「電子帳簿保存法 電子取引要件対応時に文書を紙保存してもよい？」
「紙保存してもよいのはいつまで？」
と疑問に感じていませんか。
2022年1月に改正された電子帳簿保存法により、電子取引要件で従来は認められていた紙保存措置が廃止されました。したがって、今後は電子的に授受した文書は必ず電子上で保存する必要があります。
ただし、2024年1月までは宥恕措置が適用されるため、当面の間は紙保存による電子帳簿保存法 電子取引要件対応が可能です。
当記事では、電子帳簿保存法 電子取引要件における紙保存措置がいつまで利用できるのか、電子帳簿保存法 電子取引要件とは何かについて解説をします。
2024年1月までは紙保存してOK
電子帳簿保存法 電子取引要件では、電子的に授受した文書を紙保存することでも対応することができます。ただし、紙保存措置は2024年1月までの期限付きである点に注意が必要です。この点について順を追って解説をします。
そもそも、電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは電子的に帳簿や書類を保存してもよいと認めた法律です。電子帳簿保存法は1998年に施行されて以降、世間のペーパーレス化を推進することを目的として改正が繰り返されてきた歴史があります。
電子帳簿保存法では保存対象となる文書の種類によって以下4つの保存要件があります。
- 国税関係帳簿データ（帳簿保存の要件区分）
- 決算関係書類など国税関係書類データ（書類保存の要件区分）
- 紙の電子化データ（スキャナ保存の要件区分）
- 電子的に相手方とやりとりした文書データ（電子取引保存の要件区分）
2022年1月以降、紙保存が廃止された
2022年1月にも電子帳簿保存法は改正法が施行されています。この電子帳簿保存法の改正によって、電子帳簿保存法全体で要件緩和が目立ちました。一方で、担保措置ともとれるような要件が追加されている点も特徴的です。
その担保措置が電子帳簿保存法 電子取引要件における紙保存措置の廃止です。従来までも、電子的に授受した文書は電子保存が原則でしたが、紙保存することでも電子帳簿保存法上は問題ないとされていました。
しかし、2022年1月の改正でこの紙保存措置が廃止されています。つまり、2022年1月以降は電子的に授受した文書は必ず要件を満たして電子保存が求められているのです。
もし、要件を満たさずに保存している旨を国税調査時に指摘された場合、青色申告の承認取り消しや仕入れ税額控除の取り消しなどのペナルティも国税庁より公表されていますので、確実な対応が必要です。
紙保存措置廃止が実施された背景
2022年1月より施行されている電子帳簿保存法 電子取引要件における紙保存措置廃止はなぜ実施されたのでしょうか。
昨今では実務における電子取引の比率が増加傾向にあり、伴って税務監査の対象となる帳票においても、電子取引を通じて授受した文書が増えています。
一方で、紙保存した文書と元々電子的に授受した文書の同一性が不十分であるため、紙保存措置を廃止するに至ったと財務省による説明があります。
たしかに、紙保存をしてしまうと電子文書と同一性を証明することは困難ですので、原本の改ざんを検知するのは難しいです。
したがって、原則通り電子的に授受した文書は紙保存ではなく、電子保存しなければならないということなのでしょう。
2024年1月までは紙保存してもOK
電子帳簿保存法 電子取引要件における紙保存措置廃止ですが、2021年12月の時点で対応ができる企業は少なかったようです。
そこで、改正法施行を控えた2021年12月に電子帳簿保存法 電子取引要件における紙保存措置廃止に対して2年間の宥恕（ゆうじょ）措置が公表されました。
”宥恕”と見慣れない言葉ですが、つまりは2024年1月までは従前と同じく紙保存措置により電子取引要件対応をしても認めるとされる措置です。
したがって、電子帳簿保存法の改正法自体は施行されているものの、電子帳簿保存法 電子取引要件における紙保存措置廃止のみ2024年1月から厳密に開始されますので、それまでに紙保存措置廃止に対応ができるように準備を進めるようにしてください。
2024年1月以降も条件を満たせば紙保存してOKな予定
2024年1月以降の紙保存措置廃止の予定について気になる方も多いのではないでしょうか。
2022年12月に公表された税制改正大綱上で、2024年1月以降の電子帳簿保存法 電子取引要件の改正予定も公表されており、その中で紙保存措置廃止についての予定も公表されています。
税制改正大綱によると、現状実施されている紙保存措置廃止への2年間の宥恕措置は当初の予定通り2024年1月までで廃止される予定です。代わりに新たな猶予措置が2024年1月より施行されるようです。
新たな猶予措置では期限未定として、以下の条件を満たすことで紙保存による電子帳簿保存法 電子取引要件対応を可能とします。
- 保存要件に従って保存ができなかった相当の理由があること
- 電磁的記録のダウンロードの求めに応じること
- 電磁的記録の出力書面の提示または提出ができること
ただし、現状、上記で紹介した”相当の理由”については、詳細が明らかになっていません。したがって、どのような企業が該当するのか不明な状況ですので、紙保存措置廃止が適用される想定で進めるとよいでしょう。
紙保存した帳票を再電子化できない点に注意
2024年1月までは少なくても紙保存措置による対応が認められているため、対応を予定する企業も多いかと思います。しかし、一度紙保存措置した文書は再度電子化をして原本を電子データとすることはできない点に注意が必要です。
つまり、一度紙保存した場合には、紙が原本となり紙の状態で法人税法上において求められる7年以上の保存をする必要があります。
将来的なペーパーレスを考えるのであれば、早期に電子取引した文書については電子保存に切り替えた方がよいでしょう。
電子帳簿保存法 電子取引要件とは？
紙保存措置が廃止された場合に、どのような要件で保存をすればよいのかと疑問に感じる方も多いです。以下では改正電子帳簿保存法 電子取引要件で満たすべき要件について解説をします。
電子帳簿保存法 電子取引要件の対象文書・取引
そもそも、電子帳簿保存法 電子取引要件で保存対象となる文書は電子的に授受した”国税関係書類以外の書類”です。
”国税関係書類以外の書類”と見慣れない表現をしていますが、税法上の定義都合でこのような表現をしていますので、基本的には国税関係書類と同等であると考えて大丈夫です。
電子取引に該当するのは例えば以下のような取引が該当します。
- メールに添付して請求書データのやり取り
- EDI上で請求データのやり取り
- インターネットFAX経由で請求書データのやり取り
- 専用の請求書配信アプリ上で請求書データのやり取り
- 経費購入したものに対する請求書データをECサイト上からダウンロード など
上記のような対象文書・取引に対して、電子帳簿保存法 電子取引要件では以下の要件を満たして保存する必要があります。
- 真実性
- 可視性
電子帳簿保存法 電子取引要件の真実性
真実性とは電子データを授受した後に改ざんされていないことを証明する要件です。改正電子帳簿保存法 電子取引要件では以下のいずれかの手段により真実性を確保できるとされています。
- タイムスタンプが付された後のデータ授受、または、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプをデータに付す
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
最も簡単に対応ができる方法はタイムスタンプの付与です。しかし、タイムスタンプを付与するためには追加で費用が発生する場合も少なくありません。
その点、事務処理規程による対応であれば初期費用は無料で対応ができますので検討が必要になる場合が多いです。
事務処理規程による対応でも、規程した運用の実施、レビュー、メンテナンスに工数がかかるためその点とタイムスタンプにかかる費用の比較になる場合が多いかと思います。
電子帳簿保存法 電子取引要件の可視性
可視性とは保存した電子データを検索・表示できるようにしておく要件です。可視性の中でもいくつか要件がありますが、その中でも最も対応に苦慮するのが検索性の要件です。
改正電子帳簿保存法 電子取引要件では以下の主要三項目による単一項目検索ができることを求めています。
- 取引年月日
- 取引先名
- 取引金額
ただし、主要三項目のみの検索でよいのは国税調査時にダウンロードの求めに応じることができる場合のみです。
したがって、国税調査時にダウンロードの求めに応じることが難しいと考える場合には加えて以下で検索ができる必要があります。
- 範囲検索
- 複数条件検索
7年以上の長期保存
電子帳簿保存法の対象書類は他税法に準拠した保存をする必要があります。その一つが法人税法です。
法人税法上で国税関係書類は7年以上、繰越欠損金がある場合には10年以上の保存をする必要があります。
また、保存期間の開始日が確定申告書の提出日の翌日であることを踏まえると、青色申告法人の場合、事業年度の末日から2か月後が保存開始日です。
以上を踏まえると最長で11年2か月間電子取引した文書データをシステム上で保存する必要が出てくるため、長期保存に対応可能なシステム選定が重要になるでしょう。
まとめ 電子帳簿保存法対応が可能なシステムを利用しよう
2022年1月に改正された電子帳簿保存法により電子取引要件において従前認められていた紙保存措置廃止が認められなくなりました。したがって、電子取引して授受した文書データは電子保存が義務化されています。
とはいえ、これまで紙保存で対応をしてきた企業にとっては、どのように電子帳簿保存法 電子取引要件を満たして文書を保存すればよいか迷う企業も多いのではないでしょうか。
最も簡単に電子帳簿保存法 電子取引要件対応をする方法はJIIMA認証取得など、電子帳簿保存法に公的に対応したシステムを利用することです。
判断に迷われるのであれば、まずは認証取得をしたシステム選定から始めてみてはいかがでしょうか。