電子帳簿保存法で保存対象外の文書とは?2022年1月改正要件を踏まえて解説
電子帳簿保存法で保存対象外の文書とは?2022年1月改正要件を踏まえて解説

【電子帳簿保存法】対象外の文書とは?2022年1月の改正踏まえ解説

「電子帳簿保存法の保存対象外の文書とは?」

「電子帳簿保存法の改正による影響を知りたい」

と疑問に感じていませんか。

電子帳簿保存法で保存対象となるのは、国税関係帳簿書類です。国税関係帳簿書類とは資金やモノの流れを示す文書であり、逆にいえばこの定義から外れる文書は電子帳簿保存法の対象外です。

当記事では、電子帳簿保存法の概要、電子帳簿保存法の対象の文書、対象文書を保存する際の電子帳簿保存法要件までをご紹介します。

目次

電子帳簿保存法の対象は国税関係帳簿書類

電子帳簿保存法の対象は国税関係帳簿書類

電子帳簿保存法とは国税納税者の事務負担軽減を目的に1998年に成立した法律です。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は1998年に施行されて以降、企業からのペーパレスに対する需要に応えるように改正を繰り返してきている歴史があります。2022年1月にも改正が実施され、電子帳簿保存法全体で要件緩和が目立ちました。

この改正により、2022年以降はさらにペーパレスが進んでいくと想定されています。また、電子帳簿保存法は保存対象となる以下4つの文書ごとに保存要件が規定されています。

  • 国税関係帳簿(帳簿の保存要件)
  • 決算関係書類などの国税関係書類(書類の保存要件)
  • 書面の国税関係書類(スキャナ保存要件)
  • 国税関係以外の書類(電子取引要件)

上記の各文書種別ごとの要件を満たさずに保存をして、国税調査時に指摘をされた場合、青色申告の承認取り消しにつながる場合もあると公言されていますので、確実な保存要件対応が求められているのです。

電子帳簿保存法 電子取引要件とは

上述した4つの保存要件のうち、昨今で特に注目されているのが電子取引要件です。なぜなら、2022年1月の改正で電子取引した文書データは必ず電子保存する必要が出てきたからです。

2021年改正以前も原則的には電子取引した文書データ(正確には国税関係書類以外の書類)は電子データ保存する必要がありましたが、該当の文書を書面出力して保存をしていれば問題がありませんでした。

しかし、2022年1月の電子帳簿保存法改正でデータの書面出力による対応が認められなくなったのです。電子取引には例えば以下のような取引データが該当するため、非常に広範な保存対応が求められます。

  • メールに添付された請求書
  • EDI取引
  • 電子契約
  • Amazonなどのサイト上から出力した領収書 など

したがって、電子帳簿保存法の改正において、電子取引要件対応による、企業経理への負荷が高いため、特に注目がされている保存要件なのです。

保存対象外の文書とは

保存対象外の文書とは

2022年1月の電子帳簿保存法の改正により経理業務の負荷が増えることになりました。したがって、改正後は可能な限り保存対象の文書は削減して対応をしたいところです。

そこで、保存対象外の文書を把握するためにも、電子取引要件の保存対象である国税関係書類(正確には国税関係書類以外の書類)の定義を確認する必要があります。

資金や物の流れを示す文書が国税関係書類

国税関係書類とは、以下に該当する文書です。

  • モノや資金の流れを示す文書

電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】問2に具体的な国税関係書類の例が記載されていますので、より具体的なイメージを知りたい方は一問一答を参照ください。例えば以下のような文書が国税関係書類に該当します。

  • 契約書
  • 請求書
  • 見積書
  • 注文書 など

社内文書は保存対象外

上述した通り、国税関係書類の定義はモノや資金の流れを示す文書です。したがって、自社内のみでやり取りをする社内文書データは電子帳簿保存法の保存対象外です。

とはいえ、一般の経理担当者だけでは、対象の文書データが対象か対象外かは判断が難しい場合が多いようです。

したがって、保存しようと考えている文書データが社内文書に該当するかどうかは企業内の税理士か、企業所轄の税務署に確認をした方がいいでしょう。

電子取引した文書でも取引情報が含まれていなければ保存対象外

電子取引した文書データは電子帳簿保存法電子取引要件を満たした形式で保存が必要です。例えばメールに添付された請求書などは、電子帳簿保存法 電子取引要件を満たしたデータ保存が必要になります。

ここでメール自体は保存が必要になるのか疑問に思う方も多いようです。結論、メール自体に取引情報が記載されていなければ、メール自体は保存対象外です。

逆にメール自体に取引金額などの取引情報が含まれる場合には保存対象となりますので注意ください。

電子取引した文書の保存要件とは

電子取引した文書の保存要件とは

電子取引した国税関係書類(正確には国税関係書類以外の書類)は電子帳簿保存法 電子取引要件を満たして保存が必要です。具体的には以下の改正後要件を満たして保存する必要があります。

  • 真実性
  • 可視性
  • 法人税法上で求められる長期保存

真実性要件を満たす

電子取引データは以下いずれかの手段を利用して、真実性の要件、つまり、データが改ざんされていないことを証明する必要があります。

  • タイムスタンプが付与済みのデータを受領する、または、タイムスタンプを付与する。
  • 訂正削除ができないシステム、または、訂正削除が考慮されたシステムを利用する。
  • 訂正削除に関する事務処理規定を用意して運用する。

コストがかかるものの、この中で最も簡単に真実性の要件を満たす手段がタイムスタンプの付与です。

タイムスタンプは電子帳簿保存法電子取引要件対応に利用できるだけでなく、電子帳簿保存法スキャナ保存要件でも求められるうえ、長期署名やバックデートリスクへの対応にも利用ができるため導入がおすすめです。

ただし、タイムスタンプを付与する場合には以下いずれかの期間を選択して、運用をする必要がある点に留意ください。

  • 速やかに(7営業日以内)タイムスタンプを付与する
  • 業務サイクル後速やかに(2か月 + 7営業日以内)にタイムスタンプを付与する。この場合、業務サイクルを規定した事務処理規定の作成が必要。

可視性要件を満たす

電子取引データは国税調査時に税務官からのダウンロードの求めに応じられるのであれば、以下3つの項目のみで検索ができればよいです。

  • 取引年月日
  • 取引先名
  • 取引金額

ただし、このダウンロードの求めとは、具体的にどのような求めであるのか電子帳簿保存法上は規定がありません。したがって、ダウンロードの求めに応じられるか不安である場合には、上記の主要三項目に加えて以下の2条件で検索ができる必要があります。

  • 範囲検索
  • 複数条件検索

また、一部の電子取引データでは主要三項目のうち、一部が欠落した状態で授受する場合があります。その場合には、存在する項目のみで検索ができればよい点に留意ください。欠落した項目については空白や0などで検索ができれば問題ありません。

システム上で7年以上保存する

電子取引データは法人税法上で7年以上保存する義務があります。また、繰越欠損金を考慮すると10年以上の保存が必要です。

また、保存開始日を考慮すると最大で11年2か月以上の保存が必要になります。加えて言えば、税務申告の特例まで加味すると11年4か月以上保存しておけば、まず問題ないでしょう。

とはいえ、契約書などはのちに訴訟になった場合に証拠として利用する場合も多いです。したがって、契約書など訴訟時に利用する可能性の高い文書については、法人税法とは別に、各企業の判断で永年保存とする場合も多いようです。

電子取引データを保存する際の注意点

電子取引データを保存する際の注意点

電子取引データを電子帳簿保存法電子取引要件に基づいて保存する際にいくつか注意点があります。注意点の中でも特に気づきにくい注意点をご紹介します。

一度ダウロードした文書は真実性の確保方法が限定される

電子帳簿保存法電子取引要件では電子データに対して、真実性を満たすにあたって3つの手段を用意しています。

この中で、「訂正削除ができないシステム、または、訂正削除が考慮されたシステムを利用する。」手段は、メールに添付された文書をダウンロードして他システムに移動させる場合など、一度ダウンロードの工程を挟むと利用ができません。

詳細な具体例は電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】を参照いただきたいですが、ダウンロードの工程を挟むとデータ改ざんの余地があるため、訂正削除が考慮されたシステムによる真実性の確保ができないのです。

ちまたの電子帳簿保存法対応システムの中には、この訂正削除が考慮されたシステム利用により真実性の確保を謡うシステムも多くありますが、法要件と照らし合わせると対応が可能な文書はかなり限定される点に注意ください。

一部の電子取引システムでは電子帳簿保存法対応をしていない

電子契約サービスなど、主要な業務効率化システムの中には、業界シェアが上位のシステムであったとしても電子帳簿保存法の一部要件に対応していない場合があるので注意が必要です。

例えば、電子帳簿保存法電子取引要件で最も簡単に真実性を確保できる手段はタイムスタンプの付与ですが、電子契約サービスでトップシェアを誇る一部サービスではタイムスタンプの利用ができません。

したがって、このトップシェアのサービスを利用する場合には事務処理規定の作成など他手段による真実性確保が必要になるのです。

このようにトップシェアだから、有名なサービスだからといって、必ずしも電子帳簿保存法に完全対応しているわけではありませんので、企業がシステム選定をする際には利用可能な機能についてしっかりと確認をしてください。

まとめ 保存対象外の電子帳簿保存法文書も把握しておこう

まとめ 保存対象外の電子帳簿保存法文書も把握しておこう

電子帳簿保存法の中でも、改正後は電子取引要件に対応する負荷は高いです。したがって、可能な限り対象外文書を把握して、業務負荷を下げるように努める必要があります。

社内帳票などは電子帳簿保存法の対象外文書ですので、相手方とやり取りしていない文書については一度、対象外の文書であるかどうか確認してみるとよいでしょう。

また、電子契約も改正後の電子帳簿保存法対応が必要です。電子契約を利用する際には改正後の電子帳簿保存法対応が可能なシステムを選ぶようにしましょう。

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