「電子帳簿保存法への対応手順とは？」
「電子帳簿保存法の具体的な対応ステップで知りたい」
と疑問に感じていませんか。
電子帳簿保存法対応を2023年12月までにする必要があると認識していても、具体的な手順がわからず途方にくれる企業が多いようです。しかし、電子帳簿保存法対応は5つのステップを実施することで対応ができますので安心してください。
当記事では、電子帳簿保存法の概要や電子帳簿保存法対応をするための具体的な5つのステップについて解説します。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは読んで字のごとく、電子的に帳簿や書類をデータ保存してもよいと認めた法律です。
電子的に帳簿や書類をデータ保存してもよいと認めた法律
1998年に施行されて以降、世の中のペーパーレス需要に応える形式で改正を繰り返してきた歴史があります。2022年にも改正法が施行され、一部要件が厳格化されたことで、世間の注目を集めたのが記憶に新しいです。
電子帳簿保存法は保存対象となる文書データの種類によって以下の4つ、要件区分があります。
- 国税関係帳簿データ（帳簿保存の要件区分）
- 決算関係書類など国税関係書類データ（書類保存の要件区分）
- 紙の電子化データ（スキャナ保存の要件区分）
- 電子的に相手方とやりとりした文書データ（電子取引保存の要件区分）
これから電子帳簿保存法対応を進める場合には、対応を考えている文書データが上記のどの要件に該当するのか見極めが重要です。
2022年1月の改正で電子取引対応は義務化された状況
2022年1月の改正で電子取引保存の要件区分が厳格化されました。2022年1月以降、電子取引した電子文書は必ずデータ保存をする必要があります。
もし、電子帳簿保存法の要件を満たさずにデータ保存をしている旨を国税調査時に指摘された場合、青色申告の承認取り消しや該当文書の仕入れ税額控除の取り消しなどがあると、国税庁より公表されているのです。
したがって、一部上場企業など世の中のレピュテーションを重視する企業ほど、電子帳簿保存法対応は確実に実施していく必要があります。
遅くても2023年12月までには対応するスケジュールを組もう
2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法ですが、2022年1月の時点で電子取引のデータ保存に対応が間に合わなかった企業が多数存在したことから、対応期限が2023年12月まで延長されています。
この延長措置を宥恕（ゆうじょ）措置と呼んでいるのです。したがって、2023年中に電子帳簿保存法電子取引要件対応は完了させる必要があります。
2024年1月以降、宥恕措置は延長しない見込み
2022年12月に公表された税制改正大綱を確認すると、電子帳簿保存法が2024年1月に再改正されることがわかります。
税制改正大綱によれば、2023年12月には宥恕措置が廃止され、2024年1月には新しく”猶予”措置が施行される予定です。猶予措置とは以下の条件を満たせば、対象の電子取引文書を書面保存ができる措置です。
- 保存要件に従って保存ができなかった相当の理由があること
- 電磁的記録のダウンロードの求めに応じること
- 電磁的記録の出力書面の提示または提出ができること
ただし、ここで注意があります。上記の電子帳簿保存法 電子取引要件上で求められる要件を満たして保存をしようとすると、紙とデータの二重保存が必要になるのです。
したがって、上記要件を満たして対応するのであれば、実業務の非効率化につながるため、猶予措置対応は得策ではないかもしれません。
以上のようなポイントを踏まえると猶予措置は利用せず、2023年12月までに電子帳簿保存法対応を進める企業が多数のようです。
電子帳簿保存法 電子取引要件への対応手順
電子帳簿保存法 電子取引要件への対応は以下の6ステップを取ることでできます。各ステップについて解説を進めさせてください。
- 対応手順①：対応範囲を理解する
- 対応手順②：データの保存要件を理解する
- 対応手順③：帳票の棚卸をする
- 対応手順④：業務フローおよびシステム・ストレージを整備する
- 対応手順⑤：事務処理規程を整備する
- 対応手順⑥：社員教育を実施する
対応手順①：対応範囲を理解する
まず、電子帳簿保存法 電子取引要件対応が必要な文書について理解します。電子帳簿保存法は税法の一種ですので、対象書類は国税関係書類です。
国税関係書類とは請求書や注文書、検収書などモノや金の流れに関連する書類とされています。このような国税関係書類を例えば以下のような電子取引をして、授受した場合に保存対象になるのです。
- EDI取引サービスを利用したやり取り
- インターネットファックスサービスを利用したやり取り
- DocuSignなどクラウド電子契約サービスを利用したやり取り
- メール上に文書を添付してやり取り
- インターネットバンキングを経由したやり取り など
対応手順②：データの保存要件を理解する
次に電子帳簿保存法 電子取引要件に対応が必要なデータの保存要件を理解します。電子取引要件では大枠で以下の要件を満たす必要があるのです。
- 電子取引の要件①：真実性
- 電子取引の要件②：可視性
電子取引の要件①：真実性
真実性とは、文書データを授受してから改ざんされていないことを証明する要件です。電子帳簿保存法 電子取引要件では以下いずれかの手段によって、真実性を証明する必要があるとされています。
- タイムスタンプが付された後のデータ授受、または、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプをデータに付す
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
最も簡単で、より確実な方法はクラウド上でのタイムスタンプの付与です。したがって、クラウド上でタイムスタンプを付与可能なシステム選びが重要になります。
電子取引の要件②：可視性
可視性とは特定の文書データを見つけて提示できる要件です。電子帳簿保存法 電子取引要件では税務監査の際にダウンロードの求めに応じることができるのであれば、以下の主要三項目で検索できればよいとされています。
- 取引年月日
- 取引先名
- 取引金額
もし何かしらの理由でダウンロードの求めに応じることが難しい場合には、上記に加えて以下を実施できる必要があります。
- 範囲検索
- 複数条件検索
対応手順③：帳票の棚卸をする
対象データと要件を把握したら、電子帳簿保存法 電子取引要件対応が必要な文書データをExcel上などに一覧化する必要があります。一覧化した際には以下のような情報を帳票別に記載すると整理完了です。
現状の取り扱い
以下について把握しましょう。
- 授受方法（メール、紙、FAX、クラウドサービスなど）
- 保存方法（紙保存、システム上保存）
- 保存期間（7年？10年？）
今後の取り扱い予定
電子帳簿保存法に対応して電子保存した後、どのように各文書データを取り扱っていくのか整理しましょう。以下の観点で整理が必要です。
- 授受方法
- 保存期間
- 電子帳簿保存法対応開始時期 など
法対応の要件
今後、電子帳簿保存法 電子取引要件を満たして保存をする必要があると判断した文書に対して、どのように法要件を満たす想定なのか整理していきます。以下の軸で整理してください。
- 電子帳簿保存法の対応区分
- 可視性要件の満たし方（主要三項目は各帳票のどの項目から取得するか）
- 真実性要件の満たし方（3つある選択肢のうち、どの選択肢を利用して対応をするのか）
システム対応の要件
法対応の要件を整理すると、システム上で満たすべき要件が見えてきます。利用予定のシステム上で上記の法要件をどの機能を利用して満たしていくのか整理してください。
対応手順④：業務フローおよびシステム・ストレージを整備する
対応手順③で整理した法要件、システム要件を満たすようにシステムの導入、業務フローの整理を実施してください。この時ポイントは、効率性と対応期日のバランスを取ることです。
電子帳簿保存法対応を進めていくと、想定以上に日々の業務負荷が上がってしまう場合があります。
したがって、可能な限り効率化した運用を考えていく必要があるのですが、2023年12月までに対応を完了させる必要があるため、期日を意識した検討が重要です。
対応手順⑤：事務処理規程を整備する
法要件を整理していくと、いくつか作成が必要な規程類が出てきます。例えば、タイムスタンプを付与する場合には速やか（7営業日以内）または業務サイクル後速やか（2か月+7営業日以内）に実施する必要があります。
この時、業務サイクル後速やかにタイムスタンプを付与する場合には業務サイクルを定義した規程の作成が必要になるのです。
このように法要件の満たし方、選択の仕方次第で作成すべき規定類は変わりますので、法要件を整理し終わった後に自社で作成が必要な規定類を確認するようにしてください。
対応手順⑥：社員教育を実施する
一通りの業務フローの整理やシステムの導入・稼働が完了したら、社内向けに教育していく必要があります。
電子帳簿保存法対応をするにあたって、請求書や契約書などをどのようにクラウドサービス上などに保存をしていくのか、保存する際には文書上に何か入力する必要があるのかなどを説明します。
また、電子帳簿保存法対応として、新システムを導入しているのであれば、新システムの利用方法、利用可能ンな機能についてもデモを含めて説明会を実施すると順調に活用しやすいですので、ぜひ社員教育までを予定に組み込んでください。
まとめ タイムスタンプなど法対応管理が可能なシステムを導入しよう
電子帳簿保存法対応をするにあたって、最も簡単で確実な方法は電子帳簿保存法に対応したシステムを導入することです。
電子帳簿保存法に対応していると判断する一つの基準としてJIIMA認証がありますので、クラウドサービスなどシステム選定時にはJIIMA認証を取得しているかを確認する際には一つの参考指標としていただくとよいでしょう。
また、電子帳簿保存法対応のみならず、そもそもの業務を効率化する機能を搭載しているかもポイントです。ポイントを押さえたうえで、システム選定を実施してください。