「電子帳簿保存法の対象書類は？」
と疑問に感じていませんか。
電子帳簿保存法では保存対象書類ごとに保存要件を定めています。電子帳簿保存法の中で電子取引要件対応は義務であるので、まずは電子取引要件対応の対象書類の把握から始めましょう。
とはいえ、電子帳簿保存法 電子取引要件に対応が必要な対象書類は、広範にわたります。電子帳簿保存法 電子取引要件対応が不要な対象書類も把握することで、対応工数を減らす努力も同時に重要です。
当記事では、電子帳簿保存法の概要、電子帳簿保存法の対象書類、昨今の改正ポイントについて解説します。
電子帳簿保存法とは何か
電子帳簿保存法とは、読んで字のごとく、電子的に帳簿や書類を保存してよいと認めた法律です。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法は1998年に施行されて以降、企業からのペーパレス需要に応える形式で、帳簿や帳票の保存要件を改正してきている歴史のある法律です。
電子帳簿保存法の保存対象となる帳簿や書類の以下種類ごとに保存要件を定義しています。要件を満たして保存をしていない場合、青色申告の承認取り消しなどのペナルティも公表されているため確実な対応が必要です。
- 国税関係帳簿（帳簿の保存区分）
- 決算関係書類などの国税関係書類（書類の保存区分）
- 電子化された国税関係書類（スキャナ保存区分）
- 電子取引した国税関係書類以外の書類（電子取引の保存区分）
2022年1月に改正があり電子取引について紙保存措置廃止が盛り込まれた
2022年1月にも電子帳簿保存法は改正されており、電子帳簿保存法全体で要件緩和が実施されました。この影響で、今後さらにペーパレスが進むと考えられています。
一方で、要件緩和だけではなく、担保措置という対応も取られている点に注意が必要です。電子帳簿保存法 電子取引要件では2022年1月以前でも、原則的に電子取引したPDFなどの文書に対して電子保存を義務付けていました。
しかし、特例的に電子取引した文書を書面出力することでも、要件を満たして保存しているとみなされていたのです。（紙保存措置）
この紙保存措置が2022年1月以降からは廃止されます。したがって、電子取引した文書は電子保存しなければなりません。
もし、対象書類を電子帳簿保存法の要件を満たして保存をしていない場合には、青色申告の承認取り消しや当該書類の経費控除を認めないなどの対応がとられる可能性があります。
宥恕措置が盛り込まれたものの2023年12月で廃止
上述の通り、電子帳簿保存法の紙保存措置が2022年1月に廃止されたものの、実際には電子取引要件に対応ができる企業は多くはありませんでした。
2023年12月までの宥恕措置とは
そこで、2021年12月に公表された税制改正大綱上で、電子帳簿保存法 電子取引要件の紙保存措置廃止について、2年間の宥恕（ゆうじょ）措置が公表されています。
この宥恕措置により、2023年12月末までは、2021年12月以前までのように電子取引した対象書類を書面保存すれば、要件を満たして保存をしていると認められるようになりました。
2024年1月以降の猶予措置とは
宥恕措置により電子帳簿保存法の電子取引要件への対応に、期間的な余裕ができました。ここで気になるのが2024年1月以降の対象書類への対応方針です。
対象書類への対応方針に関して、2022年12月の税制改正大綱上で、宥恕措置自体は廃止し、あらたに以下条件を満たして対象書類を保存すれば、要件を満たしているとみなすという猶予措置が公表されています。
- 保存要件を満たして保存できない相当な理由があると税務署長から認められる
- 電磁的記録のダウンロードの求めに応じる
- 電磁的記録の出力書面の提示、または、提出ができる
上述の内容だけ読むと、「2024年以降も対象書類の書面保存をしていればいいんじゃ？」と疑問が出てきますが、電子取引対応を進めた方がよいです。
なぜなら、上述に記載している「相当な理由」とは、電子帳簿保存法上で明記されていないため、自社企業が該当するか不透明であるからです。
電子帳簿保存法の対象書類とは？具体例含め解説
電子帳簿保存法の保存対象書類は要件区分によって異なります。今回は電子帳簿保存法の中でも、対応が検討しやすい以下2つの要件に対して、保存対象書類を解説します。
- 電子取引要件
- スキャナ保存要件
電子取引要件の対象書類
電子取引要件の保存対象書類は国税関係書類以外の書類です。
国税関係書類以外の書類が対象書類
国税関係書類以外の書類と聞くとイメージがしづらいかもしれませんが、基本的には国税関係書類を想定いただいてよいです。
国税関係書類は書面を想定しているため、データを想定した定義として国税関係書類以外の書類という用語が利用されています。
では、国税関係書類とは何かというと、モノや金の流れに関係する書類です。具体的な帳票例一覧が電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】問2に記載されていますので、興味があれば参照するとよいです。
一問一答を参照すると例えば、以下の文書が国税関係書類であるとわかります。
- 納品書
- 契約書
- 見積書
- 注文書 など
電子取引に該当する電子データを保存する必要がある
上述で紹介したような国税関係書類（正確には国税関係書類以外の書類）を電子的にやりとりした場合に、電子取引要件に基づいて保存する必要があるのです。
電子取引として、例えば以下のような取引が該当します。
- 請求書をメールに添付して相手方とやりとりをする。
- 電子契約サービスを利用して相手方に契約書を送付する。
- EDIシステムを利用して受注データをやりとりする。 など
かなり広い範囲が保存対象書類になりますので、電子取引要件対応を進めようと考えると経理業務の負荷が高まりやすい点に注意が必要です。
2023年10月からインボイス制度が施行され、さらに経理業務の負荷があがることが想定されていますので、経理業務の負荷軽減に向けたシステム導入などの対応が求められています。
対象書類のデータに対して保存要件を満たす
対象書類に対して電子帳簿保存法 電子取引要件で求められる以下要件を満たして保存が必要です。
- 真実性（タイムスタンプ付与など）
- 検索性（主要3項目による検索など）
真実性の要件の満たし方はいくつかありますが、最も簡単に要件を満たせられるのがタイムスタンプの付与による方法ですので、一度タイムスタンプの利用を検討してみるとよいでしょう。
スキャナ保存要件の対象書類
書面の国税関係書類を電子化して保存する場合には電子帳簿保存法 スキャナ保存要件を満たして保存が必要です。
国税関係書類が対象書類
保存対象書類は電子取引要件と同様にモノや金の流れに関係する書類です。また、対象書類は原本となる文書になる点に注意ください。
つまり、例えば、対象書類の検索性をあげるために対象書類の原本自体は書面で保存をして、複製をシステム上に保存した場合には、複製に対してスキャナ保存要件を満たし保存する必要がないのです。
特に契約書などは、係争時に証拠として利用されやすく、スキャナ保存された契約書の証拠力に不安を感じる企業様も多いので、上述のように原本は書面で保存をして、複製をシステム上で検索可能な状態で保存する場合も多いです。
スキャナ保存要件は任意要件なので注意
スキャナ保存要件への対応は義務要件ではなく、任意要件である点に注意が必要です。電子取引要件と異なり、スキャナ保存要件に対応しなかったとはいえ、何かペナルティがあるわけではありません。
とはいえ、書面を電子化することで業務効率化メリットを見込めるのも事実ですので、電子取引要件対応後、スキャナ保存対応を見据える企業も多いです。
2022年12月に公表された税制改正大綱上ではスキャナ保存に求められる要件緩和の改正（相互関連性要件、諧調情報の取得など）が盛り込まれています。
したがって、2024年1月以降であれば、スキャナ保存要件対応も非常にしやすくなっていますので、ぜひ電子取引要件対応後にスコープに含めてみてはいかがでしょうか。
電子帳簿保存法の対象外の書類
基本的に電子帳簿保存法では、金やモノの流れに関連する文書以外は対象書類としていません。
対象外①：社内文書
したがって、例えば、社内のみで利用される社内文書であれば、対象書類外となる点に注意が必要です。とはいえ、検討文書が電子帳簿保存法の対象書類なのか/対象書類でないのかを見極めるのは難しい場合も多いです。
電子帳簿保存法の対象書類とするか見極めが難しい場合には、企業内の税理士や所轄の税務署へご相談ください。
対象外②：原本の複製
電子帳簿保存法の要件を満たして保存する必要のある対象書類は原本に該当する文書です。したがって、複製に対して要件を満たした保存は必要ありません。
例えば、紙の請求書を郵送で受領して、かつ、メールでも請求書を受領した場合、特別な事前取り決めがなければ、一般的には紙で受領したものが原本ですので、メール受領した請求書に対して要件を遵守した保存は求められていないのです。
まとめ 対象書類は要件に対応した方法で保存しよう
国税庁より公表されている文書を参照すると明確に青色申告の承認取り消しがリスクとしてあると明記されていますので、特に電子帳簿保存法電子取引要件対応は必須になっています。
とはいえ、自社システムのみであると電子帳簿保存法対応をするのは難しい場合も多いようです。
その場合には電子契約サービスなどの各文書ごとの専用ツールを利用すると労せずに電子帳簿保存法対応ができますので、ぜひ一度ご利用を検討ください。
また、電子契約も電子帳簿保存法対応が必要な対象書類です。対象書類である電子契約を利用する際には電子帳簿保存法対応が可能なシステムを選ぶようにしましょう。