「電子帳簿保存法における検索要件とは？」
「電子帳簿保存法の検索要件に対応するときに注意点はある？」
と疑問に感じていませんか。
電子帳簿保存法 電子取引要件対応をする際には、文書の保存要件の一つとして検索要件があります。
検索ができればよいといっても、そもそも文書上に検索値がない、検索できるシステムでないなど、いくつか問題が出る場合がありますので、検索要件の考え方について理解しておきましょう。
当記事では、電子帳簿保存法における検索要件、検索要件対応時のポイントをご紹介します。
電子帳簿保存法では可視性要件がある
電子帳簿保存法とは電子的に帳簿や書類を保存してもよいと認めた法律です。
そもそも電子帳簿保存法とは何か
国税庁により1998年に施行されてから、世間のペーパーレス化への要望を踏まえて後押しする形で改正を繰り返してきました。
また、2022年1月にも国税庁より改正法が施行され、電子帳簿保存法全体で要件緩和が目立った点が記憶に新しいです。
電子帳簿保存法は保存対象となる文書の種類に応じて保存要件が以下の通り定義されています。
- 国税関係帳簿データ（帳簿保存の要件区分）
- 決算関係書類など国税関係書類データ（書類保存の要件区分）
- 紙の電子化データ（スキャナ保存の要件区分）
- 電子的に相手方とやりとりした文書データ（電子取引保存の要件区分）
可視性要件の一つとして検索要件対応がある
改正後の電子帳簿保存法では、特定の文書を整然明瞭かつ、速やかに見つけることを求める「可視性」という要件があります。可視性を確保するために例えば以下のような要件が定義されているのです。
- 見読可能装置の備え付け
- 相互関連性
- 電子帳簿等に係るシステムの関係書類及び事務手続き等を明らかにした書類の備え付け など
- 検索性
上記の要件の一つとして検索要件があります。改正後の電子帳簿保存法における検索要件で求められる内容は上記で紹介した電子帳簿保存法の4つの保存要件区分それぞれで異なります。
したがって、電子保存を予定している文書に合わせて保存要件を確認する必要があるのです。どのように検索ができればよいか事前に確認をしておきましょう。
電子取引した文書の保存が義務化された
上記で紹介した電子帳簿保存法の4つの保存要件区分のうち、電子取引要件については対応が2022年1月改正以降、完全義務化されている点に注意が必要です。
したがって、まず確認するのであれば電子帳簿保存法 電子取引要件における検索要件の確保方法になるでしょう。
もし、電子帳簿保存法 電子取引要件における検索要件を確保せずに保存をしている旨を国税調査時に違反指摘された場合、ペナルティが課される場合も想定されますので、確実な対応が必要です。
電子帳簿保存法における検索要件とは？
では、電子帳簿保存法における検索要件とはどのような要件なのでしょうか。以下では、多くの企業が最初に取り組むであろう電子帳簿保存法 電子取引要件における検索要件をご紹介します。
主要3項目で検索できる必要がある
判定期間に係る基準期間の売上高が1,000万円以上の場合、電子帳簿保存法 電子取引要件における、検索要件では以下主要三項目で検索できる必要があります。
- 取引年月日
- 取引先名
- 取引金額
ただし、主要三項目のみの検索でよいとされるのは、国税調査時にダウンロードの求めに応じることが前提条件としてあります。
ただし、ダウンロードの求めに応じる際のデータ形式や並び順については、明確に国税庁より提示されているわけではない点に留意が必要です。
国税調査時に国税庁税務職員が確認できればどのようなフォーマットでもよいと案内されていますが、逆に言えば決まりがないからこそ、国税庁税務職員の求めに応じられない可能性もあります。
国税庁による、この点を懸念される企業については、主要三項目に加えて以下を検索できる必要がありますので注意が必要です。
- 範囲検索
- 複数条件検索
2024年1月以降は電子取引要件で検索要件が緩和される
2022年12月に国税庁より税制改正大綱が公表されています。国税庁により公表された税制改正大綱を参照すると2024年1月以降の電子帳簿保存法では以下の条件を満たせば検索要件が不要になることがわかっています。
- 売上高が5,000万円以下
- 電磁的記録の出力書面の提示、または、提出の求めに応じる
とはいえ、売上高が5,000万円以上であれば該当書類を検索して、書面出力する手間が発生しますので、結局は電子帳簿保存法 検索要件対応が必要になります。
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件でも同様の検索要件が求められる
2022年1月改正電子帳簿保存法 電子取引要件対応をした後に電子帳簿保存法 スキャナ保存要件対応を検討する企業が多いようです。
いざ電子帳簿保存法 スキャナ保存要件対応を開始しようとした際に、電子帳簿保存法 スキャナ保存は電子帳簿保存法 電子取引要件とは大きく要件が異なるため、多くの企業担当者が驚かれます。
しかし、検索要件については電子帳簿保存法 スキャナ保存要件でも電子帳簿保存法 電子取引要件でも違いはありません。したがって、電子取引要件と同様の考え方で整理し、システム選定すればよい点に留意ください。
検索要件における留意ポイント
電子帳簿保存法 電子取引要件における検索要件対応をする際によく疑問に感じる点について国税庁より公表されているQA情報を元に、FQAをまとめています。以下を参照して自社に最適な検索要件対応をご検討ください。
- 検索要件確保のポイント①：間接的に検索ができればよい
- 検索要件確保のポイント②：文書をPDFなどに変換して検索できてもよい
- 検索要件確保のポイント③：文書を分割して検索できてもよい
- 検索要件確保のポイント④：金額は税込・税抜きどちらでもよい
- 検索要件確保のポイント⑤：検索値がないものは空欄または0による検索でよい
検索要件確保のポイント①：間接的に検索ができればよい
電子帳簿保存法 電子取引要件における検索要件では、かならずしも主要三項目を直接的に検索できる必要はありません。
例えば、電子取引したファイル名に「①」のような番号を付与しておき、番号をキーとしたエクセル管理表上に日付など主要三項目を記載するようにして、検索ができてもよいです。
ただし、上記のような管理表を作成する場合というのは、ファイル数が限定的な比較的小規模やユーザーでないと運用負荷が高くなる点に注意が必要です。
請求書や契約書など、ある程度ファイル数の多い企業であると、ファイルに直接検索値を入れ込む手段を考える必要があるでしょう。
検索要件確保のポイント②：文書をPDFなどに変換して検索できてもよい
メール添付の見積書ファイルなどは、メールサーバー上で検索要件を満たすことが難しい場合が多いです。したがって、添付ファイルをダウンロードして他システム上に移動させて検索要件を満たそうと考える企業が多数かと思います。
しかし、移動先の文書管理システムではPDFのみを検索可能文書としている場合も少なくありません。
この時、電子帳簿保存法 電子取引要件では添付文書に含まれる取引情報が失われないのであれば、添付部署をPDF変換することが認められていますので、PDF変換することで対応するようにしてください。
検索要件確保のポイント③：文書を分割して検索できてもよい
電子帳簿保存法 電子取引要件における検索要件を満たす対象は、原本となる電子取引データです。電子取引データの中には一つのPDFファイルに複数取引がまとめて含まれるファイルもあります。
このような場合、PDFファイルを取引ごとにデータの同一性を保持したまま、データを分解することが認められています。
検索要件確保のポイント④：金額は税込・税抜きどちらでもよい
検索要件に利用する金額項目は税込・税抜き、いずれの金額でもよいとされています。基本的には帳簿の処理方式に合わせることが推奨されていますが、授受した電子文書に記載の金額を検索要件に利用するので問題ありません。
検索要件確保のポイント⑤：検索値がないものは空欄または0による検索でよい
単価契約のように取引金額が定められていない文書を電子的に授受した場合、0又は空白で検索ができれば、検索要件を満たすことが可能です。
検索ができなくてもよいわけではなく、あくまで0または空白で検索できる必要がある点に注意ください。
検索要件を満たす検索値の取得方法
主要三項目で検索するために検索値の取得に苦慮される場合が多いです。そこで、検索要件を満たすためによく利用される検索値の取得方法について具体例を交えてご紹介します。
- 方法①：OCR機能を利用する
- 方法②：ファイル名を利用する
方法①：OCR機能を利用する
OCRを利用することで文書上の文字をデータ化し、検索可能な状態にすることができます。主要三項目をデータ化することで電子帳簿保存法において求められる検索要件を満たすことが可能です。
ただし、OCRは人間が目で見て読めない文字については、同様に読めませんので識字率が100%になることはありません。したがって、OCR後に読み取り結果確認の業務が生じる点に留意ください。
方法②：ファイル名を利用する
特定の命名規則（例：取引年月日_取引先名_取引金額.pdfなど）でファイル名を付与し、ファイル名から検索値を取得して検索要件を満たす方法です。
利用するシステムの中にはファイル名に付与された各主要三項目の値を別個ファイル属性に持たせることを可能にしているシステムもあります。
この方法であれば、上位システムからファイル名付きでファイル生成が可能な送付分については検索要件を簡単に満たせられます。
受け取り帳票についても、ファイル名によって対応する場合にはOCRとの工数の兼ね合いを見てファイル名付与によって対応をするか検討をしてください。
まとめ 要件を確保して対象文書を保存するようにしよう
2022年1月の電子帳簿保存法の改正で電子取引要件、スキャナ保存要件など法要件全体で要件緩和が目立ちました。
とはいえ、引き続き検索要件を満たした保存が必要である点は変わりませんので、電子帳簿保存法の要件を満たせるようなシステムを利用して、確実に対応をできるようにしましょう。