「電子帳簿保存法の対象企業・文書とは？」
「対象文書・対象取引を洗い出した後の進め方が知りたい」
と疑問に感じていませんか。
電子帳簿保存法は全法人・個人事業主が対応する必要があります。全企業・個人事業主が税法上の書類、国税関係帳簿書類を電子的に保存する際に満たすべき法律が電子帳簿保存法です。
当記事では、電子帳簿保存法の対象企業・対象文書、電子帳簿保存法対応を2024年1月までに完了させるステップまでをご紹介します。
電子帳簿保存法の対象企業は全法人・個人事業主
電子帳簿保存法とは電子的に帳簿や書類を保存してもよいと認めた法律です。1998年に施行されてから、改正が繰り返され、2022年1月にも改正法が施行されています。以下では改正法を元に解説を進めます。
電子帳簿保存法に全法人・個人事業主が対応する必要がある
電子帳簿保存法の対象は全法人・個人事業主です。対象になるかどうかには企業規模は関係ありません。また、公的な要素の有無にかかわらず、対象企業となりますので留意が必要です。
したがって、よくある勘違いとして病院やNPO法人などは対象企業から外れているというものがありますが、誤りです。病院やNPO法人などの公的要素が強い事業者であっても対象企業となります。
2022年1月の改正で電子取引対応が義務化されている
「全法人・個人事業主が対象とはいえ、電子的に文書を保存しなければ関係ないでしょ？うちの企業は紙取引が主だし。」との認識の方も多いのではないでしょうか。
実は2022年1月の電子帳簿保存法改正法施行によって、メールに添付して請求書や注文書などをやり取りするなどの電子取引をした場合、当該文書の電子保存が義務付けられるようになっています。
したがって、電子帳簿保存法への対応意思に関わらず、電子取引をする企業や個人事業主には電子帳簿保存法 電子取引要件対応への義務が生じているのです。
もし、電子取引した文書を保存要件満たさずに保存している旨を国税調査時に指摘された場合、改正法では青色申告の承認取り消しや仕入れ税額控除ができないなどのペナルティについて可能性があると国税庁より公表されているので、確実な対応が求められています。
宥恕措置が施行されたことで2024年1月までに対応すればOK
では、いつまでに改正電子帳簿保存法対応をすればよいかというと、遅くても2024年1月までに実施すればよいです。
改正電子帳簿保存法自体は2022年1月に施行されているものの、2022年1月の時点で改正電子帳簿保存法 電子取引要件における電子保存義務化に対応ができない対象企業が多発したことから、宥恕措置が公表されています。
この宥恕措置では電子保存の義務化対応の期限のみを2024年1月まで延長させるものでした。したがって、改正電子帳簿保存法 電子取引要件への対応は2024年1月までに実施すればよいです。
2024年1月以降には猶予措置が施行される予定
2022年12月に税制改正大綱が公表され、2024年1月以降の電子帳簿保存法の改正予定が明らかになりつつあります。
この公表によって、電子帳簿保存法における宥恕措置は当初の予定通り2024年1月で廃止され、代わりに猶予措置が施行されることになりそうです。
猶予措置とは以下の条件を満たす場合に2024年1月以降も書面保存による電子帳簿保存法 電子取引要件対応を可能とする措置です。
- 保存要件に従って保存ができなかった相当の理由があること
- 電磁的記録のダウンロードの求めに応じること
- 電磁的記録の出力書面の提示または提出ができること
とはいえ、現段階では「相当の理由がある」とは、具体的にどのような理由なのか明らかになっていないなど、猶予措置の適用を検討するにしても不明瞭な個所が多いですので、まずは2023年中の電子帳簿保存法対応を目指してください。
電子帳簿保存法の対象書類・取引とは
電子帳簿保存法は税法の一部ですので、国税関係帳簿書類が保存対象です。
電子帳簿保存法の対象書類は国税関係帳簿書類
改正電子帳簿保存法の対象書類は国税関係帳簿書類ですが、厳密にいうと、電子帳簿保存法 電子取引要件の対象書類のみは”国税関係書類以外の書類”となっています。
”国税関係書類以外の書類”と国税関係書類と別であるかのような記載をしていますが、国税関係書類以外の書類と国税関係書類は実務上はほとんど同一の文書であると考えてよいです。
なぜなら、”国税関係書類以外の書類”と表現しているのは、国税関係書類が税法上で”紙”を示している一方で、電子取引では”電子”を示す必要があったため、言葉の定義として”国税関係書類以外の書類”と表現しているからです。
したがって、電子帳簿保存法 電子取引要件も他スキャナ保存要件などと同様に以下のような国税関係書類を対象として、電子保存する際に満たすべき要件となっています。以下国税関係書類の例です。
- 契約書
- 見積書
- 請求書
- 納品書 など
電子取引の対象取引は幅広い
電子帳簿保存法の中でも電子保存の義務要件がある電子取引要件対応から着手する企業が大多数です。したがって、電子取引要件における対象取引を解説します。
そもそも、電子取引とは電子帳簿保存法上で”取引情報の授受を電磁的方式により行う取引”とされています。したがって、例えば以下のような取引が電子取引に該当するのです。
- メールに請求書や検収書などを添付したやり取り
- EDI経由での請求情報のやり取り
- 電子契約サービス経由での雇用契約書などの契約書のやり取り
- 経費で購入した商品の領収書をECサイト上からダウンロード など
したがって、電子取引の対象となる取引、国税関係書類はとても幅広いため、電子帳簿保存法 電子取引要件対応をしようと考えると非常に手間と工数がかかります。
2024年1月までに対応を完了させる4つのステップ
電子帳簿保存法 電子取引要件対応は以下の4ステップで対応することができます。各ステップについて詳細を解説します。
- ステップ①：保存要件を理解する
- ステップ②：帳票の棚卸をする
- ステップ③：要件を満たすような業務運用設計・システム導入をする
- ステップ④：規定類の作成をする
ステップ①：保存要件を理解する
保存対象となる文書、対象取引を理解したうえで、各文書の保存要件を理解します。電子帳簿保存法 電子取引要件の場合、大枠で以下2つの要件を満たす必要があるため、要件を満たせるようなシステム構成を検討ください。
- 真実性
- 可視性
真実性
真実性とは電子文書を授受した後に改ざんされていないことを証明する要件です。電子帳簿保存法 電子取引要件では対象文書に対して、以下いずれかの手段を取ることで真実性を確保できるとしています。
- タイムスタンプが付された後のデータ授受、または、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプをデータに付す
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
可視性
可視性とは監査の際に対象文書を整然、かつ、速やか明瞭に探し出し、提示できることを求める要件です。可視性としてはいくつか要件がありますが、その中でも検索性要件を満たすのが難しい場合が多いようです。
検索性の要件では以下の項目で最低検索できる必要があります。
- 取引年月日
- 取引先名
- 取引金額
ただし、税務監査時に対象文書に対するダウンロードの求めに応じることが前提です。もし対象文書のダウンロードの求めに応じることができない場合、追加で以下の検索ができる必要があります。
- 範囲検索
- 複数条件検索
ステップ②：帳票の棚卸をする
要件を理解したうえで、対象文書の洗い出しと対象文書ごとの法要件、システム要件整理を実施していく必要があります。
対象文書ごとにどのような法要件を整理する必要があるかについては、各ベンダーで法要件整理用のチェックシートを準備している場合が多いですので、ぜひご活用ください。
基本的には対象文書ごとに上記で紹介した①真実性②可視性をどのように法的に満たすのか、システム的にどのように実現するのかの整理になります。
ステップ③：要件を満たすような業務運用設計・システム導入をする
ステップ②で整理した結果をもとに、システム要件を満たすような業務運用の設計、システムの構築を実施します。
ただし、2024年1月までに対応しなければならないこと、2023年10月にインボイス制度が開始されることを踏まえたうえで、可能な限り効率的な構成を検討する必要がありますので、注意が必要です。
ステップ④：規定類の作成をする
ステップ②の整理結果にもよりますが、多くの場合で事務処理規程の作成が必要になりますので作成しましょう。良く忘れやすい規定として、業務処理サイクルを規定した規程類があります。
真実性の確保手段をタイムスタンプとした場合、以下2通りの付与方法を選択できますが、業務サイクル後速やか(最大2か月+7営業日)を選択した場合に業務サイクルを規定する必要があるのです。
- 速やか（7営業日以内）
- 業務サイクル後速やか（最大2か月+7営業日以内）
その他、法要件の整理次第ではありますが、作成が必要になる規程類がありますので、忘れずに作成をしてください。各ベンダーから法要件整理別の規程類一覧が配布されている場合もありますので確認するとよいでしょう。
まとめ 要件を満たして保存しよう
電子帳簿保存法 電子取引要件の対象書類、対象文書はとても幅広いです。なおかつ2024年1月以降は電子保存が義務化されていますので、現状対応が未着手の場合は早期に対応開始する必要があります。
最も簡単に電子帳簿保存法 電子取引要件の電子保存義務に対応する方法はJIIMA認証など、電子帳簿保存法対応システムとして認められたシステムを利用する方法です。
ぜひJIIMA認証などを確認して幅広い対象文書、対象取引の電子帳簿保存法対応を完了させましょう。