「2022年1月改正電子帳簿保存法における見積書の扱いは？」
「2022年1月改正の電子帳簿保存法上、契約に至らない見積書も保存が必要？」
と疑問に感じていませんか。
2022年1月改正の電子帳簿保存法 電子取引要件では契約に至らない見積書についても、電子的に授受すれば、受領の都度要件を満たして保存が求められます。なぜなら、見積書は提示された各時点が確定情報と考えられるからです。
電子帳簿保存法上で間違えやすいポイントですので、確実に対応をするようにしましょう。当記事では電子帳簿保存法上で見積書の保存が求められる理由、電子帳簿保存法における見積書の保存要件までをご紹介します。
電子帳簿保存法では見積書も保存対象
電子帳簿保存法とは文字通り、電子的に帳簿や書類を保存してもよいと認めた法律です。電子帳簿保存法は税法の一つであり、対象は国税関係帳簿書類とされています。
見積書は国税関係書類に該当する
見積書は国税関係書類ですので、電子的に保存する場合には電子帳簿保存法の各要件を満たした保存が必要です。
見積書は国税関係書類の中でも”一般書類”という、資金や物の流れに直結・連動しない書類として定義されています。
したがって、下方で紹介する一部の保存要件では、同じ保存要件中であっても、重要書類と比較して要件が緩和される点が特徴的です。
見積書の保存方法によって保存要件が異なる
見積書を電子的に保存する方法により、保存要件が異なる点に注意が必要です。見積書の場合、以下3パターンの保存要件に該当する可能性があります。
- 電子帳簿保存法 電子取引要件
- 電子帳簿保存法 スキャナ保存要件
- 電子帳簿保存法 書類要件
電子帳簿保存法 電子取引要件
見積書を例えば以下のような手段で電子的にやり取りした場合、電子帳簿保存法 電子取引要件を満たして保存が必要です。
- メールに添付して見積書をやり取り
- Webサイトから見積書をダウンロード
- インターネットFAX経由で見積書をやり取り など
電子帳簿保存法 電子取引要件の保存要件については下方で詳細に解説しますので、興味がある方は下方記載を参照ください。
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件
紙の見積書を電子化して保存する場合、電子帳簿保存法 スキャナ保存要件を満たした保存が必要です。電子帳簿保存法 スキャナ保存要件は国税関係書類を以下2分類に分け、要件を定義しています。
- 重要書類
- 一般書類
この中で見積書は一般書類に該当しますので、一般書類で求められる電子帳簿保存法上の要件を満たすように保存してください。電子帳簿保存法 スキャナ保存要件は電子取引要件と比較して対応難易度が高いです。
したがって、電子帳簿保存法 電子取引要件よりも対応工数を多めに見積もって、要件整理をするようにしましょう。
電子帳簿保存法 書類要件
発行側が見積書を自己が一貫して最初からシステム上で作成した場合、見積書PDFではなく、データそのものを保存することで、電子保存することができます。この時満たす必要があるのが電子帳簿保存法 書類要件です。
電子帳簿保存法 書類要件には電子取引要件やスキャナ保存要件のように真実性要件もありませんし、最も法要件を満たすのが簡単な要件ともいえます。
したがって、もし発行側として、紙の見積書を電子保存することを考えるのであれば、”書類”要件で対応ができないか検討することが、まずは見積書発行における効率化のカギといえるでしょう。
電子帳簿保存法の要件を満たして保存対応をしていないとペナルティになる場合がある
上述で紹介したような要件を満たさずに見積書を電子保存した場合、国税調査時に不適切な保存方法を指摘された際、ペナルティを受ける可能性があります。
2022年1月の改正法では、青色申告の承認取り消しなど重大なペナルティも想定されていますので、確実な対応が求められているのです。
また、2022年1月の改正で電子帳簿保存法が改正されたことで、電子取引した文書は必ず電子保存をする必要があると義務化されています。
したがって、電子的にやり取りした見積書の保存漏れが多発すると予想されていますので、気をつけましょう。
相みつを取る場合、すべて保存が必要
見積書は相手方と多数回やり取りするため、どの段階の見積書を保存すればよいのか迷われる方は多いです。
そもそも電子取引要件では確定情報の保存が必要
そもそも、電子帳簿保存法取扱通達7－1《電磁的記録等により保存すべき取引情報》(2)を参照すると以下のように確定情報を保存すればよい旨を確認できます。
取引情報の授受の過程で発生する訂正又は加除の情報を個々に保存することなく、 確定情報のみを保存することとしている場合には、これを認める。
一見すると、見積書も最終的に契約に至った見積書のみを保存すればよいようにも見えますが、そうではありません。
上記の取り扱い通達の文中にある”訂正又は加除の情報”とは、確定データに至る前の情報を示しています。一方で見積書は、見積を提示する各時点が確定情報として考えられるため、各時点の見積書をすべて保存する必要があるのです。
場合別、見積書の電子保存要否
以下では見積書のやり取り方法別に保存すべき文書はどれか解説をしていきます。今回紹介するパターンは以下の通りです。
- 相手方と交渉をして複数回見積書を受領した場合
- 受領した見積書金額に誤りがあり修正した見積書を受領した場合
- 合い見積もりを数社から受け取り、最終的にそのうちの1社と契約した場合
相手方と交渉をして複数回見積書を受領した場合
複数回やり取りをしたすべての見積書の保存が必要です。各段階で提示された見積書は、各時点での確定情報として考えられるため、保存対象となっています。
受領した見積書金額に誤りがあり修正した見積書を受領した場合
誤りを修正した見積書のみの保存でOKです。金額に誤りのある見積書は確定情報になっていません。したがって、金額情報を修正した見積書が確定情報と考えられるので、金額を修正した見積書のみ保存すればよいです。
合い見積もりを数社から受け取り、最終的にそのうちの1社と契約した場合
最終的に契約した1社だけでなく、相みつをとった全企業の見積書保存が必要です。契約に至っていないとはいえ、各見積書は確定情報と考えられるため、保存対象となっています。
電子帳簿保存法 電子取引対応要件
見積書をメールに添付して受け取る場合も多いかと思います。そこで以下では電子帳簿保存法 電子取引要件に基づいて見積書を保存する際の要件を解説します。
紹介する要件は2022年1月に改正されたものを元に解説を進めますので、安心して対応ください。
真実性要件
電子帳簿保存法 電子取引要件の一部要件として、真実性の要件があります。真実性とは授受した文書が改ざんされていないことを証明する要件です。
電子帳簿保存法 電子取引要件における真実性要件では以下3つのいずれかの方法で見積書の真実性を満たせばよいとされています。
- タイムスタンプが付された後のデータ授受、または、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプをデータに付す
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
見積書について、最も簡単に真実性要件を満たせられる方法はタイムスタンプの付与です。タイムスタンプであれば付与するだけで要件を満たせられるからです。
2.訂正削除が考慮されたシステムの利用の場合、他システムから一度DLされた文書に対しては真実性を満たすことができません。この旨が電子帳簿保存法 電子取引関係 問4に記載されています。
また、3.事務処理規程の作成については、訂正削除する際に訂正削除申請書を作成し、承認、保管の運用を実際にする必要があり、運用負荷が高い点に懸念があります。
したがって、見積提示毎に保存が必要な見積書についていえば、タイムスタンプによる真実性確保が最も確実で、容易な対応方法といえるでしょう。
可視性要件
電子帳簿保存法 電子取引要件の一部要件として、可視性の要件があります。可視性とは特定の文書を整然かつ速やか、明瞭に提示できる状態にしてね、という要件です。
電子帳簿保存法 電子取引要件においては以下の主要三項目で最低、検索できる必要があります。
- 取引年月日
- 取引先名
- 取引金額
ただし、主要三項目のみで検索できればよいとされているのは、税務調査時にダウンロードの求めに応じることができる場合のみです。
つまり、税務調査時にどのようなデータを求められるか不安である場合には、追加で以下によって検索ができるようにしておくとよいでしょう。
- 範囲検索
- 複数条件検索
保存期間は最低7年以上
見積書は国税関係書類ですので、電子帳簿保存法だけでなく、他税法にも基づいた保存が求められます。準拠して保存する必要が法律の一つが法人税法です。
法人である場合、法人税法に基づいて最低7年間の保存が必要です。また、繰越欠損金を見込むのであれば、10年以上の保存が必要となります。
ただし、国税関係書類の保存期間の開始日が確定申告書の提出期限の翌日からである点に注意が必要です。つまり、同じ年度内に発生した見積書は7年保存であれば、最長8年2か月必要になります。
※同様に繰越欠損金を見込む場合の10年保存であれば、最長11年2か月の保存
見積書を紙と電子で受領した場合の対応方法
同一の見積書を紙と電子の2つ異なる方法で受領する場合があります。この場合、原則的には原本は紙であると考えられるため、紙を正として保存すればよいです。
ただし、相手方との取り決め次第では電子を原本とすることも可能ですので、紙と電子、2つの方法でやり取りする場合には、紙と電子のいずれが原本である認識であるのかすり合わせをする必要があるでしょう。
まとめ 電子取引要件では見積書の受領都度、保存が必要
電子帳簿保存法上、電子的に見積書を授受した場合、各授受した時点が確定情報ですので保存対象です。見積書については、契約に至った文書のみ保存すればよいと誤解されている方が多いですが、誤りですので注意ください。
とはいえ、実務上で授受した見積書をすべて電子保存するのは難しいです。したがって、タイムスタンプを活用するなどして、可能な限り省力化して見積書の電子帳簿保存法対応を進めるようにしましょう。