「電子帳簿保存法に対応可能なシステム選びのポイントは？」
「システム導入しないことも可能なのか」
と疑問に感じていませんか。
電子帳簿保存法に対応したシステムを選ぶ際に、最もわかりやすく参考になるのはJIIMA認証の取得有無です。まずはJIIMA認証を取得したシステムから比較していくとスムーズでしょう。
ただし、JIIMA認証を取得していないからといって、電子帳簿保存法に対応できないわけではない点に注意が必要です。
当記事では、電子帳簿保存法とはそもそも何か、電子取引要件、スキャナ保存要件の各要件におけるシステム比較ポイントをご紹介します。
電子帳簿保存法とは何か
電子帳簿保存法とは電子的に帳簿や書類をデータ保存することを認めた法律です。
電子的に国税関係帳簿や書類を保存してもよいと認めた法律
電子帳簿保存法は1998年に施行されて以降、世間のペーパレス化を推進する目的で改正・変更が繰り返されてきた歴史のある法律です。
2022年1月に改正され、電子取引した文書データの電子保存が義務化されたことで話題になったことが記憶に新しいですね。2024年1月に改正が予定されているため、世間のニーズに柔軟に応えていく法律ともとらえることができます。
さて、この電子帳簿保存法ですが、保存対象となる文書データの種類によって以下の4つの要件区分があります。データの保存区分は以下の通りです。
- 国税関係帳簿データ（帳簿保存の要件区分）
- 決算関係書類など国税関係書類データ（書類保存の要件区分）
- 紙（書類）の電子化データ（スキャナ保存の要件区分）
- 電子的に相手方とやりとりした文書データ（電子取引保存の要件区分）
自身がデータ保存を考えている国税関係帳簿書類の種類によって、どの要件区分でデータ保存が必要なのか事前に調査が必要になります。
改正電子取引要件は2023年12月までに対応が必要
上記の4つのデータ保存要件のうち、電子取引については、2023年12月までにデータ保存対応が義務化されています。
2023年12月までに電子的に授受した文書は必ず要件を満たした状態でシステム上にデータ保存をしなければなりません。
もし、要件を満たした状態でデータ保存をしていない旨を国税調査時に指摘された場合、青色申告の承認取り消しなどのペナルティが課される場合が想定されています。
電子帳簿保存法 電子取引要件で満たす必要がある要件は以下の通りです。
- 可視性
- 真実性
可視性
可視性とは特定の文書を整然かつ明瞭速やかに検索することができることを求める要件です。電子取引要件では最低以下の主要三項目で検索ができればよいとされています。
- 取引年月日
- 取引先名
- 取引金額
ただし、国税調査時にダウンロードの求めに応じることが前提としてあるため、何かしらの理由でダウンロードの求めに応じることが難しい場合には以下についても対応ができる必要があります。
- 複数条件による検索
- 範囲検索
真実性
真実性とは授受した文書が改ざんされていないことを証明する要件です。電子帳簿保存法 電子取引要件では以下いずれかの手段を取ることによって、真実性を満たせられるとしています。
- タイムスタンプが付された後のデータ授受、または、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプをデータに付す
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
事務処理規程の書類作成による方法であれば、無料で真実性を確保できるため、中堅企業に特に好まれる手法です。
規程書類の作成は無料で対応ができるとはいえ、規程書類に記載した内容の順守が求められますので、メンテナンス工数が無料になるとも限らない点がポイントといえるでしょう。
2024年1月以降スキャナ保存要件が緩和される
2022年12月に公表された税制改正大綱によると、2024年1月以降は電子帳簿保存法 スキャナ保存要件（書類を電子化する際に求められる要件）が大きく緩和される想定です。
具体的には電子帳簿保存法 スキャナ保存要件で求められる真実性の要件が大きく緩和されます。例えば、見積書や注文書などの一般書類に対して、相互関連性（電子化した文書と帳簿の紐づきを求める要件）が廃止されるのです。
したがって、電子帳簿保存法 スキャナ保存要件が2024年1月以降であれば対応がしやすい状況になっています。
2023年中に電子取引対応、2024年以降にスキャナ保存対応を見据えたシステム選びが大事
上述で紹介した通り2023年12月までに電子帳簿保存法 電子取引要件への対応が必要です。したがって、まずは電子帳簿保存法 電子取引要件対応に必要な機能を搭載したシステムを選ぶようにしてください。
ただし、2024年1月以降に紙のデータ化を予定する場合には、電子帳簿保存法 スキャナ保存要件対応に必要な機能を搭載したシステムを選択する必要がありますので注意しましょう。
電子取引要件対応時のシステム比較ポイント
電子帳簿保存法 電子取引要件対応に利用するシステム比較ポイントを紹介します。代表的な3つのポイントは以下の通りです。
- システム比較ポイント①：JIIMA認証を取得していること
- システム比較ポイント②：タイムスタンプを付与できること
- システム比較ポイント③：検索値の取得方法は容易なこと
システム比較ポイント①：JIIMA認証を取得していること
JIIMA認証とは民間企業によって提供されているシステムが電子帳簿保存法の要件に適合しているかをチェックし、適合していると証明する認証です。
JIIMA認証は公益社団法人日本文書情報マネジメント協会により管理・運営されているため、JIIMA認証を取得したシステムであれば安心して電子帳簿保存法対応システムとして導入ができます。
JIIMA認証は上述で紹介した電子帳簿保存法の4つの保存要件区分ごとに設けられているため、電子帳簿保存法 電子取引要件でJIIMA認証を取得しているシステムを選ぶようにしてください。
ただし、JIIMA認証を取得していないからといって、電子帳簿保存法対応ができないわけではありませんので注意が必要です。
システム比較ポイント②：タイムスタンプを付与できること
電子帳簿保存法 電子取引要件における真実性について、最も簡単に対応ができるのがタイムスタンプの付与です。したがって、システム導入時にはタイムスタンプが付与できる点を確認するようにしてください。
ただし、電子帳簿保存法 電子取引要件では認定タイムスタンプのみを真実性の確保手段として認めています。したがって、セイコーやアマノなど、認定タイムスタンプを利用できるかもポイントになります。
また、システムの中にはタイムスタンプの一括検証ができない場合もありますので注意が必要です。電子帳簿保存法 電子取引要件ではタイムスタンプに対して一括検証を要件として求めているため、この点も導入時に確認が必要でしょう。
システム比較ポイント③：検索値の取得方法は容易なこと
電子帳簿保存法 電子取引要件では主要三項目による検索を求めています。したがって、この主要三項目による検索をどのように実現するかも導入における一つのポイントです。
例えば、以下の手段により検索値の取得ができるか、その選択肢の豊富さが一つのポイントになります。
- 手入力による文書データへのプロパティ付与
- OCRによる文書データへのプロパティ付与
- CSVファイルに記載された検索値をバッチプログラムにより文書データ上のプロパティへ付与
- ファイル名に付与された検索値による文書データへのプロパティ付与
- BPOによる文書データへのプロパティ付与 など
スキャナ保存要件対応時のシステム比較ポイント
書類（紙）をデータ化して保存する場合には電子帳簿保存法 スキャナ保存要件を満たした保存が必要です。
電子帳簿保存法電子取引要件とスキャナ保存要件では、求められる要件が異なるため、違いを理解してシステム比較・導入が必要になります。
- システム比較ポイント①：JIIMA認証を取得していること
- システム比較ポイント②：ワークフロー連携が容易なこと
システム比較ポイント①：JIIMA認証を取得していること
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件対応システム選びの最初のポイントはJIIMA認証を取得しているかどうかです。上述したようにJIIMA認証は電子帳簿保存法の各要件ごとにJIIMA認証を発行しています。
したがって、電子帳簿保存法 電子取引要件ではJIIMA認証を取得していても、スキャナ保存要件では取得していない場合があるのです。
したがって、電子帳簿保存法 スキャナ保存要件に対応したいのであれば、スキャナ保存要件対応システムとしてJIIMA認証を取得しているかが比較・導入時の確認ポイントになります。
システム比較ポイント②：ワークフロー連携が容易なこと
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件では電子取引要件とは異なり、相互関連性が求められます。相互関連性とはデータ化した書類と文書が関係する帳簿を紐づける要件です。
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件対応の肝はこの相互関連性をデータ上でいかにして満たすかにかかっているかといっても過言ではありません。
この点、ワークフローシステムを利用して文書を格納できるシステムが利用できると電子帳簿保存法 スキャナ保存要件対応はしやすいです。
なぜなら、ワークフロー上に添付した文書にはワークフローIDを属性情報として持たせ、帳簿とワークフローを連携させることで帳簿上に主要三項目とワークフローIDを持たせることができれば、簡単に相互関連性を満たせられるからです。
実際に電子帳簿保存法 スキャナ保存要件対応をする企業の9割以上はワークフローシステムを導入して対応をしています。したがって、ワークフローシステムと連携できるかが一つのポイントになるのです。
まとめ 電子帳簿保存法対応がゴールではない
電子帳簿保存法 電子取引要件対応は2023年12月までに対応をしなければなりません。
しかし、電子帳簿保存法対応はあくまで国税関係帳簿書類を電子化して活用するための手段に過ぎず、各書類をどのようにデータ化して有効活用していくか、業務効率化に利用していくかが重要である点に留意ください。
電子帳簿保存法に対応した後にどのような業務効率化を想定するかによってシステム比較のポイントは大きく異なるのです。また、IT補助金を利用できるシステムもあります。システム選定比較は慎重に実施してください。