「請求書の電子帳簿保存法対応はどうすればよい？」
「発行側の電子帳簿保存法対応は効率化できそう」
と疑問に感じていませんか。
2022年1月に改正された電子帳簿保存では、電子取引した文書の電子保存が義務化されました。したがって、請求書を電子的に授受した場合には、要件を満たした状況で請求書の電子保存が必要です。
当記事では発行側の請求書が満たすべき電子帳簿保存法の概要、具体的な要件、受領側の電子帳簿保存法の要件と発行側の要件の違いを解説します。
電子で発行・送付した請求書は保存要件を満たして保存が必要
電子帳簿保存法とは電子的に帳簿や書類を保存することを認めた法律です。
電子帳簿保存法とは
1998年に施行されてから企業のペーパーレス化を推進する目的で改正を繰り返してきているのが電子帳簿保存法です。
保存対象である国税関係帳簿書類の分類によって以下4つの保存要件があり、電子保存をする国税関係帳簿書類で満たすべき保存要件を判別して対応する必要があります。
- 国税関係帳簿データ（帳簿保存の要件区分）
- 決算関係書類など国税関係書類データ（書類保存の要件区分）
- 紙の電子化データ（スキャナ保存の要件区分）
- 電子的に相手方とやりとりした文書データ（電子取引保存の要件区分）
2024/1までに電子帳簿保存法対応をする必要がある
国税関係書類である請求書をメールに添付する、Webサイトからダウンロードするなどをした場合、電子取引に該当しますので電子取引要件に基づいた保存が必要です。
2022年1月以前までも、請求書を電子的に授受した場合には電子での保存が原則的に必要でした。
しかし、2022年1月の改正前までは電子的に授受した請求書を紙保存することでも、電子帳簿保存法 電子取引要件を満たして保存しているとみなされていたのです。（紙保存措置）
一方で、2022年1月の改正後はこの紙保存措置が廃止されるため、原則通り電子的に授受した請求書は電子での保存が義務化されています。
ただし、この紙保存措置の廃止については、2年間の猶予期間が設けられている（宥恕措置）ため、2024年1月までに請求書の電子帳簿保存法 電子取引要件対応をすればよいです。
インボイス制度が始まると発行側は請求書控えの保存が必要になる
2023年10月にはインボイス制度が施行されます。インボイス制度とは、適格請求書発行事業者が発行する適格請求書（通称、インボイス）を受領しなければ仕入税額控除ができないとされる税制上の制度です。
インボイス制度では請求書の発行側、受領側に対応が必要ないくつかの要件を課しています。その中で、発行側には適格請求書を発行した場合にその控えを保存しなければならないというものがあります。
もし、発行側が電子的に適格請求書を発行する場合、電子帳簿保存法上の電子取引に該当します。したがって、発行側は適格請求書の発行控えを電子帳簿保存法 電子取引要件に基づいて保存が必要です。
保存要件を満たして保存していないペナルティの可能性あり
税法上で仕入税額控除を受けるためには一定の記載事項が記載された請求書等と帳簿の保存が必要です。電子的に請求書を受領した場合、保存すべき紙面が存在しないため、請求書を電子で保存することになります。
この時、以下の要件を満たす場合には受領した請求書の保存委加えて、以下の事項を帳簿上に記載をすれば仕入税額控除を受けることができます。
- やむを得ない事情の理由
- 取引先の住所又は所在地
つまり、仕入税額控除ができることと、電子帳簿保存法の要件を満たして保存をしているかは別問題です。
しかし、電子的に授受した請求書を電子帳簿保存法の要件に基づいて保存していない場合、青色申告の承認取り消しなどのペナルティが課される場合があると国税庁より公表されていますので、注意ください。
つまり、ペナルティを受けず仕入税額控除を受けるためには電子的に授受した請求書を電子帳簿保存法 電子取引要件に基づいて保存する必要があるのです。
発行側が満たすべき電子帳簿保存法の要件
電子帳簿保存法 電子取引要件は電子的に受領する請求書だけでなく、発行側が作成する請求書に対しても順守が必要です。
電子取引要件を満たして保存する
発行側が保存する電子的に発行した請求書に対しては、電子帳簿保存法上、以下の要件を満たして保存する必要があります。
- 発行側が満たすべき要件①：真実性
- 発行側が満たすべき要件②：可視性
発行側が満たすべき要件①：真実性
真実性とは発行側が請求書を発行した後に改ざんされていないことを証明する要件です。電子帳簿保存法 電子取引要件では以下3つの手段から1つの手段を選択し対応ができることとされています。
- タイムスタンプが付された後のデータ授受、または、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプをデータに付す
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
発行側が満たすべき要件②：可視性
検索性とは発行側が電子取引した請求書を整然かつ明瞭、速やかに特定し提示する要件です。可視性を構成する要件はいくつかありますが、その中の一つの要件が検索性の要件です。
電子帳簿保存法 電子取引要件において発行側の請求書は以下の項目によって検索ができる必要があります。
- 請求年月日
- 取引先名
- 請求金額
※税務監査の際にダウンロードの求めに応じることができる場合は上記のみの検索でよいです。一方で求めに応じることが難しい場合には以下についても対応が必要です。
- 金額や日付に対する範囲検索
- 複数条件検索
保存元システムで対応することもできる
発行側のシステムから請求書を発行している場合、電子取引した文書PDFファイル自体ではなく、発行側のシステム データベース上でデータとして電子帳簿保存法 電子取引要件対応をすることもできます。
発行側が発行した請求書データの内容について変更されず、合理的な方法により編集された状態で保存されたデータベース上での保存でも電子帳簿保存法 電子取引要件対応は可能です。
ただし、この場合、発行側のシステム上で電子帳簿保存法 電子取引要件で求められる真実性、可視性を満たすことが必要です。
また、税務調査の際には発行側の事業者に対して、実際に相手方に提供したフォーマットの確認をされる場合がある点に注意が求められます。
詳細については、電子帳簿保存法 一問一答【電子取引関係】問40を参照ください。
問 40
自社が発行した請求書データの保存について、当該データに記載されている内容が事後的にわかるものであれば、データベースにおける保存でもよいでしょうか。
【回答】
発行した請求書データの内容について変更されるおそれがなく、合理的な方法により編集された状態で保存されたものであると認められるデータベースであれば問題ありません。
請求書は7年以上保存が必要
2023年10月のインボイス制度施行以降、発行側で適格請求書を発行した場合、その控えを保存する義務があります。発行側が電子的に適格請求書を発行するのであれば、送付した適格請求書自体を控えとして保存する必要があるのです。
電子帳簿保存法 電子取引要件で企業の保存対象となる文書は国税関係書類以外の書類（≒ 国税関係書類）は法人税法上で7年以上の保存が求められていますので、発行側が発行した請求書についても長期保存をする必要があります。
繰越欠損金を見込む場合には10年以上の保存が必要ですので、電子保存をする予定のシステム上で長期保存ができるのかが確認ポイントです。
受領側が満たすべき電子帳簿保存法の要件
発行側が電子的に送付した請求書は電子帳簿保存法 電子取引要件に基づいた保存が必要です。
発行側の保存要件と同一
一方で相手方から電子的に受領した請求書についても、発行側と同様に電子帳簿保存法 電子取引要件に基づいた保存が必要です。
この時受領した請求書についても、発行側と電子帳簿保存法 電子取引要件で求められる要件は同一です。
しかし、発行側は発行側システム上のデータベース上で電子帳簿保存法対応ができましたが、受領側では受領した請求書PDF自体を保存しなければならない点に差異があります。
受領した請求書の検索値をどのように付与するかがカギ
自社が発行側となり、発行した請求書であれば、上位システムから請求書発行時に主要三項目の検索値を付与するなど、電子帳簿保存法 電子取引要件で求められる検索性を満たすことは難しくありません。
しかし、受領した請求書については、検索値を小工数かつ確実にいかに付与するかがカギになります。
請求書上の主要三項目情報を読み取らせるのであればOCRの活用、ファイル名に主要三項目を一定の規則性で付与するのであれば手動対応などいくつか対応方法が考えられますので、ご検討ください。
紙の請求書を電子化するときはスキャナ保存要件対応が必要
2023年10月施行のインボイス制度や2024年1月開始の電子帳簿保存法 電子取引要件における紙保存措置の廃止によって、今後バックオフィスの業務が煩雑化していくことは間違いありません。
したがって、バックオフィスの業務効率化検討が必須です。業務効率化を検討する際に、まず出てくる案が紙請求書のペーパーレス化です。
この時に紙の請求書を電子化して保存する場合、電子帳簿保存法 スキャナ保存要件を満たして保管する必要がある点に注意ください。
電子帳簿保存法 電子取引要件とスキャナ保存要件では求められる保管要件が異なるため、異なる保管要件を把握した上で紙請求書のペーパーレス化を進めるとよいでしょう。
まとめ 発行側の請求書は元システムで対応するのがおすすめ
2023年10月のインボイス制度が施行されると紙・電子問わず、発行側で相手方に送付した適格請求書の保存が義務になります。
この時に電子的に相手方に送付していれば電子帳簿保存法 電子取引要件を満たした状態での保存が求められるため、適切に保存ができるように準備を進めてください。
発行側と同様に請求書の受領側でも電子帳簿保存法 電子取引要件対応は必要ですので、発行側と受領側の両側面から電子帳簿保存法への対応方針を決めていく必要があります。
一方で2024年1月までに対応が必要ですので、発行側・受領側問わず早期に対応を完了させるように計画を立てるとよいです。