「2022年1月に改正された電子帳簿保存法に罰則はあるのか？」
と疑問に感じていませんか。
2022年1月に改正された電子帳簿保存法では、法律全体で要件緩和が目立ちました。一方で、一部要件では厳格化された要件があるため、注意が必要です。
もし国税庁関係帳簿書類をデータ保存する際に電子帳簿保存法の保存要件を満たさない場合、青色申告の承認取り消しなどのリスクがありますので確実に対応をするようにしましょう。
当記事では、電子帳簿保存法の概要、想定される罰則について解説をします。
電子帳簿保存法では罰則を受ける場合がある。
電子帳簿保存法とは電子的に帳簿や書類を保存することを認めた法律です。
電子帳簿保存法とは何か
1998年にペーパーレス化を推進することを目的に施行されました。施行されて以降、改正を繰り返すことで、世の中のペーパーレス需要に応えています。
電子帳簿保存法は保存対象の国税関係帳簿書類の種類によって、以下4つの保存要件が定義されています。
- 国税関係帳簿データ（帳簿保存の要件区分）
- 決算関係書類など国税関係書類データ（書類保存の要件区分）
- 紙の電子化データ（スキャナ保存の要件区分）
- 電子的に相手方とやりとりした文書データ（電子取引保存の要件区分）
2022年1月以降、電子取引の電子保存が義務化されている
電子帳簿保存法は2022年1月にも改正法が施行され、電子帳簿保存法全体で保存要件が緩和されました。したがって、ペーパーレス化が推進しやすい状況が整ったともいえます。
一方で、電子帳簿保存法 電子取引要件では電子取引した取引情報のデータ保存を義務付けるようになりました。
つまり、2022年1月以降はメールに請求書などを添付して相手方とやり取りした場合、添付した請求書を必ずデータ保存をしなくてはいけません。
2022年1月以前までは、電子取引した文書を紙出力して保存することでも、電子帳簿保存法 電子取引要件対応をしていると税務上はみなされていました。（紙保存措置）
しかし、2022年1月以降はこの紙保存措置が廃止されている点が2022年1月の改正で最も大きなポイントになっています。
ただし、この電子保存の義務化については、対応期限が2024年1月まで延長されています。（宥恕措置）したがって、2024年1月までに対応をするように計画的に進めていきましょう。
電子保存対応ができていない場合は罰則を受ける場合もある
上記で紹介した電子帳簿保存法 電子取引要件における電子保存の義務化など、国税庁関係帳簿書類を電子保存する際に保存要件を満たして保存をしていない場合、青色申告の承認取り消しなどの罰則も想定されています。
したがって、罰則を受けないためにも、確実な対応が求められている点に注意が必要です。
電子帳簿保存法対応で想定される罰則
電子帳簿保存法に違反してデータ保存をしていた場合、罰則が科される可能性があります。可能性のある罰則は以下の通りです。
- 罰則①：青色申告の承認取り消し
- 罰則②：追徴課税や推計課税
- 罰則③会社法により過料が課されられる
罰則①：青色申告の承認取り消し
電子帳簿保存法の違反に限らず、保存対象である国税関係帳簿書類を適切に保存していない場合、青色申告の承認取り消される場合があります。
国税庁が公表している「法人の青色申告の承認の取消しについて（事務運営指針）」によると、具体的に青色申告の承認が取り消される場合は以下の通りです。
- 帳簿書類を提示しない場合における青色申告の承認の取消し
- 税務署長の指示に従わない場合における青色申告の承認の取消し
- 隠蔽又は仮装の場合等における青色申告の承認の取消し
- 無申告又は期限後申告の場合における青色申告の承認の取消し
- 相当の事情がある場合の個別的な取扱い
- 電子帳簿保存法の要件に従っていない場合における青色申告の承認の取消し
- 通算法人等に係る取扱いの適用
青色申告の承認が取り消された場合、税制的な優遇が受けられない点ももちろんデメリットですが、最大の懸念点はレピュテーションリスクです。
青色申告の承認が取り消されることで法人のレピュテーションに対して、懸念がつくことになります。適切に経営ができているのかと投資家や銀行などから疑義の目が向けられることになる点が最大のリスクといえるでしょう。
罰則②：追徴課税や推計課税
国税調査の結果、電子データに対して仮装・隠蔽が認められた場合、追徴課税35%に加えて重加算税10％を加えた45%が課される場合があります。
また、追徴課税は推計課税が課される場合もあるため、財務上の大きな出費になる場合がある点に注意が必要です。
推計課税は国税が推計して所得税や所得税を算出する課税方式です。したがって、国税の言い値にで課税額が決められてしまう側面もあるため、想定以上の課税額になってしまう場合もあります。
罰則③：会社法により過料が課されられる
電子帳簿保存法の保存要件に基づいて文書のデータ保存をしていない旨を指摘された場合、会社法第976条4項により100万円以下の過料を科されます。
四 この法律の規定に違反して、正当な理由がないのに、書類若しくは電磁的記録に記録された事項を法務省令で定める方法により表示したものの閲覧若しくは謄写又は書類の謄本若しくは抄本の交付、電磁的記録に記録された事項を電磁的方法により提供すること若しくはその事項を記載した書面の交付を拒んだとき。
以上のように電子帳簿保存法に違反したばかりに、会社法など他法律でも罰則が科されることがありますので、電子帳簿保存法対応は確実に対応するようにしてください。
電子帳簿保存法対応をしていなくても仕入税額控除は認められる
税務上、仕入税額控除を受けるためには一定の記載要件を満たした請求書等と帳簿の保存が必要です。もし請求書を電子的に受領した場合には、電子的に受領した請求書の保存に加えて以下を満たすことで仕入税額控除ができます。
- やむを得ない事情の理由
- 取引先の住所又は所在地
つまり、もし仮に電子的に授受した請求書を電子帳簿保存法の要件を満たして保存していなかったとしても、仕入税額控除自体はできるのです。
しかし、電子帳簿保存法上で、電子的に授受した請求書等について要件を満たした形式で保存していない場合、上述したように青色申告の承認取り消しのリスクがあります。
つまり、何も罰則を受けずに対応する場合には、電子的に授受した請求書は電子帳簿保存法に基づき保存する必要があります。
満たすべき電子取引の要件とは
2022年1月に改正された電子帳簿保存法の中で、対応が義務化されているのは電子取引要件です。したがって、まずは2024年1月を目途に電子帳簿保存法 電子取引要件に対応できるように準備を進めましょう。
電子帳簿保存法 電子取引要件では以下2つの要件を満たす必要があります。
- 電子帳簿保存法 電子取引要件①：可視性
- 電子帳簿保存法 電子取引要件②：真実性
電子帳簿保存法 電子取引要件①：可視性
電子帳簿保存法 電子取引要件における可視性とは、特定の文書データを整然かつ速やか明瞭に提示できるようにする要件です。
可視性の要件の中でも、いくつか要件があり、その中で最も対応が難しいのが検索性の要件です。
検索性の要件では、税務調査時にデータのダウンロードの求めに応じることができるのであれば、以下主要三項目による検索ができればよいとされています。
- 取引年月日
- 取引先名
- 取引金額
データに対するダウンロードの求めに応じることが難しいと想定される場合には、以下により検索ができるようにしてください。
- 複数条件検索
- 範囲検索
電子帳簿保存法 電子取引要件②：真実性
電子帳簿保存法 電子取引要件における真実性とは、文書データを授受した後に改ざんがされていないことを証明する要件です。真実性では以下3つの手段のうち、自社に都合のよい手段を1つ選択して実施すればよいとされています。
- タイムスタンプが付された後のデータ授受、または、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプをデータに付す
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
法人税法上の保存期間、データを保存する必要もある
電子帳簿保存法 電子取引要件の保存対象である国税関係書類以外の書類（≒国税関係書類）は電子帳簿保存法以外の各種税法に基づいたデータの保存が必要です。
その一つが法人税法です。法人税法では国税関係書類に対して、7年以上（繰越欠損金を考えるのであれば10年以上）のデータ保存を求めています。
また、保存期間の開始日は青色申告法人の場合、事業年度の末日から2か月後であるので、最長8年2か月以上（繰越欠損金を見込むのであれば11年2か月以上）の保存が必要です。長期間の保存が可能なシステムを選ぶようにしましょう。
紙の電子化は電子帳簿保存法 スキャナ保存要件が必要
紙で授受した国税関係書類は電子帳簿保存法 電子取引要件上、必ずしもデータ化して保存する必要はありません。もし、紙の国税関係書類を電子化して保存する場合には電子帳簿保存法 スキャナ保存要件を満たした保存が必要です。
2022年1月の電子帳簿保存法の改正でスキャナ保存要件は大きく要件緩和され、2024年1月の改正でも一般書類における相互関連性要件の廃止など、要件緩和が見込まれていますので、ペーパーレス化を見込みやすくなっています。
したがって、まずは電子帳簿保存法 電子取引要件対応を進め、ネクストアクションとして紙の電子化、電子帳簿保存法 スキャナ保存要件対応が見込みやすくなっています。
まとめ 改正法要件を満たして文書を保存しよう
2022年1月の改正電子帳簿保存法により、電子取引した国税関係書類以外の書類（≒国税関係書類）の電子保存が義務化されました。
もし、改正後の保存要件を満たして保存していない旨を税務調査時に指摘された場合、青色申告の承認取り消しなどの罰則が想定されているため、確実な対応が必要です。
最も小工数、かつ、確実に改正電子帳簿保存法に対応をする方法はJIIMA認証を取得したシステムなど、電子帳簿保存法対応のための機能を搭載したシステムを利用することです。
ぜひこの機会に改正電子帳簿保存法にも対応したシステムの導入検討をしてください。