「電子契約の電子帳簿保存法対応はどうすればよい？」
と疑問に感じている方も多いのではないでしょうか。
電子契約は電子取引に該当しますので、電子帳簿保存法 電子取引要件を満たした保存が必要です。もし要件を満たして電子契約を保存していない旨を国税調査時に指摘された場合、ペナルティが課される場合もありますので確実な対応をしましょう。
当記事では、電子契約が電子帳簿保存法に対応が必要な理由、電子帳簿保存法で満たす必要がある要件をご紹介します。
電子契約は電子帳簿保存法を満たして保存が必要
電子帳簿保存法とは電子的に帳簿や書類を保存してもよいと認めた法律です。
電子帳簿保存法とは何か
1998年に施行されてから、世間のペーパレス化を促進するために要望を鑑みながら改正を繰り返してきています。電子帳簿保存法は2022年1月にも改正法が施行され、2024年1月にも次なる改正が予定されているのです。
2022年1月の改正では、電子帳簿保存法全体で要件緩和が目立ち、今後ますますペーパレスが進んでいくと想定されています。
電子契約は電子帳簿保存法に基づいた保存が必要
電子帳簿保存法では、保存対象となる文書の種類によって以下4つの保存要件区分があります。
- 国税関係帳簿（帳簿の保存区分）
- 決算関係書類などの国税関係書類（書類の保存区分）
- 電子化された国税関係書類（スキャナ保存区分）
- 電子取引した国税関係書類以外の書類（電子取引の保存区分）
この中で、電子契約は電子取引の保存要件を満たしてデータ保存が必要です。電子取引とは、相手方と電子的に取引情報をやり取りする取引を指し、相手方と契約データをやり取りする電子契約は電子取引に該当します。
保存対象の契約書によって満たすべき要件が異なる
電子取引に該当する電子契約は電子帳簿保存法 電子取引要件対応が必要です。一方で、書面契約を電子化してデータ保存する場合、同様に電子取引要件を満たせばよいのでしょうか。
実は、電子帳簿保存法 スキャナ保存要件を満たして保存する必要があるのです。つまり、保存対象の契約書の状態（データor書類）によって、満たすべき法要件が異なりますので、注意ください。
電子帳簿保存法 電子取引要件とスキャナ保存要件では、法要件が全く異なります。
要件を満たして保存をしていない場合、ペナルティが課される場合もある
電子帳簿保存法 電子取引要件に基づいて契約データを保存していない旨を国税庁さじに国税官から指摘された場合、青色申告の承認取り消しになる可能性があります。
とはいえ、一部要件を満たしていなかったからと言って、すぐにペナルティが課されるわけではありません。
しかし、明確に国税庁から公表されている一問一答上にペナルティの旨記載がありますので、電子帳簿保存法 電子取引要件への対応は必須といえるでしょう。
電子契約の電子帳簿保存法 電子取引要件対応
2022年1月の改正以降、電子契約が満たすべき電子帳簿保存法 電子取引要件は以下の通りです。各法要件について解説をします。
- 真実性要件を満たすこと
- 可視性要件を満たすこと
真実性要件を満たすこと
電子契約が改ざんされていないことを証明するために真実性の要件を満たす必要があります。電子帳簿保存法 電子取引要件では以下いずれかの方法のうち、自社に都合の良い方法を1つ選択して、対応が可能です。
- タイムスタンプ付きの電子データを受領すること or 電子データにタイムスタンプを付与すること
- 訂正削除ができないシステム or 訂正削除が考慮されたシステム上に電子データを保存すること
- 訂正削除に関する事務処理規程を作成すること
最も簡単に要件を満たし、コストパフォーマンスの高い方法はタイムスタンプの付与です。なぜなら、タイムスタンプを付与することで電子帳簿保存法対応ができるうえに、長期署名やバックデート対策にも転用が可能だからです。
可視性要件を満たすこと
電子契約を速やかに検索するために可視性の要件を満たす必要があります。電子帳簿保存法 電子取引要件では以下の可視性要件の順守が必要です。
- 主要三項目（契約年月日、契約先名、契約金額）
- ダウンロードの求めに応じること
基本的には主要三項目で検索ができれば問題ありませんが、国税調査時に税務官からの特定データに対するダウンロードの求めに応じる必要がある点に注意ください。
どのようなデータを求められ、速やかに対応ができるか不安である場合には、以下要件も追加で満たす必要があります。
- 範囲検索
- 複数条件検索
また、電子契約の場合、契約金額の記載がない場合もありますが、その場合には0または空白で検索することができれば問題ないとされています。
2023年12月までに対応が必要
電子契約における電子帳簿保存法 電子取引要件対応は2023年12月までに実施できればよいです。それまでは電子取引した電子契約を書面出力することによって、法対応することができます。
とはいえ、一度書面に出力した電子契約を再度電子化することは電子帳簿保存法でできず、書面の状態で法定期間の保存が必要になる点に注意が必要です。
そもそも電子契約を利用できない契約書があるので注意
2021年9月に施行されたデジタル改革関連法によって、多数の契約書の電子契約化が解禁されました。この法律の施行によって、それまで電子契約化ができなかった契約書の電子契約化が可能になっているのです。
しかし、現状でも一部の契約書は引き続き書面契約対応が必須になっているので注意が必要です。例えば以下の契約書は電子契約化が法的にできません。
- 公証人の面前で作成する必要があるもの
- 国際条例に関連するもの など
書面から電子化した契約書の電子帳簿保存法 スキャナ保存要件対応
書面契約を電子化してデータ保存する場合には電子帳簿保存法 スキャナ保存要件を満たして保存が必要です。電子帳簿保存法 スキャナ保存要件は電子取引要件に＋αで要件追加された要件だと考えてもらうとよいです。
以下では、電子帳簿保存法 スキャナ保存法要件の中でも特徴的な要件について解説します。
電子取引要件と同様に真実性、可視性要件を満たす
電子帳簿保存法 スキャナ保存法要件では、電子帳簿保存法 電子取引要件と同様に以下要件を満たす必要があります。
- 真実性
- 可視性
可視性については、電子取引要件と同様に主要三項目で検索することができれば問題ありません。真実性要件では、タイムスタンプを付与するか、または、訂正削除履歴が考慮されたシステム上に電子化した契約を保存することで対応が可能です。
ただし、電子帳簿保存法 スキャナ保存要件では、訂正削除が考慮されたシステムとしてクラウドシステムを想定しています。したがって、システム導入時には注意が必要になるでしょう。
特徴的なのは相互関連性を満たすこと
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件では、電子化した契約書と帳簿上のレコードを一意のキーで紐づける相互関連性の要件があります。
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件対応をする中でボトルネックとなりやすい要件ですので、スキャナ保存要件対応をする際には電子化した契約書と帳簿を紐づけることが可能か、システム構築が可能かなどを十分にご検討ください。
過去分の契約書を電子化する際には適用届出書の提出が必要
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件では、過去分の契約書を電子化してデータ保存することを認めています。
ただし、過去分の契約書をデータ化する場合には、所轄税務署長に適用届出書を提出する必要がある点に注意ください。これから発生する契約書に対してデータ化対応する分には適用届出書の申請は不要ですが、過去分の契約書に対しては必要なのです。
2024年1月以降に電子帳簿保存法 スキャナ保存要件が改正される
2022年12月に公表された税制改正大綱上で、2024年1月に電子帳簿保存法 スキャナ保存要件が改正され、要件全体で要件緩和が施行される予定です。具体的には以下の要件が廃止されます。
- 入力者等情報の確認
- 解像度、諧調情報、大きさ情報の保存
- 一般書類に対するスキャナ文書と帳簿との相互関連性の確認
契約書と一緒に関連文書を電子化して保存する必要があるかと思いますが、2024年1月以降であれば対応がしやすくなりますので、少し長期的な目線で契約関連文書の電子化対応をご検討いただくとよいでしょう。
電子契約サービスの利用がおすすめ
電子帳簿保存法対応を検討するのであれば電子契約サービスの利用がおすすめです。
電子契約の電子帳簿保存法対応は負荷が大きい
上述したように電子契約の電子帳簿保存法対応は満たすべき要件や留意事項が多く、2022年1月以降の改正要件を把握して完全に対応をする負荷が高いです。
もし、自社のファイルサーバー上などで電子契約の電子帳簿保存法対応を実施しようと考えると、想定以上の工数がかかるでしょう。
この点、電子契約サービスであれば、電子帳簿保存法対応ソフトも多いですので、工数をかけることなく、対応ができるのです。
電子契約サービスであれば契約業務自体を効率化できる
電子契約サービスはそもそも、契約業務を効率化することを目的にリリースされていますので、電子帳簿保存法対応だけでなく、契約業務そのものを効率化できる点にメリットがあります。
電子契約サービスを導入すると例えば以下のメリットが得られるでしょう。
- 契約業務にかかるコストの75%を削減できる
- 契約締結までのリードタイムを最短で1日に短縮できる など
まとめ システムを利用して契約業務を効率化しよう
電子契約の電子帳簿保存法 電子取引要件対応を専用ツールなしで対応するのは骨が折れます。したがって、契約業務の効率化も見据えつつ、電子契約サービスの利用をすることをおすすめします。
電子契約サービスの中には書面契約の電子化対応（電子帳簿保存法 スキャナ保存）をしているツールもありますので、自社の電子帳簿保存法対応予定を鑑みつつシステム選定をしてください。電子契約サービスを利用して契約業務を効率化していきましょう！