「2022年1月の電子帳簿保存法の改正ポイントをわかりやすく知りたい」
「2024年1月以降の電子帳簿保存法要件はどうなる見込みなの？」
と疑問に感じていませんか。
2022年1月に電子帳簿保存法が改正されたことで、対象帳票の保存要件が全体的に緩和されています。一方で、電子取引した文書の電子保存が義務化されていますので、確認が必要です。
当記事では2022年1月に改正された電子帳簿保存法のポイント、2024年1月以降の要件改正内容をわかりやすく解説します。
電子帳簿保存法が2022年1月に改正|ポイントをわかりやすく解説
電子帳簿保存法とは、電子的に帳簿や書類を保存する際に満たすべき要件をまとめた法律です。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法は1998年に施行されて以降、世間のペーパレス需要の高まりを受けて、実務要件に沿うように要件改正を繰り返してきました。2022年1月に要件が改正され、電子帳簿保存法全体で要件緩和が目立ちました。
一方で、電子帳簿保存法の中で、電子取引した文書に対する要件である電子取引要件では、文書の紙保存による要件適合を原則禁じたため、2022年1月以降は電子取引文書は必ず電子保存せねばならなくなったことで、大きく話題になっています。
法要件を満たさずに保存した場合ペナルティもある
国税関係帳簿や国税関係書類を電子化して保存する場合には、電子帳簿保存法の各要件を満たして保存をせねばなりません。
もし電子帳簿保存法の要件を満たさない方法で保存していて、その旨を国税調査時に指摘された場合、青色申告の承認取り消しや当該書類の仕入れ税額控除が認められないなどのペナルティが公表されているため注意が必要です。
以下ではペナルティを受けないためにも、2022年1月に改正された電子帳簿保存法の改正ポイントを以下の要件区分ごとに説明させてください。
- 電子帳簿保存法全体に共通する改正ポイント
- 電子取引要件の改正ポイント
- スキャナ保存要件の改正ポイント
電子帳簿保存法全体を通じたポイント
最初に電子帳簿保存法全体を通じた以下の改正・変更ポイントを紹介します。
- 改正①：タイムスタンプの付与期間延長
- 改正②：検索に必要な項目の限定化
- 改正③：税務署長への申請が不要になる
改正①：タイムスタンプの付与期間延長
2021年12月まではタイムスタンプを付与後、速やかに（7営業日以内に）タイムスタンプを付与する必要がありましたが、2022年1月の改正以降は業務処理後速やかに（最大2か月+7営業日以内）にタイムスタンプを付与すればよいこととなりました。
ただし、業務処理後速やかにタイムスタンプを付与する際には、業務処理を規定した規定類の作成が必要になる点に注意が必要です。
改正②：検索に必要な項目の限定化
可視性を満たすための検索項目は改正後、主要3項目（取引年月日、取引先名、取引金額）による単一項目検索をすることができればよいです。
ただし、単一項目検索で対応する場合には、国税調査時に税務官からのデータダウンロードの求めに応じる必要があるため留意ください。
国税調査時に税務官が要求するデータを速やかに提供することができる体制を整えるのが難しい場合には、単一項目検索に加えて、複数条件検索および範囲検索をすることができる必要があります。
改正③：税務署長への申請が不要になる
電子帳簿保存法のスキャナ保存要件、書類要件、帳簿要件のいずれも、2021年12月以前までは対応する前に所轄の税務署長への届け出が必要とされていましたが、2022年1月の改正以降は不要になりました。
とはいえ、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件における過去分重要書類の電子化の際など、一部要件では引き続き所轄税務署長への事前届け出が求められています。
つまり、電子帳簿保存法全体で届け出が不要になったわけではありませんので注意ください。
電子帳簿保存法を始めるにあたっては、所轄税務署長への届け出は不要ですが、始めた後に特殊な対応を考える場合には届け出が必要ないか確認するとよいです。
罰則規定の強化
電子帳簿保存法の電子取引データやスキャナ保存データを保存する際に意図的に情報の隠蔽や偽装などが確認された場合、重加算税が10％課税されることになります。
とはいえ、意図的に隠蔽や偽装をした場合に課される点に注意が必要です。例えば、電子取引をして請求書を受領したけれども、うっかりしていて電子保存をし忘れてしまったなど、不本意な場合には、すぐに重加算税が課されることはありません。
ただし、このようなうっかりミスが続けば意図的な隠蔽ともとらえかねられないので、確実な電子帳簿保存法対応をするようにしてください。
電子取引要件のポイント
電子取引要件における改正ポイントを解説します。
紙保存措置の廃止
冒頭でもご紹介した通り、2022年1月の改正以降は、電子取引した電子データは電子帳簿保存法の電子取引要件を満たした状態で電子保存することが必須化されました。
もともと、2021年12月以前までも、電子帳簿保存法電子取引要件上では、電子取引した電子データは電子保存することが原則義務付けられていたものの、書面出力して保存することでも要件を満たすこと（紙保存措置）ができていました。
しかし、2022年1月の改正以降はこの紙保存措置が廃止されるのです。電子取引は例えば、以下のような広範な取引が対象になりますので、紙保存措置廃止による経理業務の負荷は非常に大きいです。
- 請求書がPDF添付されたメールのやりとり
- ECサイト上から経費で購入した商品の領収書ダウンロード
- EDIシステム経由でやりとりする注文情報 など
実際に経理業務への負荷が大きく2021年12月の段階で多くの企業が紙保存措置廃止への対応が難しかったことから、同月の税制改正大綱上で2年間の宥恕（ゆうじょ）措置が公表されました。
この宥恕措置により2023年12月まではこれまでどおり電子取引した文書を書面保存することで、電子帳簿保存法の電子取引要件を満たすことが可能です。
2024年1月以降は猶予措置が実施
2024年1月の電子帳簿保存法改正以降の紙保存措置廃止対応について、2022年12月に税制改正大綱上で対応方針が公表されています。
上述した宥恕措置は当初の予定通り2023年12月に廃止され、2024年1月の改正以降は猶予措置が実施される想定です。
猶予措置とは以下の要件を満たして電子取引をした文書を保存することができていれば、電子帳簿保存法の電子取引要件を満たして保存をしたとみなされる処置です。
- 保存要件を満たして保存できない相当な理由があると税務署長から認められること
- 電磁的記録のダウンロードの求めに応じること
- 電磁的記録の出力書面の提示、または、提出ができること
とはいえ、現状確認できている電子帳簿保存法上で、上述の相当な理由とはどのような理由であるのか、現段階では不透明であるため、自社が相当な理由に該当するかは個別に所轄税務署へ確認が必要になるでしょう。
スキャナ保存要件のポイント
電子帳簿保存法スキャナ保存要件の以下改正ポイントを解説します。
- 改正①：適正事務処理要件の廃止
- 改正②：真実性の確保手段の拡充
- 改正③：2024年1月以降は大幅に要件緩和される
改正①：適正事務処理要件の廃止
適正事務処理要件とは、相互牽制の仕組み構築や書面を電子化した後の定期チェックなど、内部統制的な仕組み構築を求める要件です。
電子帳簿保存法のスキャナ保存要件対応をするにあたって、業務運用を新規で構築して運用していく必要があったため、スキャナ保存要件対応の障壁となっていました。
2021年12月以前までは適正事務処理要件を満たす必要がありましたが、2022年1月の改正以降は満たす必要はありません。
とはいえ、相互牽制の仕組みなどの内部統制的な対応が引き続き必要であれば、実施しても問題ありません。企業内の内部統制室と相談をして、継続対応をしていくか検討ください。
改正②：真実性の確保手段の拡充
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件では真実性の確保をするためにタイムスタンプの付与を求めていました。
しかし、2022年1月の改正以降であれば、訂正削除履歴が考慮されたシステム上に電子化帳票を保存すれば、真実性を確保できることになりました。
ただし、この訂正削除履歴が考慮されたシステムとはクラウドシステムを想定している点に注意が必要です。
文書管理ツールなどはストレージ容量を確保するためにオンプレミスで構成している場合も多いです。
したがって、電子帳簿保存法スキャナ保存要件の真実性確保として訂正削除履歴が担保されたシステムを利用することを想定する場合には、導入するシステムの形態も併せて確認が必要になります。
改正③：2024年1月以降は大幅に要件緩和される
2022年12月に公表された税制改正大綱によれば、2024年1月以降は電子帳簿保存法スキャナ保存要件に求められていた、例えば以下要件が廃止されるため、電子帳簿保存法のスキャナ保存対応がしやすくなります。
- 入力者などの情報の確認
- 解像度、諧調情報、大きさ情報の保存
- 一般書類における帳簿との相互関連性
特に一般書類における帳簿との相互関連性要件が廃止になったことで、これまで電子化が難しかった見積書や注文書の電子化が可能になる点が大きな意味をもっています。
見積書や注文書は受領したタイミングでは、帳簿上に仕分けがないため、相互関連性を満たすのが難しかったからです。
まとめ 改正点をわかりやすく説明できるようにしよう
2022年1月の電子帳簿保存法の改正は経理業務へ大きな負荷を与えます。特に電子帳簿保存法の電子取引要件における紙保存措置廃止による影響が大きいです。
とはいえ、対応をしなければ青色申告の承認取り消しなどのリスクがありますので、対応をしない選択肢はありません。宥恕措置により2023年12月までは対応期間がありますので、準備をして確実に対応をするようにしてください。
また、電子契約も電子帳簿保存法対応が必要です。電子契約を利用する際には電子帳簿保存法対応をすることができるシステムを選ぶようにしましょう。