「電子帳簿保存法対応時、事前に申請書の提出は不要？」
「電子帳簿保存法で申請書の提出が必要なのはいつどんな時？」
と疑問に感じていませんか。
2022年1月に改正された電子帳簿保存法では、新規に保存する帳簿書類に対して、事前の申請書提出を廃止しました。
一方で、過去分の重要書類を電子化して保存する場合には適用届出書が必要など、一部申請が必要な点に注意が必要です。
当記事では、廃止された事前申請、今後も必要な事前申請、2023年1月以降の申請書提出について解説します。
一部を除き事前に申請書は不要
2022年1月以降、電子帳簿保存法対応を始めるにあたっては一部の帳票・帳簿を除いて事前申請をすることなく開始できます。では、具体的にどの帳簿・帳票については事前申請が必要なのか具体例を含めて説明をします。
電子帳簿保存法とは
そもそも電子帳簿保存法とは電子的に帳簿や書類を保存してもよいと認めた法律です。1998年に施行されてから、世間のペーパーレスの需要に応える形で改正を繰り返してきています。
電子帳簿保存法では保存の対象文書となる帳簿・書類によって以下4つの要件区分があり、電子帳簿保存法の各区分で要求される保存要件を満たして保存する必要があります。
- 国税関係帳簿データ（帳簿保存の要件区分）
- 決算関係書類など国税関係書類データ（書類保存の要件区分）
- 紙の電子化データ（スキャナ保存の要件区分）
- 電子的に相手方とやりとりした文書データ（電子取引保存の要件区分）
2022年1月の改正で大方の事前申請が不要になった
電子帳簿保存法は2022年1月にも改正が実施され、電子帳簿保存法の各要件全体で要件緩和が目立ちました。電子帳簿保存法の要件緩和の一つとして、「事前申請・承認制度の廃止」が盛り込まれたのです。
2021年12月以前までは電子帳簿等保存やスキャナ保存を実施する場合に、事前に所轄税務署長宛に申請書の提出および承認が必要でした。しかし、この事前申請・承認制度が2022年1月以降は廃止されたのです。
したがって、紙帳票や帳簿の電子化を各ユーザーのタイミングで実施しやすくなったことから、各企業のペーパーレス化を推進しやすい環境が整備されています。
すべての帳簿・書類に対して事前承認制度が廃止されたわけではない
ただし、すべての帳票・帳簿に対する事前申請・承認制度が廃止されたわけではない点に注意が必要です。以下については引き続き所轄税務署長への事前申請・承認が必要です。
- 申請が必要な場合①：過去分の紙重要書類を電子化する場合には引き続き事前申請が必要
- 申請が必要な場合②：帳簿を優良帳簿として保存する場合には事前申請が必要
申請が必要な場合①：過去分の紙重要書類を電子化する場合には引き続き事前申請が必要
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件では、書類を以下2種類に分けて要件を定義しています。
- 一般書類
- 重要書類
領収書など重要書類については、これから保存するものであるのか、過去分を電子化して保存するのかによっても保存要件が異なる点に注意が必要です。
特に過去分の重要書類を電子化して保存する場合には、電子帳簿保存法 スキャナ保存要件を満たして保存することに加えて、所轄税務署長への適用届出書の申請が必要とされています。
この申請書が必要な旨が電子帳簿保存法 スキャナ保存関係 問10 ※6に記載されていますので、申請書の詳細に知りたい方はそちらを参照されるとよいでしょう。
申請が必要な場合②：帳簿を優良帳簿として保存する場合には事前申請が必要
国税関係帳簿を電子保存する場合、以下2つの要件区分から選択して対応することができます。
- 優良帳簿
- 優良以外の帳簿
優良以外の帳簿であれば、特段に申請書は必要ありません。一方、優良帳簿として保存する場合には、事前に適用届出書を税務署長に申請・承認する必要がある点に注意が必要です。
優良帳簿として保存することで、もし税務申告に誤りがあった時に課される過少申告加算税について、従来10%課されるところ、5%の課税に抑えることができる点にメリットがあります。
ただし、仮装隠蔽による申告漏れの場合には重加算税が課されますので注意ください。
2023年1月以降も電子帳簿保存法上、事前申請は不要である見込み
2022年1月に改正された電子帳簿保存法上では一部を除く大部分の帳票・帳簿の電子化について、事前申請無しで開始することが可能です。では、今後も同様の状況になるのでしょうか。
2022年12月に税制改正大綱が公表
2022年12月に国税庁により税制改正大綱が公表され、2024年1月以降の電子帳簿保存法に対する改正予定が明らかになっています。
税制改正大綱とは、与党の税制調査会が中心となり、各省庁から提出される税制改正の要望などを受けた上で、翌年度以降の税制改正の方針をまとめたものです。
あくまでたたき台ではありますが、大きく方針が変わることは少ないため、翌年度以降の税制予定を把握するのに適切な資料であるといえます。
この税制改正大綱を参照する限り、2024年1月以降も事前申請は不要であるのは現状と運用と変更がなさそうです。確定情報は毎年6月ごろに公表される国税庁からの一問一答をお待ちください。
特にスキャナ保存要件が要件緩和されるため、対応がおすすめ
2024年1月以降の電子帳簿保存法の改正では、電子書類の保存要件を除く、電子帳簿保存法の各要件で要件緩和が実施される想定です。
特に電子帳簿保存法 スキャナ保存要件では、要件全体で緩和されることが予定されており、特に電子帳簿保存法 スキャナ保存対応のボトルネックとなっていた相互関連性要件について、一般書類については廃止される予定となっています。
電子取引要件についても緩和される見込み
2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法ですが、一部要件への対応が難しい企業が多かったことから、一部要件に対しては国税庁により2年間の宥恕（ゆうじょ）措置が設けられています。
この対応が難しかった要件が電子帳簿保存法 電子取引要件における電子保存の義務化対応です。つまり、電子的に授受した文書データは必ず要件を満たした方法で電子保存する必要があります。
宥恕措置によって、この電子保存の義務化対応は2024年1月以降から遅くても対応を開始すればよいこととなっています。
では、2024年1月以降はこの電子帳簿保存法 電子取引要件における電子保存の義務化対応や他要件はどのようになるのでしょうか。結論、電子帳簿保存法 電子取引要件においても全体的に要件緩和が実施される見込みです。
以下の要件を満たすことで、電子保存の義務化対応についてさらに猶予期間を適応できる旨が予定されています。
- 保存要件に従って保存ができなかった相当の理由があること
- 電磁的記録のダウンロードの求めに応じること
- 電磁的記録の出力書面の提示または提出ができること
上記の猶予期間をもらうためには事前申請が必要な旨は現状公表されていません。しかし、今後事前申請が必要と公表される可能性はありますので、事前申請の要否については今後の公表を待つ必要があるでしょう。
まずは電子帳簿保存法 電子取引要件対応、次にスキャナ保存対応
以上の予定から、まずは対応義務のある電子帳簿保存法 電子取引要件対応を進めていただくとよいです。
もし2024年1月以降に電子帳簿保存法 電子取引要件を満たさずに電子取引データを保存している旨を国税調査時などに指摘された場合、青色申告の承認取り消しなどのリスクが想定されているからです。
まず電子帳簿保存法 電子取引要件対応を期限までに進めてもらい、ネクストステップとして、紙の電子化、電子帳簿保存法 スキャナ保存対応を検討するとよいでしょう。
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件は任意対応とはいえ、事前申請は不要な上に、ペーパーレス化につながりやすい部分ですので、対応を推奨しています。
また、2024年1月以降は電子帳簿保存法 スキャナ保存対応の要件緩和が見込まれているため、紙の電子化がしやすくなります。したがって、絶好の契機といえるのではないでしょうか。
電子帳簿保存法対応時の注意点
電子帳簿保存法対応時、事前申請のし忘れはよくあるミスです。それ以外によくあるミスとしての注意点をご紹介します。
紙出力した電子取引文書は紙を7年以上保存する必要がある
電子帳簿保存法 電子取引要件において、2024年1月までは電子取引した文書を紙出力して保存することで、電子帳簿保存法上は問題ないと整理されてきました。
しかし、2024年1月以降は原則的に電子取引した文書は電子保存せねばなりません。
ここで、2023年12月までは紙で出力した電子取引文書を2024年1月以降は再度電子化して保存しようと考える企業が一定数います。しかし、この再電子化は法的に認められていないため注意が必要です。
つまり、一度紙出力して保存した電子取引文書は紙を原本として法人税法上で定められる期限の間、保存する必要があります。
見積書は授受の都度保存が必要
電子帳簿保存法 電子取引要件において、保存対象は最終確定した電子取引データです。つまり、最終的に確定した文書データだけ保存すればよいといえます。
ただし、見積書についてだけは少し考え方が特殊である点に注意が必要です。見積書は見積書を授受した各段階が確定したデータであるので、法的にはすべての見積書を電子データとして保存する必要があります。
とはいえ、監査上、そこまで重要度の高くない見積書をすべて保存するのは実務上難しい場合が多いのも事実のようです。
したがって、見積書についてどこまで法令に則って保存していくかは、各企業ごとの判断によるというのが実務上でよくあるようです。
まとめ 事前に届け出が必要な場合もあるので気を付けよう
2022年1月の改正によって事前申請は完全に不要になったと誤解されているケースが多いです。しかし、実際には一部の要件で事前の申請書提出および承認が必要であるため、注意が必要でしょう。
もし対応不備や要件を満たさない方法で対応している旨を国税調査時に指摘されると、ペナルティも想定されていますので、確実な対応が必要です。
したがって、少しでも対応方法に不安がある場合には、所轄税務署に対応方法を確認するようにしてください。
最も簡単に電子帳簿保存法の要件を満たして電子保存する方法は、法対応したシステムを活用することです。ぜひこの機会に法対応したシステムの導入も検討するとよいでしょう。