めるためには、要件に適したシステムの導入が重要です。とはいえ、システムを導入したからといって、完了ではなく法対応は業務運用の整備が必要になる点に注意ください。
当記事では、ペーパーレス化の現状、ペーパーレス化をするメリットとは何か、具体的なペーパーレス化実現手段、ペーパーレス化事例までをご紹介します。
ペーパーレス化の現状とは?
2021年12月にペーパーロジック株式会社により実施された「ペーパーレス化に伴う2021年度予算」に関する意識調査」を元に2022年度におけるペーパーレス化推進状況を解説します。
72.3%の企業がペーパーレス化に着手
同調査を参照すると72.3%の企業が「2021年に社内のペーパーレス化」を推進したと回答していることがわかります。ペーパーレス化対応のシステムとして導入しているシステムは以下の通りです。
- 電子ワークフロー（稟議書・申請書など）：71.1%
- 勤怠管理システム：65.8%
- 経費精算システム：61.8%
- 見積書・請求書発行システム：56.6%
- 電子契約（一部導入を含む）：51.3%
- その他の電子ツール：34.2%
- わからない/答えられない：0.0%
一方で、ペーパーレス化が進まない企業も一部いることがわかります。ペーパーレス化が進まないと感じている企業によると、以下について課題感を強く持っているようです。
- 紙により無駄なコストがかかっている：59.8%
- 紙により業務が非効率になっている：50.0%
- セキュリティ上紛失や情報漏洩のリスクがある：35.4%
- テレワーク実施が最適にできていない：29.3%
- 企業としてDX化していないことが企業ブランドを低下させている：23.2%
- その他：8.5%
- わからない：1.2%
つまり、ペーパーレス化の必要性や実施する意味はわかっているとはいえ、実際に推進できていない実態があります。
ペーパーレス化を阻む課題
ペーパーレス化が進んでいない企業についても上述のように課題感を持ち、ペーパレス化の必要性・意味を理解していることがわかります。では、なぜこのような企業はペーパーレス化を進められないのでしょうか。大枠で以下2つの理由があります。
コストがかかること
ペーパーレス化を進めるにあたりシステム導入が必要でコストがかかる点を懸念している企業が多いようです。とはいえ、実際に導入すると、導入費用や初期費用よりもコスト削減効果が上回る場合も多く、コストの回収は容易です。
特に電子契約などは印紙税を非課税にできますので、大きなコストメリットを出せるでしょう。
システムリテラシーの低いこと
システム導入にあたり、システムリテラシーの低さを懸念される場合が多いようです。しかし、昨今では自前でサーバを持たないクラウドを活用したサービスもありますので、システムリテラシーが低くても十分にシステムを活用できます。
例えば、最近で話題に上がることの多い電子契約サービスやWeb配信システムなどはタブレット上の画面上の操作のみで設定、操作運用までを実施できる場合が多数です。
実施メリットとは
ペーパーレス化を進めるにあたり少なからずコストと負担がかかりますが、以下のメリットがあることから推進がおすすめです。
- メリット①：コストを大幅に削減できる
- メリット②：働き方を柔軟にできる
メリット①：コストを大幅に削減できる
ペーパーレス化を実現することで書面の作成・郵送・管理コストを大幅に削減できる点にメリットがあります。例えば、電子契約サービスを導入すると、上述の他、印紙税の納付義務がなくなりますので、大幅にコストの削減メリットを見込めるのです。
世界No1シェアのDocuSignを導入したソフトバンク株式会社では契約書1通あたり2,500円のコスト削減をしています。
また、日本No1導入数の電子印鑑GMOサインによるデータによれば、電子契約を導入することで契約業務にかかるコストの75%を削減できるようです。以上からペーパーレス化によるコスト削減メリットは大きいと判断できます。
メリット②：働き方を柔軟にできる
新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークが急激に推進されています。テレワークをするためには、出社しなくても業務運用が成り立つ仕組みづくりが必要になるのです。その際に課題のなりやすいのが、申請業務などの紙業務です。
したがって、ペーパーレス化を進めることで働き方を柔軟にできる点がメリットともいえるでしょう。
ペーパーレス化を実現する方法
メリットの大きいペーパーレス化を進める最も簡単な方法とは専用のシステムを導入することです。以下ではペーパーレス化を進めるのにおすすめなシステムを3つご紹介します。
- 方法①：OCRを活用する
- 方法②：電子契約・Web配信を利用する
- 方法③：文書管理システムを活用する
方法①：OCRを活用する
受領した文書を電子化する際におすすめをしたいのがOCRです。OCRを利用することで電子化された文書上の文字をデータ化してファイルに属性値として付与させられるメリットがあります。
文字をデータ化さえできてしまえば、データを利用して検索もできますし、文書ごとに付与された属性情報をCSV出力して外部システムに連携することも可能です。
とはいえ、OCRは人が読んでも読めないような文字・文書は読めない点に注意が必要です。したがって、OCRを利用する場合にはOCR後に目検が必要になる点に留意ください。
方法②：電子契約・Web配信を利用する
送付する文書を電子化する際におすすめしたいのが電子契約サービスやWeb配信システムです。これらのサービスを利用することによりシステム上で文書の作成・送付・管理を完結可能な点がメリットです。
また、上位システムや会計システムと連携すれば、その情報を元に電子契約サービスやWeb配信システム上で文書を自動作成することもできます。
とはいえ、そもそも上位システムなどの他システムがデータ連携可能な仕組みである必要がある点に注意ください。
方法③：文書管理システムを活用する
ペーパーレス化の対象となる契約書や請求書は税法上で国税関係書類に該当するため、電子化対応をするのであれば電子帳簿保存法に基づいた保存が必要です。
しかし、各業務システム上で電子帳簿保存法対応をするとなると、監査時に検索性が悪くなるほか、そもそも一部の業務システムは電子帳簿保存法に対応をしていないため、法対応に漏れが出る可能性があります。
電子帳簿保存法に対応して保存をしていない旨が、税務監査時に指摘された場合、青色申告の承認取り消しや仕入れ税額控除が認められないなどのリスクがありますので、確実な対応が必要です。
この点、文書管理システムを利用すると、各業務システムで作成した文書を文書管理システム上で一元管理することで、検索性の向上や法対応の効率性向上を見込むことができる点が大きなメリットといえます。
とはいえ、文書管理システムの中には法対応機能が搭載されていないものもありますので注意ください。
成功事例
ペーパーレス化に成功した2社の事例を紹介します。ペーパーレス化を実現するためには、自社と業態・業種の近い事例を見つけて参考にするとよいです。
- ペーパーレス化会社事例①：OCRツール活用で年間5,000時間分の業務負担削減に成功
- ペーパーレス化会社事例②：ワークフロー活用で申請書類の90％以上の電子化を実現
- ペーパーレス化会社事例③：Web配信活用で月間6,000件以上のシステム配信を実現
ペーパーレス化会社事例①：OCRツール活用で年間5,000時間分の業務負担削減に成功
スルガ銀行株式会社では、口座の不正利用や金融犯罪を抑止する「継続的顧客管理」の一環として、「お客さま情報確認書」をお客さまに郵送して回答を収集し、CRMシステムで企業情報を管理するという取り組みを展開しています。
この取り組みの中でOCRツールを利用することで年間5,000時間の業務負担軽減を実現しているのです。
手書きの「お客様情報確認書」を目検でチェックするのには多大な工数がかかっていました。しかし、OCRツールを活用して文字をデータ化、システム上での読み取り結果確認、承認ワークフローを構築することで大幅に目標を達成しています。
ペーパーレス化会社事例②：ワークフロー活用で申請書類の90％以上の電子化を実現
株式会社GROPでは、全国60か所の事業所において書面による申請業務を実施していました。書面による申請業務は組織の迅速な運営を阻害しており、事務員一人当たり1時間/日の業務負担が発生していたのです。
この課題に対して、ワークフローシステムの導入により、タブレットなどを利用することで全国どこからでも迅速に申請業務が可能にすることで、90%以上の申請業務の電子化に成功しています。
押印による申請・処理業務を削減し、申請業務の迅速化に貢献し、申請業務自体をほぼゼロにすることができている点が特徴的な事例です。
ペーパーレス化会社事例③：Web配信活用で月間6,000件以上のシステム配信を実現
CTCビジネスエキスパート株式会社では、BPRの一環として社内・社外帳票のペーパーレス化を進めてきました。その中で、紙の注文書の作成・郵送における業務効率の向上が必要でした。
そこで、Web配信システムを活用することで、注文書を電子化、Web配信、控え文書の自動保存を実現することによって、月間6,000件以上のシステム配信・管理を実現しています。
また、CTCビジネスエキスパート株式会社では、タブレット上のWeb配信による迅速な対応により、郵送による郵送タイムラグを解消し、確実な相手方企業の受領を確認することができることで、下請法の順守徹底も可能になっている点も特徴的な事例です。
まとめ ペーパーレス化をして業務効率をあげよう
ペーパーレス化を実現することで、書面の作成・郵送・管理コストが削減可能であるため、業務効率化が可能です。
とはいえ、一方で請求書や契約書などの国税関係書類を電子化する際には電子帳簿保存法などの各種税法を満たしたシステム選びも重要になります。もし税法対応が漏れてしまうとペナルティが課される場合もあるため注意が必要です。