「ペーパーレス化する方法とは？ペーパーレス化に対応できる効率的な方法・事例は？」
「ペーパーレス化はなぜ必要？」
と疑問に感じていませんか。
ペーパーレス化する方法はいくつかありますが、最も簡単な方法はOCRなどシステムを導入し、文書の電子化をしてしまう方法です。ただし、請求書などの国税関係書類を電子保存する際には満たすべき税法上の要件があるため注意が必要です。
当記事では今ペーパーレス化が求められる理由、2023年10月に施行予定のインボイス制度概要、ペーパーレス化する方法、ペーパーレス化するときの注意点までをご紹介します。
なぜ今ペーパーレス化が必要なのか
ペーパーレス化は業務上必ずしも必要ではありません。しかし、ペーパーレス化は以下の理由から業務上、強く求められています。
- 理由①：取引先がペーパーレス化を進めているから
- 理由②：ペーパーレス化を進めないと業務が回らない恐れがあるから
理由①：取引先がペーパーレス化を進めているから
新型コロナの流行によりリモートワークが推進されました。結果、リモートワーク可能な仕事環境の整備が各社で求められたため、ペーパーレス化が進んでいます。
取引先が「契約書は電子で」といっているのに、自社都合だけで紙契約を続けていてはレピュテーションの悪化に響きかねません。したがって、取引先がペーパーレス化を進める度に自社のペーパーレス化も求められるのです。
理由②：ペーパーレス化を進めないと業務が回らない恐れがあるから
2023年10月施行のインボイス制度、2024年1月に猶予措置が切れる電子帳簿保存法などにより、バックオフィスの業務負荷が上がると考えられています。
とはいえ、間接部門に人員をこれ以上増やせない企業も多いようです。したがって、バックオフィス業務の効率化を迫られる企業が多いため書類の削減、ペーパーレス化が進むといえるのです。
2023年10月施行のインボイス制度とは
では、なぜ2023年10月施行のインボイス制度によりバックオフィスの業務負荷が上がりペーパーレス化が求められるのでしょうか。
仕入税額控除をするには適格請求書を受領する必要がある
そもそも、インボイス制度とは仕入れ税額控除に関連する制度です。仕入れ税額控除とは消費税の納税時に、受け取り消費税額から支払い消費税額を差し引いて納税ができる仕組みのことを指します。
インボイス制度の施行後、適格請求書発行事業者という国に登録された事業者から適格請求書（通称インボイス）を受領しなければ、仕入税額控除ができなくなります。
つまり、これまでどおり仕入れ税額控除をしたければ、国に登録された請求書を受領して保存しなければならないのです。
適格請求書の受領側は業務負荷が上がる
買手側は2023年10月以降、仕入税額控除を受けるために適格請求書を保存しなければなりません。つまり、請求書を受領したタイミングで、受領した請求書が国に登録された事業者によるものなのかチェックが必要です。
また、適格請求書は記載要件を満たせば単一の書類だけでなく、複数書類でも要件を満たすことができるため、請求書受領時に複数書類含めて要件を満たしているかチェック作業が発生します。つまり、目検でのチェックが増えるのです。
以上は一事例ですが、このような業務が増えるのでインボイス制度以降、バックオフィスの業務負荷が上がると考えられています。したがって、業務効率化に向けて、業務のシステム化、ペーパーレス化を推進していく必要があるのです。
ペーパーレス化を促進する5つの方法
ペーパーレス化を実現する代表的な方法は以下の5点です。
- 方法①：OCR処理をする
- 方法②：請求書のWeb配信をする
- 方法③：電子契約に対応する
- 方法④：文書管理ツールを導入する
- 方法⑤：ワークフローシステムを導入する
方法①：OCR処理をする
ペーパーレス化を実現するために受領した書類を電子化してPDF保存をすることが多いです。しかし、書類をPDF化しただけでは、検索性が低く、文書管理上で不都合です。そこで利用するのがOCRを活用する方法です。
OCRとは、書類上の文字情報を読み取り、検索可能な属性情報としてファイルに付与する技術です。OCRを利用することで、書類上の取引年月日や取引先名、取引金額で検索が可能になるメリットがあるため、ペーパーレス化実現に利用ができます。
方法②：請求書のWeb配信をする
書類を受領するだけでなく、送付するときにも電子文書を利用するとペーパーレス化、業務効率化を期待できます。そこでまず検討をしたい方法が、請求書のWeb配信を導入する方法です。
2023年10月のインボイス制度施行以降、相手方に合わせた方法で適格請求書を発行する必要があるため、業務負荷が増えます。
そこでWeb配信システムを導入すれば事前に定義した様式で工数を減らしながら請求を配信できるので、業務効率化、ペーパーレス化を実現できるのです。
方法③：電子契約に対応する
請求書のWeb配信だけでなく、契約書のWeb配信もペーパーレス化に有用な方法です。2021年9月に施行されたデジタル改革関連法により、電子化可能な契約書の種類が大幅に増えました。
公正証書が必要な契約書などを除きほぼすべての契約書を現状では電子化可能です。また、契約書は電子化することで印紙税が非課税になりますので、契約業務にかかるコストの大幅削減を期待できます。
DocuSignを導入したソフトバンクでは契約書1通あたり2,500円のコスト削減効果を実現した事例もあるようです。
このように電子契約を導入することで、ペーパーレス化だけでなく、大幅な業務効率化を期待できますので利用を検討してみてはいかがでしょうか。
方法④：文書管理ツールを導入する
多数の文書を電子化した場合、各電子化ツール上で各種帳票を保存していると管理上非効率です。したがって、どこかのシステム上で関連する資料を一元管理する必要があります。その際に導入がおすすめな方法が文書管理ツールの導入です。
文書管理ツールを導入することで、社内で電子化した文書を一元管理可能になりますので、監査対応、社内業務効率の向上、ペーパーレスの促進を期待できます。
方法⑤：ワークフローシステムを導入する
ペーパーレス化を進めると、電子上で社内稟議をすることができます。その際に導入がおすすめなのがワークフローシステムです。社内稟議に書類を回すためだけに出社するようなことがなくなります、
また、ワークフローシステムと文書管理ツールを連携することで、承認済みの帳票を文書管理ツール上に集中保管できるような仕組みをとることもできますので、ワークフローシステムにより大幅にペーパーレス化を実現できるでしょう。
対応する際の注意点
ペーパーレス化する方法はいくつかありますが、運用上で注意すべきポイントもいくつかあります。例えば以下の注意点がありますので解説します。
- 注意点①：国税関係書類を電子保存する際には税法に基づいた保存が必要
- 注意点②：電子文書の真正性確保のためには電子署名が必要
注意点①：国税関係書類を電子保存する際には税法に基づいた保存が必要
請求書や契約書を電子化してシステム保存する場合、電子帳簿保存法に基づいた保存が必要です。Web配信や電子契約サービスを利用して相手方とやり取りする行為は電子取引に該当しますので、電子帳簿保存法電子取引要件を満たす形式で保存をしましょう。
電子帳簿保存法電子取引要件では大枠で以下の2つの要件があります。
- 真実性
- 検索性
真実性の要件とは文書を授受した後に改ざんがされていないことを証明する要件です。タイムスタンプを付与する方法、事務処理規定の整備する方法などいくつか満たす方法がありますので自社の都合のよい方法を選択して対応ください。
検索性の要件では、最低、主要三項目（取引年月日、取引先名、取引金額）で検索できればよいとされています。
注意点②：電子文書の真正性確保のためには電子署名が必要
民事訴訟法上で文書を裁判時の証拠として提出するためには真正性を満たす必要があるとされています。紙の場合、印鑑を押印することで真正性を証明することができていました。
電子文書の真正性は電子署名が証明する
電子文書の場合、電子署名を付与することで電子署名法3条により真正性を証明できるとされています。特に契約書などの文書は裁判時に利用することの多い文書ですので、電子署名を付与するようにしてください。
また、電子契約サービスを利用する場合、以下2つの方法が存在しますが、いずれの方法でも真正性を証明できます。立会人型を利用する方法の場合、事業者が代理で電子署名を付与するので、真正性を証明できないということはありませんので留意ください。
- 当事者型
- 立会人型
電子署名には5年間の有効期限があるため注意
電子署名には電子署名法上で5年間の有効期限が設定されています。これは危殆化リスク（最新の技術により電子署名の暗号アルゴリズムが突破されるリスク）に対応するためです。
電子署名法では電子署名は5年毎に最新の技術により電子署名を付与することを求めています。一方で、契約書などの国税関係書類は法人税法上などで、最低7年間の保存を求めています。
つまり、電子署名を付与しただけでは、真正性を証明できない期間が発生するのです。そこで利用されるのが長期署名です。長期署名では電子署名に対してタイムスタンプを付与することで、電子署名の有効期限を延長します。
まとめ ペーパーレス化する方法・事例を把握しよう
今後ますます商取引のペーパーレス化が進むと考えられています。ペーパーレス化をするかは任意ですが、ペーパーレス化しないばかりに取引先に負担を与える可能性すらありますので、ペーパーレス化対応を進めてしまいましょう。
ペーパーレス化を進める方法・事例はいくつかありますので、自社にとって優先順位の高い方法から対応を進めていくとよいです。