「インボイス制度対応をする時に電子帳簿保存法対応は必要？」
「電子帳簿保存法とインボイス制度の関係性は？」
と疑問に感じていませんか。
2024年10月に施行予定のインボイス制度は施行されることでバックオフィスの業務負担が大きく増えると予想されています。
負担を減らすために効率化（=請求書の電子化）を検討する場合が多いかと思いますが、その場合に請求書の電子帳簿保存法対応の検討もする必要がある点に注意が必要です。
当記事では、インボイス制度とは何か、電子帳簿保存法とは何か、インボイス制度と電子帳簿保存法の関連性とは何かについて解説をします。
インボイス制度とは何か
インボイス制度と電子帳簿保存法は同じセミナー上で解説されることも多いですが、全く異なる法律です。では、どのように違いのある法律であるのか順を追って解説していきます。
2023年10月から開始される消費税の仕入れ税額控除を受けるための仕組み
インボイス制度とは正式名称を適格請求書等保存方式といいます。2023年10月に施行予定です。
インボイス制度施行後には、国が認定した適格請求書発行事業者が一定の記載要件を満たして発行した適格請求書を仕入側は受領しなければ、消費税の仕入れ税額控除が受けられません。
つまり、免税事業者（課税期間の基準期間における売上が1,000万円以下の事業者）では適格請求書を発行することはできません。
また、適格請求書を保存しなければ仕入税額控除ができないのは仕入側だけでなく、販売側も適格請求書の写しを保存しなければ仕入税額控除ができない点に注意が必要です。
インボイス制度による事業への影響
インボイス制度に登録して適格請求書発行事業者になるかは、各事業者の任意です。
適格請求書発行事業者にならず、免税事業者のままであれば消費税分だけ益税を得られるため、免税事業者のままでいる方がメリットに富むように見えます。
しかし、適格請求書発行事業者にならなければ以下のようなリスクに直面するため、インボイス制度施行後、多くの事業者は適格請求書発行事業者に転換することが予想されているのです。
取引を継続しない
仕入先からすれば、適格請求書を発行できない免税事業者が取引先にいる場合、その分だけ消費税の仕入れ税額控除ができず、損をすることになります。
したがって、特殊な技能などを持っていなければ取引を継続せず、適格請求書発行事業者である他事業者に乗り換える可能性があるのです。
新規取引先が見つからない
同様の理由で免税事業者が新規で取引先を見つけようと考えても、インボイス制度施行前と比較して、見つかりづらいことが予想されています。
電子帳簿保存法とは何か
電子帳簿保存法とは税法上の帳簿や書類を電子的に保存してもよいと認めた法律です。
電子的に帳簿や書類を保存してもよいと認めた法律
電子帳簿保存法は1998年に成立し、現在に至るまで数度の改正を繰り返してきている法律です。電子帳簿保存法は2022年1月にも改正法が施行され、法律全体で要件緩和がされています。
電子帳簿保存法は保存対象となる国税関係帳簿書類の種類によって保存要件を4つに分けて定義している点が特徴的です。電子帳簿保存法は国税関係書類を多数扱う経理業務DXを考えるうえで、避けて通ることが難しい法律となっています。
2022年1月の改正で電子取引した文書は電子保存が義務化されている
2022年1月の改正により、電子帳簿保存法 電子取引要件において、電子取引した文書の電子保存義務化が実施されています。
従前の電子帳簿保存法 電子取引要件でも、電子取引した文書は電子保存が原則でしたが紙保存による対応が認められていました。しかし、2022年1月の改正でこの紙保存措置が廃止され、原則的に電子保存が必要になったのです。
電子帳簿保存法 電子取引要件では大枠で2つの要件を満たす必要がある
電子帳簿保存法 電子取引要件では保存時に以下2つの要件を満たして保存することを求めています。
- 真実性
- 可視性
真実性とは、文書を授受した後に改ざんされていないことを証明する要件です。電子帳簿保存法 電子取引要件ではタイムスタンプ付与など3つの手段のうち1つの手段を選択して対応すればよいとされています。
3つの選択肢のうち、どの方法を選択するかは運用上の負担の大きさやコスト負担が比較ポイントになるでしょう。
可視性とは、保存した電子データを検索・表示できるようにしておく要件です。電子帳簿保存法 電子取引要件では、税務監査時にダウンロードの求めに応じることができるのであれば以下の主要三項目で検索ができればよいとされています。
- 取引年月日
- 取引先名
- 取引金額
以上の2つの要件を満たして保存する必要があるのが、電子帳簿保存法 電子取引要件です。
2024年1月から電子保存が義務化される
この電子帳簿保存法 電子取引要件における電子保存の義務化対応については、2年間の猶予期間が設けられていますので、遅くても2024年1月までに対応をすれば大丈夫です。
2024年1月以降の猶予期間についてですが、現状不明確であるため当記事では触れません。
2022年12月に公表された税制改正大綱上で2024年1月以降の電子帳簿保存法における改正予定も公表されていますが、まだ未確定の情報であるためです。確報については後日公表される情報をご確認ください。
インボイス制度を効率的に対応しようとすると電子帳簿保存法対応が必要
インボイス制度と電子帳簿保存法は違いの大きい法律であるとご理解いただけたと思います。では、この二つの法律がどのように関係するのかについて解説をします。
インボイス制度に対応すると実務上の負荷が増える
2023年10月にインボイス制度が施行されるとバックオフィスの業務負荷が非常に増えると予想されています。なぜなら、インボイス制度が施行後、以下のような業務が適格請求書を受け取る仕入側で発生するからです。
- 受領した適格請求書が適格請求書発行事業者によって発行されたか確認するために、適格請求書上の事業者番号を国税庁HP上の番号と突合
- 受領した適格請求書が適格請求書としての記載要件を満たしているか、複数書類含めて検証 など
インボイス制度対応を効率化するために請求書の電子化をする企業が大半
上述のようにインボイス制度が施行されるとバックオフィスの業務負荷があがるため、各企業では請求業務の効率化検討を進めています。
インボイス制度による負担増加に対する効率化検討で多くの場合に選択肢に入るのが、請求業務の電子化です。例えば以下のような施策がよくある例です。
- 手書き請求書を止め、請求システム上から自動生成される請求書を相手方にメールで送付する。
- 請求書を送付時にメールによる送付を止め、Web配信システムを利用して請求書の配信業務を効率化する。 など
請求書を電子的にやり取りすれば電子帳簿保存法に基づいた保存が必要
上述のように請求業務を電子化した場合、相手方と適格請求書を電子的にやり取りしたことになる場合が多いかと思います。この場合、各取引でやり取りした適格請求書を電子帳簿保存法 電子取引要件に基づいた形式で保存が必要です。
もし、電子帳簿保存法 電子取引要件を満たさずに保存をしている旨を国税庁に指摘された場合、仕入税額控除が認められない、青色申告の承認取り消しになるなどのリスクがあると国税庁より公表されていますので注意しましょう。
つまり、インボイス制度対応を効率化しようと考えると、必然的に請求業務の電子化が必要で、電子化をするためには電子帳簿保存法対応が必要になるという構図になっているのです。
インボイス制度対応と電子帳簿保存法対応は一つのセットとして、対応スケジュールを検討するとスムーズになります。
将来的にはPeppolを活用すると効率化が可能
インボイス制度対応に対して、将来的には電子インボイス（デジタルインボイス）を活用すると大きく効率化できると期待されています。電子インボイスとは何か解説をします。
電子インボイスPeppolとは
電子インボイスとは請求書を電子データで交付する仕組みのことです。日本では標準仕様としてPeppolが採用されています。
Peppolでは、請求書データを標準的にやり取りするための文書仕様、ネットワーク、運用ルールが定義されているため、利用者は同一の仕様でシステムを活用できるのです。
つまり、請求書データに対してエンドユーザーは売り手のシステムから買い手システムまで人手を介在させずに直接データを連携可能です。
また、インボイス制度の要件を満たすようにPeppol自体が設計されているため、Peppol対応のシステムを活用するユーザー同士であれば、効率的にインボイス制度対応をすることが可能になっています。
Peppolを利用するにしても電子帳簿保存法対応が必要
Peppolを利用する場合、電子取引に該当しますので、電子帳簿保存法 電子取引要件に応じた保存が必要になります。
とはいえ、Peppol上には電子取引要件対応に必要な検索項目についても仕様上含まれていますので、問題はやり取りしたデータに対してどのように真実性を確保し、長期保存するかになるでしょう。
まとめ 適格請求書等保存方式の概要を理解して効率よく対応しよう
電子帳簿保存法とインボイス制度は別の法律ですが、実務上は関係性の深い法律です。
したがって、電子帳簿保存法、インボイス制度への対応方針を決定する際には、関係性の深い各法律の影響範囲を理解の上で対応スケジュールを立てる必要があります。
2023年7月ごろまでを目安に電子帳簿保存法 電子取引要件対応、2023年10月をめどにインボイス制度対応、2024年1月以降の要件緩和される予定の電子帳簿保存法 スキャナ保存対応を予定している企業が多いようですので参考にするとよいかもしれません。
いずれにしろ、電子帳簿保存法やインボイス制度など法対応をスムーズに進めるためには、電子帳簿保存法、インボイス制度に対応したシステムの利用が近道です。
ぜひ電子帳簿保存法やインボイス制度対応をしたシステム・ソフトの導入をご検討ください。