「電子帳簿保存法とは？」
「電子帳簿保存法で満たすべき要件を知りたい」
と疑問に感じていませんか。
電子帳簿保存法では、保存対象となる帳簿や書類の種別ごとに保存要件を定めています。要件の中には義務要件となっているものもあり、要件を満たさず保存をしているとペナルティを受ける場合もありますので、注意ください。
当記事では、2022年1月に改正された電子帳簿保存法の改正をもとに、電子帳簿保存法の概要、電子帳簿保存法の中でも電子取引要件とスキャナ保存要件について解説をします。
電子帳簿保存法の概要
電子帳簿保存法とは、電子的に帳簿や書類をデータ保存してもよいと認めた法律です。
電子帳簿保存法とは?
電子帳簿保存法は1998年に施行されて以降、世の中のペーパレスに対する需要を鑑みて、国税関係帳簿書類の保存要件を柔軟に変化させてきました。
2022年1月にも電子帳簿保存法は改正が実施され、所轄税務署長への適用申請が不要になるなど、法律全体で要件緩和が目立っています。この改正によって、全国の企業で帳票レス・ペーパレスが大きく進むと予想されているのです。
保存対象によって4つの要件区分がある
電子帳簿保存法は、保存対象となる帳簿や書類ごとに保存要件を定めています。保存対象別の保存要件は以下の通りです。
- 国税関係帳簿（帳簿保存の区分）
- 決算関係書類などの国税関係書類（書類保存の区分）
- 電子化した書類（スキャナ保存の区分）
- 電子取引で授受した電子データ（電子取引保存の区分）
上述の1~3の要件は任意対応要件です。したがって、書面で各帳簿書類を保存し続けるのであれば、満たす必要はない要件となっています。
とはいえ、4の電子取引で授受した書類についての要件は義務要件です。したがって、電子取引した文書を電子取引の要件に準じて保存していない場合、ペナルティが課される場合がありますので注意ください。
保存要件を満たしていない場合、ペナルティがある
国税関係帳簿書類を電子で保存する場合には電子帳簿保存法要件を満たした保存が必要です。
もし、2022年1月の改正要件を満たして保存をしていない旨を国税調査時に指摘された場合、青色申告の承認取り消しや当該書類の仕入れ税額控除が認められないなどのペナルティを課す可能性があると、国税庁から公表されています。
とはいえ、電子取引要件対応については、2022年1月の改正以降、2年間の宥恕措置対応が設けられている点に留意ください。
つまり、2023年12月までは電子取引で授受した文書を書面出力して保存することで要件を満たして保存したとみなされます。
電子取引要件とは
電子取引した文書は電子帳簿保存法 電子取引要件を満たした保存が必要です。以下では2022年1月に改正された電子帳簿保存法 電子取引要件の改正要件を元に解説します。
保存対象は電子取引した文書
電子帳簿保存法 電子取引要件の保存対象は例えば、以下のような電子取引を実施した国税関係書類以外の書類です。
- 見積書を添付してメールのやり取り
- EDI経由で注文情報のやり取り
- 電子契約サービスを利用して契約締結
- ECサイト上から経費でモノを購入し、領収書ダウンロード など
国税関係書類以外の書類と、小難しい書き方をしていますが、国税関係書類とほぼ同義であると認識いただいて大丈夫です。
国税関係書類は書面（紙）を示しているため、電子文書を指し示す言葉として、国税関係書類以外の書類という表記を法律上はしています。
国税関係書類とは、モノや資金の流れに関わる書類を指します。例えば、以下のような文書が該当します。
- 請求書
- 領収書
- 注文書
- 契約書
- 見積書 など
より具体的な他例については、2022年1月改正以降の電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】問２をご参照ください。
大きく2つの要件を満たす必要がある
電子帳簿保存法 電子取引要件では、以下の要件を満たして保存をする必要があります。
- 電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け
- 見読可能装置の備付け等
- 検索機能の確保
- 真実性の確保
「電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け」とは、電子データを保存するシステムの説明書準備を求める要件です。
また、「見読可能装置の備付け等」とは、電子データを出力可能なディスプレイやPCを準備する要件となっています。したがって、電子帳簿保存法 電子取引要件対応をする際には大きな問題になる場合は多くありません。
電子帳簿保存法 電子取引要件対応で特に問題となるのは以下2つの要件です。各要件について詳細に解説をします。
- 検索機能の確保
- 真実性の確保
真実性の要件では非改ざんを確保する
真実性とは、電子データがシステム上に格納された後に改ざんがされていないことを確保する要件です。
真実性の確保手段は複数ある
2022年1月改正以降の電子帳簿保存法 電子取引要件では、以下のいずれかを実施することで、真実性の要件を満たすことができます。
- タイムスタンプ付きの電子データを受領する or 電子データにタイムスタンプを付与する
- 訂正削除ができないシステム or 訂正削除が考慮されたシステム上に電子データを保存する
- 訂正削除に関する事務処理規定を作成する
最も簡単に真実性を確保する手段は電子データへのタイムスタンプ付与です。しかし、タイムスタンプの導入にはコストがかかる場合もあり、現実的ではないと判断される場合も多いです。
もし、コストをかけずに真実性を確保するのであれば、事務処理規定の作成による対応方法がよいでしょう。事務処理規定は国税庁からサンプルが公開されていますので、ぜひ活用ください。
電子データへのタイムスタンプの付与タイミングは2パターンある
2022年1月の改正により電子データへのタイムスタンプの付与タイミングは以下の2パターンから選択できることとなっています。
- 電子データにタイムスタンプを速やかに付与する（7営業日以内）
- 電子データにタイムスタンプを業務サイクル後速やかに付与する（最大2か月 + 7営業日以内）
ただし、業務サイクル後速やかに電子データにタイムスタンプを付与する場合、業務サイクルを定義した事務処理規定の作成が必要になる点に留意ください。
可視性の要件では検索を可能にする
電子帳簿保存法 電子取引要件では可視性を確保するために、以下を検索できる必要があります。
- 取引年月日
- 取引先名
- 取引金額
ただし、上記の主要三項目のみで可視性が確保できるのは、国税調査時に税務官からのダウンロードの求めに応じられる場合に限られます。
したがって、ダウンロードの求めに応じられるか不安である企業の場合は、上記の項目検索に加えて以下の検索ができる必要がありますので、注意ください。
- 範囲検索
- 複数条件検索
スキャナ保存要件とは
書面を電子化して保存する場合、電子帳簿保存法 スキャナ保存要件を満たして電子データを保存する必要があります。2022年1月に改正された改正要件を元に解説をします。
保存対象は書面を電子化した文書
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件の対象文書は国税関係書類を電子化して保存した電子データです。
したがって、例えば以下の書類をスキャナーで電子化して電磁データとして保存する場合にスキャナ保存要件を満たして保存する必要があるのです。
- 請求書
- 契約書
- 見積書 など
また、電子帳簿保存法 スキャナ保存要件では、保存対象となる国税関係書類を金やモノの流れとの関連具合から、以下2パターンに分けて、要件を整理しています。
- 重要書類・・契約書、領収書など
- 一般書類・・見積書、注文書など
加えて、重要書類についてはこれからスキャンして電子化する文書と、過去分の重要書類で保存要件が異なる点に注意が必要です。
満たすべき要件は電子取引要件＋α
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件は電子取引要件にいくつか要件が加えられたような保存要件です。具体的には電子帳簿保存法 スキャナ保存要件では以下のような要件を満たす必要があります。
| 要件 | 重要書類 | 一般書類 | 過去分重要書類 |
|---|---|---|---|
| 入力期間の制限（書類の受領等後又は業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに入力） | 〇 | ||
| 一定水準以上の解像度（200dpi 以上）による読み取り | 〇 | 〇 | 〇 |
| カラー画像による読み取り（赤・緑・青それぞれ256階調（約1677 万色）以上） | 〇 | 〇 | 〇 |
| タイムスタンプの付与 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 解像度及び階調情報の保存 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 大きさ情報の保存 | 〇 | 〇 | |
| ヴァージョン管理（訂正又は削除の事実及び内容の確認等） | 〇 | 〇 | 〇 |
| 入力者等情報の確認 | 〇 | 〇 | 〇 |
| スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 見読可能装置(14 インチ以上のカラーディスプレイ、４ポイント文字の認識等)の備付け | 〇 | 〇 | 〇 |
| 整然・明瞭出力 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け | 〇 | 〇 | 〇 |
| 検索機能の確保 | 〇 | 〇 | 〇 |
2021年12月以前の要件では電子帳簿保存法 スキャナ保存要件対応を始めるにあたり、所轄税務署長への適用申請書の提出が必要でした。しかし、2022年1月以降では申請書の提出要件が廃止されていますので留意ください。
相互関連性では帳簿と書類の紐づきを確保する
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件で対応のボトルネックとなりやすいのが、電子データと帳簿との相互関連性要件です。
相互関連性とは何か
相互関連性要件とは、書類を電子化した電子データと会計帳簿上のレコードを一意のキーで紐づける必要がある要件となっています。
請求書などであれば、文書を授受するタイミングで帳簿上のレコードとの紐づけは容易です。
しかし、見積書や注文書の場合、文書を授受したタイミングで帳簿上にレコードがない場合も多いため、経理の業務上で相互関連性を満たすのが難しいと判断されます。
相互関連性を持たせるのであればワークフローの活用がおすすめ
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件における難所、相互関連性要件を最も簡単に満たす方法はワークフローを利用する手段です。
例えば、ワークフロー上に書面を電子化した電子データを添付し、主要三項目を入力します。その後、主要三項目とワークフローIDを電子データの属性情報に付与し、帳簿上にも同等のデータを連携することで要件を満たすことができます。
電子帳簿保存法 電子取引要件だけではなく、電子帳簿保存法 スキャナ保存要件までをスコープに含めるのであれば、ワークフローの導入もぜひ一度ご検討ください。
まとめ 電子帳簿保存法を満たして保存しよう
電子帳簿保存法 電子取引要件は義務要件ですので、電子取引を行う方は全員に対応義務があります。税務調査の際に電子帳簿保存法の要件を知らなかったからといって、ペナルティを免れるわけではない点には留意が必要でしょう。
とはいえ、電子帳簿保存法対応はなかなか大変です。したがって、最も簡単な手段は電子帳簿保存法に対応した各種ツール（文書管理システムや電子契約サービスなど）を導入することといえます。
ぜひ新システムを導入する際には電子帳簿保存法に対応しているかを確認してから導入するようにしてください。適切なシステムを導入して電子帳簿保存法対応を確実に実施しましょう。