「2022年1月改正の電子帳簿保存法対応の保存対象文書とは？」
「改正電子帳簿保存法対応でよくあるQAを確認したい」
と疑問に感じていませんか。
2022年1月に改正された電子帳簿保存法では電子取引した文書の電子保存を義務付けました。
したがって、電子帳簿保存法ではすべての企業、個人事業主に対応義務がありますが、対応するにしても不明点が多すぎて対応が難しいのが実情のようです。
そこで当記事では、電子帳簿保存法の概要から、電子帳簿保存法へのよくある疑問をQA形式で紹介をしていきます。
電子帳簿保存法 電子取引要件対応を2024年1月までに行う必要がある
1998年にペーパーレス化を推進する目的で電子帳簿保存法が施行されました。
電子的に帳簿や書類を保存することを認めた法律
電子帳簿保存法とは、電子的に帳簿や書類を保存してもよいと認めた法律です。保存対象の国税関係帳簿書類により以下4つの保存要件があります。
- 国税関係帳簿データ（帳簿保存の要件区分）
- 決算関係書類など国税関係書類データ（書類保存の要件区分）
- 紙の電子化データ（スキャナ保存の要件区分）
- 電子的に相手方とやりとりした文書データ（電子取引保存の要件区分）
電子帳簿保存法の各要件ごとに保存する際に求められる要件内容は大きく異なります。
したがって、今後電子保存を検討している国税関係帳簿書類がどの保存要件を満たして保存をしようとしているのか確認の上、対応方針を決めてください。
電子取引した文書は電子保存が義務化されている
2022年1月にも電子帳簿保存法は改正され、4つの保存要件すべてで要件緩和が目立ちました。したがって、国税関係帳簿書類の電子化が進めやすい状況が整っています。
一方で、改正電子帳簿保存法 電子取引要件では電子取引した文書の電子保存が義務化されています。
つまり、2022年1月改正以降は原則的にメールに添付した請求書やEDI経由でやりとりしたインターネットバンキングなどを必ず電子上で保存しなければならないとされたのです。
宥恕措置により2024年1月までに対応をすればよい
2022年1月の電子帳簿保存法 電子取引要件の改正で電子取引した文書の電子保存が義務化されたものの、2021年12月の時点で電子保存の義務化に対応ができた企業は非常に限られていました。
そこで、この電子帳簿保存法 電子取引要件の電子保存義務に対して、2年間の延期措置（宥恕措置）が公表されています。つまり、電子保存の義務化対応は遅くても2024年1月までに実施すればよいとされているのです。
2024年1月以降の対応方針についても2022年12月に公表された税制改正大綱上である程度明らかになってきてはいますが、確定した情報ではありませんので、確定情報を引き続き確認していく必要があるでしょう。
まずは2024年1月を目途に電子帳簿保存法 電子取引要件の電子保存義務化対応を進めていけばよいと考えています。
電子取引要件は大枠2つの要件を満たす必要がある
改正電子帳簿保存法 電子取引要件では大きく以下2つの要件を満たして保存をする必要があります。
- 電子帳簿保存法 電子取引要件①：真実性
- 電子帳簿保存法 電子取引要件②：可視性
電子帳簿保存法 電子取引要件①：真実性
改正電子帳簿保存法における真実性とは文書を授受してから改ざんがされていないことを証明する要件です。電子帳簿保存法 電子取引要件では以下3つのいずれかの方法を1つ選択して対応をすればよいとされています。
- タイムスタンプが付された後のデータ授受、または、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプをデータに付す
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
電子帳簿保存法 電子取引要件②：可視性
改正電子帳簿保存法における可視性とは、特定の文書を見つけ出し、整然かつ速やか、明瞭に映し出すことを求める要件です。可視性の中でも複数要件がありますが、最も対応難度が高い要件が検索性の要件です。
電子帳簿保存法 電子取引要件は税務監査時にダウンロードの求めに応じることができるのであれば、以下により検索ができればよいとしています。
- 取引年月日
- 取引先名
- 取引金額
ただし税務監査時にダウンロードの求めに応じることが難しい場合、加えて以下により検索ができる必要があります。
- 範囲検索
- 複数条件検索
2022年改正電子帳簿保存法 電子取引要件対応のよくあるQA
改正電子帳簿保存法 電子取引要件対応をする際によくある質問をQA形式でご紹介します。どのQAも実際に対応する際にはよくある疑問ですので、事前に確認をしておきましょう。
- QA①：病院やNPOなども対象になる？
- QA②：受け取った文書だけ保存すればよい？
- QA③：電子取引した文書は何年間保存が必要？
- QA④：インターネットバンキングも保存対象になる？
- QA⑤：見積書は確定したデータだけ保存すればよい？
- QA⑥：紙とメールの2つの方法で受け取った場合、どちらを保存すればよい？
- QA⑦：Excelなどで受領したデータをPDFに変換して保存してもよい？
QA①：病院やNPOなども対象になる？
A：はい、病院やNPOなどもすべて対象です。
改正電子帳簿保存法 電子取引要件で電子保存の義務が課されているのは、すべての法人と個人事業主です。
したがって、公益性の高い業種、例えば、病院やNPOであったとしても、電子取引した文書は要件を満たして電子保存をする義務があります。
ただし、紙の電子化、電子帳簿保存法 スキャナ保存要件など他の改正電子帳簿保存法要件については対応任意とされています。したがって、義務化されているのは改正電子帳簿保存法 電子取引要件である点に留意ください。
QA②：受け取った文書だけ保存すればよい？
A：いいえ、相手方に送付した文書も保存対象になります。
例えば以下のような電子取引経由で国税関係書類を授受した場合、すべて改正電子帳簿保存法 電子取引要件を満たした形式で保存が必要です。
- EDI経由で請求情報を授受する
- 電子契約サービス経由で契約情報を授受する
- インターネットFAX経由で請求情報を授受する
- メールに添付された請求書を授受する など
QA③：電子取引した文書は何年間保存が必要？
A：法人の場合、法人税法上で定められた期間、電子取引した文書の保存が必要です。
改正電子帳簿保存法 電子取引要件の保存対象となる文書は国税関係書類以外の書類（≒国税関係書類）です。したがって、改正電子帳簿保存法以外の各種税法に基づいて保存が必要になります。
その満たすべき他法律の一つして法人税法があります。法人税では国税関係書類に対して7年以上の保存を求めています。また、繰越欠損金を考慮するのであれば10年以上の保存が必要です。
加えて、確定申告書の提出期限翌日から保存期間の開始になる点に注意が必要です。つまり、青色申告法人の場合、事業年度の末日から2か月後が保存開始日である点に注意ください。
したがって、最大8年2か月、繰越欠損金を見込むのであれば最大11年2か月の保存が必要になります。
QA④：インターネットバンキングも保存対象になる？
A：はい、インターネットバンキングを利用した振り込み等も改正電子帳簿保存法 電子取引の保存対象です。
改正電子帳簿保存法上、インターネットバンキングを利用した振り込みなどで保存が必要なのは、金融機関の窓口で振込等を行った場合に受領した書面の記載事項が記載されたデータです。
ただし、振込依頼を受けた旨のみが画面出力される場合、その画面自体の保存は不要です。
QA⑤：見積書は確定したデータだけ保存すればよい？
A：いいえ、見積書はすべて保存対象です。
電子帳簿保存法 電子取引要件では、保存対象は最終確定したデータです。一方で、見積書は見積書を授受した各段階が最終確定した取引情報ですので、授受した見積書はすべて保存対象となっています。
とはいえ、見積書をすべて保存するとなると、実務上の負荷が高くなってしまいます。したがって、見積書をすべて保存するのであれば、効率的な保存体制を整備するなどの工夫が必要です。
QA⑥：紙とメールの2つの方法で受け取った場合、どちらを保存すればよい？
A：原則、紙の文書を原本として保存すればよいです。
同一の取引情報が記載されたPDF文書をメールで、紙文書を郵送で受け取るような場合もあります。この場合、原本となるどちらか一方のみを保存すればよいです。
基本的には原本は紙文書である場合が多いですが、事前の取り決めによってPDFファイルを原本とすることもできます。したがって、自社と相手方で都合の良い方を原本とするように調整をしておきましょう。
ただし、紙の原本を電子化して保存する場合には電子帳簿保存法 スキャナ保存要件への対応が必要である点に留意ください。電子取引要件とは要件が異なります。
QA⑦：Excelなどで受領したデータをPDFに変換して保存してもよい？
A：はい、Excelなどで受領した文書をPDFなどに変換して保存しても問題ありません。
電子取引を行った場合、取引情報を保存する必要がありますが、必ずしも取引情報そのものを保存しなければならないわけではありません。
取引内容が変更される恐れがなく、合理的な編集方法で保存されているのであれば問題ないとされています。したがって、ExcelなどのPDF変換やパスワード付きファイルをパスワード解除してから保存することも認められています。
まとめ 保存対象に迷ったら税理士などに質問しよう
電子帳簿保存法 電子取引要件への対応は義務です。したがって、2024年1月までに対応ができるように準備を進めましょう。とはいえ、電子帳簿保存法 電子取引要件対応で保存対象文書の見極めに困る場合が多々あります。
その場合には国税庁から公表されている一問一答や当記事などを参考にして疑問の解消に努めてください。
それでも解消ができなければ、企業の顧問税理士への質問や国税庁の問い合わせ窓口を利用するとより確実に解決ができますので、ぜひご活用ください。