電子帳簿保存法対応のためにシステムを新規導入しない場合の対応方法とは？

2023年6月27日

【2022年改正】電子帳簿保存法対応に新システムを導入しない場合を解説

「電子帳簿保存法対応時にシステムを新規導入しない場合の対応方法を知りたい」

と疑問に感じていませんか。

2022年1月に改正された電子帳簿保存法により電子取引した文書はデータ保存が義務化されました。また、データ保存する際には電子帳簿保存法電子取引要件を満たした形式での保存が必要です。

一見すると電子帳簿保存法電子取引要件対応には新システムの導入が必要に感じられますが、そうではありません。新システムを導入しない場合でも電子帳簿保存法に対応が可能ですので対応方法を理解しておきましょう。

当記事では新規にシステム導入しない場合でも電子帳簿保存法電子取引要件対応ができる旨、電子取引要件における各要件への対応方針について解説します。

システムを新規導入しない場合でも電子帳簿保存法対応は可能

2022年1月に改正された電子帳簿保存法電子取引要件への対応について順を追って解説をします。

そもそも電子帳簿保存法とは何か

電子帳簿保存法とは読んで字のごとく、電子的に帳簿や書類を保存してもよいと認めた税法上の法律です。1998年に施行されてから、世間のペーパーレス化を後押しすべく改正が繰り返されてきた歴史のある法律といえます。

2022年1月にも電子帳簿保存法では改正法が施行され、電子帳簿保存法全体で要件緩和された一方で、電子帳簿保存法電子取引要件においては電子的に授受したデータはデータ保存が義務化されたことで話題になりました。

改正電子帳簿保存法では、保存対象となるデータの種類に応じて以下4つの保存要件区分があります。

国税関係帳簿データ（帳簿保存の要件区分）
決算関係書類など国税関係書類データ（書類保存の要件区分）
紙の電子化データ（スキャナ保存の要件区分）
電子的に相手方とやりとりした文書データ（電子取引保存の要件区分）

電子的に授受した文書は電子保存が義務化されている

上述でも紹介した通り、2022年1月の電子帳簿保存法の改正により電子取引要件では電子的にやり取りしたデータについてはデータ保存を義務付けています。

しかし、2022年1月の時点でデータ保存の義務化に対応ができる企業や個人事業主が少なかったことから、データ保存の義務化に対して2年間の猶予期間を設けているのです。

したがって、遅くても2023年12月までにデータ保存対応をすればよいとされています。

もし、2024年1月以降、電子帳簿保存法の要件を満たさずに保存している旨を国税調査時に指摘された場合、青色申告の承認取り消しのリスクもありますので確実に対応をしましょう。

2024年1月以降は猶予措置が実施される見込み

ここで気になるのが2024年1月以降のデータ保存の義務化に対する対応方針です。2022年12月に税制改正大綱上で電子帳簿保存法電子取引要件に対する2024年1月以降の対応方針が公表されています。

この税制改正大綱の情報によれば、2024年1月以降は以下の要件を満たせば、書面とデータの並行保存をすることで対応が可能とのことでした。

保存要件に従って保存ができなかった相当の理由があること
電磁的記録のダウンロードの求めに応じること
電磁的記録の出力書面の提示または提出ができること

しかし、実務上で紙と電子の並行保存をするとなると業務負荷の高さが懸念されます。そこで多くの企業、個人事業主は電子取引要件対応をする方向に流れると予想されているのです。

電子取引要件に対して新規にシステムを導入しない場合の対応方針

では、2023年12月までに電子帳簿保存法電子取引要件対応におけるデータ保存の義務化に対応していけばよいのでしょうか。以下では新規にシステムを導入しない場合を想定して解説をしていきます。

対応が必要な文書範囲

改正後の電子帳簿保存法電子取引要件でデータ保存が必要な文書データの幅は広いです。

対応が必要な文書

まず、電子帳簿保存法電子取引要件の保存対象となる文書は国税関係書類（厳密には国税関係書類以外の書類）です。したがって、例えば以下のような文書をデータとして相手方とやり取りした場合、保存対象となります。

請求書
契約書
納品書
見積書
検収書
インターネットバンキング　など

対応が必要な取引対象

上記のような国税関係書類に対して、例えば以下のような方法で相手方とデータをやり取りした場合、電子帳簿保存法電子取引要件における保存対象データとなります。

メールに添付した請求書データ
紙を電子化して相手方にインターネットファックスで送付した見積書
EDI経由でやり取りをする納品情報データ
電子契約サービス経由で受信した電子契約
インターネットバンキング上の取引データ　など

想定以上に対応範囲が広いなと考える方も多いのではないでしょうか。実際に非常に対応範囲が広いですので、早期に対応方針を検討して対応を進めるとよいでしょう。

真実性への対応方針

真実性とは「文書を授受してから改ざんされていないこと」を証明する要件です。真実性の要件についても、新規にシステムを導入しない場合の対応方法があります。

真実性を満たす3つの手段

電子帳簿保存法電子取引要件における真実性を満たす手段は以下3つのいずれかを実施すればよいとされています。

タイムスタンプが付された後のデータ授受、または、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプをデータに付す
データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け

電子帳簿保存法内の要件で比較的、最も簡単に小工数で対応可能な方法がタイムスタンプを付与です。しかし、タイムススタンプを新規で導入するにはコストがかかるので懸念されることもしばしばあります。

そこで、新規にシステムを導入しないで済む方法が事務処理規程作成による真実性の確保手段です。この方法であれば初期コストは0円で押させることができます。

事務処理規程であればシステム導入せずに真実性を満たせられる

訂正削除の防止に関する事務処理規程を作成すれば真実性を証明できるものの、いくつか注意点があります。

まず、事務処理規程を作成する場合、規程した運用を実際に運用する必要がある点がポイントです。多くの事務処理規程では、訂正削除をする際に訂正削除申請書を管理者に提出し、承認を受けてから訂正削除することになるかと思います。

訂正削除が発生する頻度にもよりますが、この管理者による承認のある運用を実施するのは負荷が高いです。

また、規程の内容を変更する場合には、社内で場合によっては役員レビューを受ける必要がある場合が多い点に注意が必要です。規程を変更する場合に大きな負荷が伴います。

以上のような注意点を踏まえたうえで事務処理規程による真実性確保をするかご検討ください。

可視性への対応方針

電子帳簿保存法電子取引要件における可視性対応へのポイントをご紹介します。

可視性要件

電子帳簿保存法電子取引要件における可視性を構成する要素は複数ありますが、そのうちの一つの要素として検索性があります。この電子帳簿保存法電子取引要件における検索性では以下三項目による検索が最低限必要です。

取引先名
取引日
取引金額

ただし、国税調査時に税務官からのダウンロードの求めに応じることができない場合は追加で以下の条件で検索ができる必要があります。

複数条件検索
範囲検索

国税庁からの公表ではダウンロードの求めについて、具体的にどのようなフォーマットで要求されるか明示はされていないため、安全策を取るのであれば、上記2つでの検索もできた方がよいです。

索引簿を作成すればシステムを導入せずに検索性を満たせられる

上記の可視性を満たすために検索機能が求められますが、すでに手元に持っているシステムでは対応が難しい、新規で導入をしなければと考える企業も多いです。

しかし、中小企業や個人事業主のような日々扱う帳票量が少ない企業であれば、新規にシステムを導入しない場合でも対応ができることがあります。電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問15を参照すると以下の記載があります。

問15 妻と２人で事業を営んでいる個人事業主です。取引の相手方から電子メールにＰＤＦの請求書が添付されて送付されてきました。一般的なパソコンを使用しており、プリンタも持っていますが、特別な請求書等保存ソフトは使用していません。どのように保存しておけばよいですか。
【回答】
例えば、以下のような方法で保存すれば要件を満たしていることとなります。
１請求書データ（ＰＤＦ）のファイル名に、規則性をもって内容を表示する。
例） 2022年（令和４年）10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書
⇒「20221031_㈱国税商事_110000」
２「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する。
３【問28】に記載の規程を作成し備え付ける。
※ 税務調査の際に、税務職員からダウンロードの求めがあった場合には、上記のデータについて提出してください。

つまり、上記の電子帳簿保存法一問一答を見る限り、索引簿を作成して、直接的ではなく、間接的にでも対象帳票を検索ができれば電子帳簿保存法電子取引の要件上は問題がないことがわかります。

ただし、【回答】の（2）に記載があるようにこの方法を取る場合、取引先や月別にフォルダーを整理して帳票を格納していく必要があるので、この方法帳票量が比較的少ない中小企業や個人事業主向けの対応方法である点に注意ください。