「改正電子帳簿保存法へはいつから対応すればよい？」
「猶予期間中の対応方針が知りたい」
と疑問に感じていませんか。
2022年1月に電子帳簿保存法は改正されたものの、電子取引要件対応については2年間の猶予期間が設けられています。
とはいえ、2023年10月施行のインボイス制度対応や2024年以降の電子帳簿保存法の改正予定を考えると、猶予期間とはいえ、電子取引要件対応は早期に実施した方がよいです。
当記事では、2022年1月に改正された電子帳簿保存法の概要、2年間の猶予期間を踏まえていつから対応すればよいのか、改正電子取引要件に対応する際の注意点を解説します。
電子帳簿保存法が2022年1月に改正されている
電子帳簿保存法とは、電子的に帳簿や書類を保存することを認めた法律です。昨今のペーパレス化の流れの中で、対応する必要性があるため、注目を集めています。
電子的に帳簿や書類を保存する際に満たす必要がある法律
電子帳簿保存法は1998年に施行されて以降、世間におけるペーパレスへの対応状況を加味して法要件を改正してきた歴史のある法律です。
保存対象となる帳簿や種類によって以下の4要件があり、対応する要件を満たして文書をデータ化する必要があります。
- 国税関係帳簿（帳簿保存の区分）
- 決算関係書類などの国税関係書類（書類保存の区分）
- データ化した書類（スキャナ保存の区分）
- 電子取引で授受した電子データ（電子取引保存の区分）
2022年1月にも電子帳簿保存法は改正され、上記4区分すべてにおいて、法要件の緩和が目立ちました。
電子取引した電子文書は電子保存が義務化された
特に注目されている法要件の改正は電子帳簿保存法 電子取引要件です。2021年12月の改正以前においても電子帳簿保存法 電子取引要件では、電子取引した文書のデータ保存を義務付けていました。
しかし、電子取引した文書を書面出力して保存することによっても、特例的に要件を満たすことができたため、対応のハードルはそこまで高くなかったのです。
しかし、2022年1月の改正電子帳簿保存法以降は、この書面出力による対応を認めず、原則的に電子取引した文書はデータ保存することが義務付けられたのです。
対応に漏れがあるとペナルティが課される可能性もある
電子帳簿保存法の改正以降、電子取引した文書を要件にしたがって、データ保存をしていない場合、国税調査時にその旨を指摘された際には、青色申告の承認取り消しや該当書類の経費計上を認めないなどのペナルティがある可能性があると国税庁から公表されています。
ただし、対応の義務があるのは電子帳簿保存法 電子取引要件に限定される点に注意が必要です。つまり、他3要件区分については、書面のまま保存をしておいてもよいので、データ化した際にのみ対応してください。
電子帳簿保存法対応はいつからすればよい?
データ化対応が義務化・必須化された電子帳簿保存法 電子取引要件ですが、いつから対応を始めればよいでしょうか。
電子保存義務は2年間の宥恕措置が施行された
電子帳簿保存法 電子取引要件における電子保存の義務化は2022年1月から施行される予定でしたが、2021年12月の改正直前段階でデータ化対応が困難な企業が中小企業や個人事業主を中心に一定数いました。
そこで事態を重く見た国税庁により、電子帳簿保存法 電子取引要件のデータ保存の義務化に対して、2年間の宥恕措置が公表されているのです。
宥恕措置とは、2024年1月までは、これまでどおり書面出力によっても対応することができる期間を延期するというものです。
2024年以降も猶予措置が施行される予定
ここでいつから電子帳簿保存法対応をすればよいのか検討する際に、気になるのが2024年1月以降の対応予定です。
2022年12月に公開された税制改正大綱によれば、2024年1月以降は以下の要件を満たせば、書面出力による電子取引要件対応ができます。
- 保存要件を満たして保存できない相当な理由があると税務署長から認められること
- 電磁的記録のダウンロードの求めに応じること
- 電磁的記録の出力書面の提示、または、提出ができること
しかし、「相当な理由がある」とは、具体的にどのような理由が該当するのか不透明である点に注意が必要です。つまり、電子帳簿保存法上で自社が相当な理由に該当すると明確でない現段階では、引き続き電子取引要件対応を進めた方が賢明でしょう。
2023年10月にはインボイス制度が施行される
また、2023年10月にはインボイス制度が施行されますので、インボイス制度への準備も踏まえたうえで、電子帳簿保存法 電子取引要件対応への対策が必要です。
インボイス制度とは、適格請求書発行事業者が発行した適格請求書を買い手側は受領しなければ、仕入れ税額控除ができない仕組みです。
この制度に対応するためには、売り手の目線では要件を満たした帳票の発行が必要ですし、買い手側からしても、受領した請求書が適格請求書発行事業者が発行したものなのかチェックする体制づくりをする必要があります。
つまり、バックオフィスの業務が非常に煩雑になるのです。したがって、ある程度の準備期間が必要になりますので、インボイス制度対応を含めて電子帳簿保存法 電子取引要件対応への計画を作成する必要があるのです。
猶予期間中に実施すべきこと
いつから始めるべきかといえば、可能な限り早期に電子帳簿保存法対応を進める必要があります。では、電子帳簿保存法対応で猶予期間において具体的に何をすべきか3STEPで解説します。
まずは電子取引要件対応を進める
まずは、対応が義務化されている電子帳簿保存法 電子取引要件対応を進めてください。対応をするためには以下の5STEPを取ります。
- 国税関係書類の中で電子取引している文書の一覧化
- 各帳票に対する法要件の満たし方検討
- 法要件に基づいたシステム要件検討
- システムの開発・実装
- エンドユーザーへの教育、展開
最も簡単に電子帳簿保存法 電子取引要件対応をすることができるのは文書管理ツールや電子契約サービスなどの専用ツールを導入する方法です。投資対効果を踏まえたうえで、ぜひ導入をご検討ください。
余裕があれば業務効率化を進める
つぎに、バックオフィス業務を可能な限り効率化するように施策を検討ください。なぜなら、電子帳簿保存法やインボイス制度対応をすることで、そのための業務が増えることになり、バックオフィスの業務が煩雑になるからです。
したがって、バックオフィス業務の中で特にどの業務負荷が高くなりそうか、検討する必要があります。
例えば、請求書や領収書のやり取りが最も懸念であれば、Web配信ツールを導入すればよいですし、契約業務の負荷が高ければ電子契約サービスを導入ください。
とはいえ、猶予期間は限られていますので、優先順位の高いものから着手するとよいです。
インボイス制度対応を進める
2023年10月に施行されるインボイス制度に向けて対応を進めてください。直近では2023年3月までに適格請求書発行事業者として登録する必要がありますので、忘れずに対応をしましょう。
また、インボイス制度が始まると、売手側であれば要件を満たした適格請求書を発行できるように帳票レイアウトを修正する必要がありますので、期日までに修正を終えてください。
また買手側であれば、受領した請求書を負荷を下げて、正確に仕訳られるように業務フロー整備が重要になります。可能であればワークフローシステムを導入して、対応工数を下げてもよいでしょう。
電子帳簿保存法対応を進めるうえでの注意点
まずは、どの企業でも義務要件の電子帳簿保存法 電子取引要件対応を進めるかと思いますが、電子帳簿保存法対応を進めるにあたりいくつか注意点があります。
訂正削除を考慮したシステムによって真実性を確保できない場合がある
電子帳簿保存法 電子取引要件では、真実性を満たすために、原本となる文書に対して以下いずれかの手段を取る必要があります。
- タイムスタンプ付きの電子データを受領する or 電子データにタイムスタンプを付与すること
- 訂正削除ができないシステム or 訂正削除が考慮されたシステム上に電子データを保存すること
- 訂正削除に関する事務処理規定を作成すること
上記いずれでも対応してもらってよいですが、「訂正削除が考慮されたシステム」によって対応する場合には注意が必要です。
なぜなら、一度ダウンロードした文書データを再度訂正削除が考慮されたシステムにアップロードすることによって、真実性が確保することができないからです。その旨が電子帳簿保存法一問一答 問4に記載があるのです。
したがって、真実性要件への対応方針を文書別に分けたくない場合には「訂正削除が考慮されたシステム」による対応は避けた方が無難です。
タイムスタンプを付与できないシステムもある
請求書のWeb配信システムや電子契約サービスを利用して業務効率化を実施する企業も多いと思いますが、このような専用システムを利用する際にはどのように電子帳簿保存法対応をしているのか、事前確認が必要です。
なぜなら、このような各専用システムは各業務を効率化することに対して、専門的であって、電子帳簿保存法対応をするためのシステムではないからです。
つまり、システムの中には、電子帳簿保存法の要件対応方法のひとつであるタイムスタンプが押せないなど、制限がある場合があります。
まとめ いつから対応が必要か把握しておこう
電子帳簿保存法対応はいつから実施すればよいか迷われる方は、まずは2022年6月をめどに電子帳簿保存法 電子取引要件対応をできるように進めてみてください。余力があれば、データを活用した業務効率化策に取り組むとよいです。
契約業務を効率化したい場合には電子契約サービスがおすすめです。ぜひこの猶予期間に電子契約サービスの導入もご検討ください。