「電子帳簿保存法 電子取引要件への対応方法とは？」
「電子帳簿保存法 電子取引要件対応のポイントを知りたい」
と疑問に感じていませんか。
電子帳簿保存法は2022年1月に改正され、電子取引したデータはデータでの保存が義務化されました。保存するデータは改正後の電子取引要件を満たした形式での保存が必要です。
当記事では、電子帳簿保存法 電子取引要件の概要や満たすべき要件詳細、電子取引対応時のポイントまでをご紹介します。
電子帳簿保存法 電子取引要件とは
電子帳簿保存法とは電子的に国税関係帳簿書類を保存してもよいと認めた法律です。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法は1998年にされてから、世間のペーパーレスに対する需要の高まりとともに改正が繰り返されてきた歴史のある法律です。2022年1月にも改正法が施行され、電子帳簿保存法全体で要件緩和された点が特徴的といえます。
一方で、2022年1月の改正では電子で授受した取引情報は電子保存が義務付けられています。
もし、改正後の要件を満たして形式で保存していない旨を国税調査時に指摘された場合、罰則も想定されていますので確実な対応が必要です。
電子帳簿保存法は保存対象となる文書の種類によって以下の4つの要件区分に分けられます。
- 国税関係帳簿データ（帳簿保存の要件区分）
- 決算関係書類など国税関係書類データ（書類保存の要件区分）
- 紙の電子化データ（スキャナ保存の要件区分）
- 電子的に相手方とやりとりした文書データ（電子取引保存の要件区分）
改正後の電子帳簿保存法 電子取引要件とは
上記4つの要件区分の中で以下について2022年1月以降対応が必須になっています。
- 電子的に相手方とやりとりした文書データ（電子取引保存の要件区分）
保存対象は国税関係書類以外の書類
対象の文書は「国税関係書類以外の書類」です。ただし、実質は国税関係書類として考えてもらっても問題ありません。
なぜ「国税関係書類以外の書類」とややこしい表記をしているかというと、国税関係書類が”書面（紙）”を想定しているためです。
つまり、電子データを対象とする電子取引では、新しい区分としてデータを示す国税関係書類以外の書類という区分が設けられています。
保存対象の取引
この国税関係書類以外の書類を相手方と例えば以下のような電子取引をした場合、保存対象となります。
- メールソフトに添付された請求書、送り状PDF
- 電子契約サービスからDLした契約書
- AmazonからDLした領収書
- EDI経由で授受した納品書
- インターネットFaxで授受した請求書 など
以上の対象データ・取引に対して下方で紹介する改正後の要件を満たした形式で電子保存する必要があります。
2023/12までに対応する必要がある
電子帳簿保存法 電子取引要件対応は遅くても2023年12月までに対応する必要があります。そもそも電子帳簿保存法は2022年1月に改正法が施行されました。
しかし、2022年1月時点で改正後の電子帳簿保存法 電子取引要件における電子保存義務化に対応できる企業が少なかったことから、対応期限を2023年12月まで猶予・延長されているのです。（宥恕措置）
2024年1月以降の対応方針についても2022年12月に公表された税制改正大綱上で公表されていますが、電子取引要件対応が必要になりそうです。
詳細については割愛しますが、2023年12月までの要件対応を目指して計画を立てるようにしましょう。
改正後の電子取引要件で満たすべき要件
電子帳簿保存法 電子取引要件で満たすべき要件を紹介します。要件は以下の通りです。
- 要件①：可視性
- 要件②：真実性
- 要件③：7年以上の保存
要件①：可視性
可視性とは「特定の文書を明瞭かつ整然、速やかに提出できるようにしてね」という要件です。可視性を構成する複数の要素がありますが、その中でも特に難易度の高い要件が検索性の要件です。
電子帳簿保存法 電子取引要件では以下主要3項目で検索できる必要があります。
- 取引年月日日付
- 取引先名
- 取引金額
ただし、前提として国税調査時に調査官からのダウンロードの求めに応じる必要があります。
一方で、どのようなフォーマットでダウンロードを求められるか現状明らかになっていないため、不安に感じる方は追加で以下により検索できる必要があります。
- 範囲検索
- 複数条件検索
要件②：真実性
真実性の要件とは「文書を授受してから改ざんされていないことを証明してね」という要件です。電子帳簿保存法 電子取引要件では以下いずれかの手段によって真実性の確保が認められています。
- タイムスタンプが付された後のデータ授受、または、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプをデータに付す
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
最も簡単かつ、ある程度確実に真実性を確保する手段はタイムスタンプの付与です。一方で、タイムスタンプの付与は追加コストがかかる場合も多いですので、コストと業務効率化の兼ね合いから採用をご検討ください。
要件③：7年以上の保存
電子帳簿保存法 電子取引要件の対象文書である国税関係書類以外の書類は法人税法上で7年以上の保存が必要です。繰越欠損金を考慮するのであれば10年以上の保存が求められます。
したがって、システム上で7年以上の長期保存ができるかシステム導入時に確認が必要になるでしょう。
論点になりやすいよくある関連ポイント
電子帳簿保存法 電子取引要件対応時に注意すべきポイントをご紹介します。いずれのポイントも電子帳簿保存法 電子取引対応時に論点となりやすいポイントですので事前に確認をしておきましょう。
- ポイント①：保存対象の文書データは幅広い
- ポイント②：訂正削除が考慮されたシステムによる真実性対応は制約が多い
- ポイント③：検索要件についても細かなポイントがある
ポイント①：保存対象の文書データは幅広い
電子帳簿保存法 電子取引要件の対象となる文書データ例を上述で紹介しましたが、実際に自社の対象文書データを棚卸してみると、想定以上に対象が多くなる場合が多いです。
例えば、EDI取引の中でもインターネットバンキングが対象に入るなど、当初想定していなかったデータが対象に入る、営業部で想定にない電子契約サービスを利用して電子契約を授受しているなどの場合です。
したがって、電子帳簿保存法 電子取引要件対応の漏れがないように対象文書の棚卸は必須といえます。可能であれば企業税理士にレビューを受けるとよいでしょう。
ポイント②：訂正削除が考慮されたシステムによる真実性対応は制約が多い
電子帳簿保存法 電子取引要件では、真実性の確保方法として3つの手段があると紹介しました。その中の一つの手段である以下を利用する場合にはいくつか注意点があります。
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
訂正削除が考慮されたシステムとしてクラウドサービスを想定している
電子帳簿保存法 一問一答【電子取引関係】問34を参照すると、訂正削除が考慮されたシステムとして、クラウドシステムを想定していることがわかります。
したがって、オンプレミスを利用して文書を保存する場合には、訂正削除が考慮されたシステムにより真実性の確保が難しいですので注意が必要です。
一度DLされた文書に対しては適用できない
電子帳簿保存法 一問一答【電子取引関係】問34を参照すると、メールサーバー上からDLされた請求書、どこかしらのプラットフォーム上からDLされた領収書など、一度DLされた文書については訂正削除が考慮されたシステムによる真実性の確保ができないことがわかります。
一度DLされた文書については改ざんの余地があるとの判断でしょう。したがって、一度DLし他システム上で電子帳簿保存法 電子取引要件対応をする場合には他手段によって真実性を確保する必要があります。
ポイント③：検索要件についても細かなポイントがある
電子帳簿保存法 電子取引要件対応時に検索要件を満たすポイントがいくつかあります。
文書上にない項目については0または空白で検索できればよい
電子帳簿保存法 一問一答【電子取引関係】問48を参照すると、単価契約のように文書上に主要三項目が欠落している文書については、欠落した該当項目について0または空白で検索できればよいことがわかります。
検索不要というわけではなく、あくまで0または空白で検索できる必要がある点がポイントです。
税込み・税抜きいずれの金額でもよい
受領する文書上に記載のある取引金額は税込み・税抜きの金額が混ざっている場合が多いかと思います。このような取引金額については、税込み・税抜きいずれの金額での検索でもよいとされています。
基本的には帳簿上に記載された金額に合わせることが望ましいですが、受領した原本の金額をそのまま検索できればよいとされているのです。
まとめ 法対応が可能なシステムを利用して電子帳簿保存法対応をしよう
電子帳簿保存法 電子取引要件対応は2023年12月までに対応が必要です。電子取引した文書は電子保存が義務化されていますので、期日までに対応するようにしましょう。
国税庁から電子帳簿保存法 電子取引要件対応について、よくあるq&aが公開されています。保存方法等、不明点がある際にはそちらの資料をみると解消できる場合も多いですので是非参照ください。
最も簡単に電子帳簿保存法 電子取引要件対応をする方法は、JIIMA認証取得済みのシステムなど、電子帳簿保存法 電子取引要件に適用したシステムを導入することです。
ぜひ電子帳簿保存法に適応したシステムを導入して電子帳簿保存法対応を小工数で対応して下さい。