「電子帳簿保存法対応時、検索値の付け方に悩んでいる」
「PDFのファイル名リネームを効率化する方法はないか」
と疑問に感じていませんか。
2022年1月に電子帳簿保存法が改正され電子取引した取引情報の電子保存が義務化されました。それに伴い、文書ファイルの検索性確保をする必要がありますが、各企業で検索値の付与方法に苦慮しているようです。
当記事では、電子帳簿保存法 電子取引要件における検索性とは何か、電子帳簿保存法 取引要件における検索性要件を効率化する方法、ファイル名のリネームを効率化する方法について解説をします。
2022年1月の電子帳簿保存法改正で電子取引した文書の保存義務が盛り込まれた
電子帳簿保存法とは電子的に国税関係帳簿書類を保存してもよいと認めた法律です。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法は1998年にペーパーレス化を推進する目的で施行され、世の中のペーパーレス化を後押しする形式で改正を繰り返してきています。
電子帳簿保存法の保存対象である国税関係帳簿書類の種類によって以下4つの保存要件があり、各保存要件を満たした形式での保存が必要です。
- 国税関係帳簿データ（帳簿保存の要件区分）
- 決算関係書類など国税関係書類データ（書類保存の要件区分）
- 紙の電子化データ（スキャナ保存の要件区分）
- 電子的に相手方とやりとりした文書データ（電子取引保存の要件区分）
電子保存の義務化とは
2022年1月に電子帳簿保存法は改正され、電子帳簿保存法全体で要件緩和が実施されました。一方で電子帳簿保存法 電子取引要件では紙保存措置廃止が実施され、電子取引した取引情報の電子保存が義務付けされています。
2022月1月以前までも基本的に電子取引した取引情報は電子保存が原則でした。しかし、紙に印刷して保存することでも電子取引要件を満たしているとみなされていたのです。
しかし、2022年1月以降はこの紙保存措置が廃止され、電子取引した取引情報はデータとして保存しなければならないと、義務化されています。
電子取引要件における可視性・検索性要件とは
電子帳簿保存法 電子取引要件では大きく以下2つの要件を満たして保存する必要があります。
- 真実性
- 可視性
満たすべき2つの要件
真実性とは、取引情報を授受してから改ざんをされていないことを証明する要件です。電子帳簿保存法 電子取引要件ではタイムスタンプを付与するなどいくつかある手段の中から一つを選択して対応ができるとされています。
一方で可視性とは、取引情報を整然かつ明瞭、速やかに提示する要件です。可視性を構成する要件はいくつかありますが、そのうちの一つとして検索性の要件があります。
検索性の要件では以下により検索ができる必要があるとされています。
- 取引年月日、取引先名、取引金額
- 日付、または金額の範囲検索
- 日付、金額、取引先名における複数条件検索
※税務監査時にダウンロードの求めに応じることができるのであれば、2.3の要件への対応は不要
検索性への要件対応はファイル名により検索ができてもよい
電子帳簿保存法では、必ずしもファイルの属性情報を利用して検索できなくてもよいとされています。
例えば、Excelで索引簿を作成して、ファイル名と相互関連性を持たせて管理する、PDFのファイル名にAAA_BBB_CCC.pdfのような一定の命名ルールを持たせて検索可能にするなどの方法があります。
したがって、自社で扱う文書量を加味しつつ、検索性への対応方針を決めてください。
検索性要件を効率的に対応する方法
電子帳簿保存法 電子取引要件対応をする際に、各ファイルを検索可能な状態にするために高い負荷がかかってしまう場合があります。したがって、可能な限り小工数で検索性要件を満たす方法を検討する必要があるのです。
電子帳簿保存法 電子取引要件における検索性を満たすために効率的な方法は以下の通りです。
- 方法①：OCRを利用する
- 方法②：APIを利用してファイルに検索値を持たせる
- 方法③：ファイル名に命名ルールを持たせ検索値を持たせる
方法①：OCRを利用する
OCRを利用してPDFファイル上の文字をデータ化し、検索可能な状態にする方法です。
OCRの中にも、読み取れる文字すべてをデータ化するタイプと、事前に定義した範囲のみを検索するタイプがありますが、後者のタイプを利用すれば、検索値の取得ができます。
ただし、OCRを利用する場合、人間が読んでも読めない字は読めず、誤って読み取ってしまうリスクがあります。したがって、OCR後は読み取り結果の確認・検証が必要になる点に留意が必要です。
方法②：APIを利用してPDFファイルに検索値を持たせる
上位システムから出力した文書ファイルに主要三項目の情報をプロパティとして付与させ、検索値として利用する方法です。
この方法であれば、自社で発行した帳票であれば、工数をかけることなく電子帳簿保存法 電子取引要件対応で求められる主要三項目により検索できるようにできます。
ただし、上位システムの改修が必要になることに加えて、プロパティ情報を検索可能な文書管理ツール上などにファイルを保存する必要がある点に注意が必要です。
方法③：ファイル名に命名ルールを持たせ検索値を持たせる
電子帳簿保存法 電子取引要件で必要な検索値を取得する最も簡単な方法はファイル名に主要三項目を一定の規則性で付与することです。例えば以下のようなファイル名を想定しています。
- 取引年月日_取引先名_取引金額.pdf
ただし、この方法を取る場合、ファイル名の変更ミスが多い点やファイル名を都度変更するときに工数を要する点に注意が必要です。
ファイル名の変更を効率的に対応する方法
電子帳簿保存法 電子取引要件の検索性を満たす際に、相対的に確実で安価な方法はファイル名の変更によって対応する方法です。
ファイル名を変更する際の課題
ファイル名を変更する方法がよいといっても、以下のような課題があるため、ファイル名の変更作業もひと工夫が必要です。
- 取引先名などファイル名に付与した値に表記ゆれが発生する
- ファイル名変更時の工数負荷が高い
特に表記ゆれの問題を解消できなければ、税務監査時の速やかな検索を妨げる原因ともなりえますので、特に解消が必要な課題といえます。
方法①：ワークフローシステム上から必要項目を入力する運用にする
ワークフローシステムに添付した文書を保存する仕組みを取ることができる場合、ファイル名変更時の工数負荷を下げつつ、表記ゆれ問題を下げることができる場合があります。
ワークフローシステムを利用すれば、システム上に入力規則や入力候補を設定できるためです。
電子帳簿保存法 スキャナ保存対応時に満たす必要のある相互関連性要件（帳票と帳簿を紐づける要件）を満たす際にもワークフローシステムを利用するとワークフローIDなどで容易に要件を満たせますので、利用がおすすめです。
とはいえ、ワークフローシステム導入には安くはないコストがかかりますので、電子帳簿保存法対応以外の業務用途も加味の上、費用対効果を見込めれば導入するようにしてください。
方法②：ファイル名変更アプリを活用する
電子帳簿保存法 電子取引要件の検索性要件におけるファイル名変更の課題を解消すべく市場にはファイル名変更用のアプリが提供されています。
アプリ①：命名くん
株式会社アイ・オー・データ機器が提供する「命名くん」を利用すれば、一定期間無料でファイル名の変更を実施できます。
「命名くん」では、入力規則や入力候補を設定できますので、ファイル名変更にかかる工数を減らし、表記ゆれ問題の解消を見込むことが可能です。
アプリ②：PowerRename
PowerRenameはMicrosoft社が提供するユーティリティ「Power toys」の機能のひとつです。Microsoftストアから無料でダウンロードできます。
「命名くん」ほど電子帳簿保存法に対応するための機能が充足しているわけではありませんが、ファイルサーバー上のファイル名を一括置換するときなど、ファイル名変更にかかる工数負荷を下げる意味では有用なアプリです。
Microsoftユーザーであればだれでも利用ができますので、その意味では「命名くん」よりも利用がしやすいかもしれません。
電子帳簿保存法対応をするなら専用システムを利用した方が効率的
電子帳簿保存法 電子取引要件対応の検索性要件のために、専用アプリをインストールするなど工夫が必要になります。
とはいえ、電子帳簿保存法の要件は検索性要件だけではありません。したがって、検索性要件以外の真実性要件などについても同様に対応方法を検討する必要があるのです。
各要件に対する効率的な方法を検討してもよいですが、実務上中々そこまで検討に時間をかけることができる方も少ないのではないでしょうか。
したがって、最も小工数でかつ、効率的な電子帳簿保存法対応を目指すのであれば、電子帳簿保存法に対応した文書管理ツールなどの導入をおすすめしています。
電子帳簿保存法に対応している一つの目安として公的機関が認証しているJIIMA認証を取得しているかがあります。ぜひJIIMA認証を一つの指標として電子帳簿保存法対応システムをご検討ください。
まとめ ファイル名付与など効率的な電子帳簿保存法対応を検討しよう
電子帳簿保存法 電子取引要件における検索性要件対応のために、最もよくある対応方法はファイル名の変更による対応です。
しかし、ファイル名の変更は工数負荷が高く、かつ、表記ゆれのリスクがありますので、実施する際にはリスクを解消するような工夫が必要になるでしょう。
とはいえ、対応期日は2024年1月と決まっていますので、可能な限り電子帳簿保存法対応を効率化し、かつ、間に合うように対応準備を進めてください。