「請求書の電子帳簿保存法対応はどうすればよい？」
「電子帳簿保存法対応する際の注意点を知りたい」
と疑問に感じていませんか。
請求書や領収書などを電子的に授受した場合、電子帳簿保存法の要件を満たした電子保存が必要です。
もし、要件を満たして保存をしていないことを国税調査時に指摘された場合、ペナルティが課される場合もありますので対応をしましょう。
当記事では、請求書が電子帳簿保存法対応時に満たすべき保存要件、受領・送付別にみた電子帳簿保存法対応時のポイントについて解説します。
電子取引した請求書は電子帳簿保存法を満たして保存する必要がある
電子帳簿保存法とは、文字通り、電子的に帳簿や書類を保存してもよいと認めた法律です。
電子帳簿保存法とは電子的に帳簿や書類を保存してよい法律
電子帳簿保存法は1998年に施行されて以降、世間のペーパレス化を促進する目的で改正が繰り返されてきた法律です。昨今でも2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行され、一部の要件が厳格化されたことが話題になりました。
電子帳簿保存法は保存する帳簿や書類の種類によって、保存要件が異なる点に特徴があります。改正電子帳簿保存法の保存要件は以下の通りです。
- 国税関係帳簿（帳簿保存の要件区分）
- 決算関係書類など国税関係書類（書類保存の要件区分）
- 紙の電子化（スキャナ保存の要件区分）
- 電子的に相手方とやりとりした文書（電子取引保存の要件区分）
請求書を電子的にやり取りしたら電子取引要件を満たした保存が必要
請求書や領収書をメールやEDIなどを利用して電子的にやり取りした場合、改正電子帳簿保存法上では電子取引に該当します。したがって、上述で紹介した改正電子帳簿保存法 電子取引保存の要件をみたした保存が必要です。
2022年1月に改正された改正電子帳簿保存法 電子取引要件で求められる保存要件は大きく以下の2点です。
- 電子帳簿保存法の要件①：真実性
- 電子帳簿保存法の要件②：可視性
電子帳簿保存法の要件①：真実性
真実性とは授受した文書が改ざんされていないことを証明する要件です。改正電子帳簿保存法 電子取引要件では要件を満たす方法として以下3つの手段があります。いずれか1つの方法を満たせばOKです。
- タイムスタンプが付された後のデータ授受、または、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプをデータに付す
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
最も工数をかけずに対応ができるのはタイムスタンプの付与です。しかし、システム導入に加えて追加コストがかかる場合も多い点が懸念点です。
一方で、事務処理規程の作成であれば初期コストは無料でできますので、やり取りする請求書量が多くない企業に好まれる手段です。ただし、事務処理規程を整備後、規程の内容通りに運用する必要がある点に注意ください。
訂正削除が考慮されたシステムを利用する手段を取る場合には、一部の文書については真実性を満たす手段として適用できない点に注意が必要です。
メールに添付された請求書などを一度ダウンロードした場合、他システムに移し替えるタイミングで改ざんの余地があると国税庁よりみなされているため、適用できません。
電子帳簿保存法の要件②：可視性
可視性とは特定の文書を明瞭、かつ、速やか整然に特定できることを求める要件です。改正電子帳簿保存法における可視性の要件はいくつかありますが、その中で最も難易度が高いのが以下の主要三項目による検索です。
- 取引年月日
- 取引先名
- 取引金額
ただし、国税調査時にダウンロードの求めに応じることが前提となっている点に注意ください。
したがって、もし何かしらの理由で特定の文書のダウンロードの求めに応じることが難しい場合には、追加で以下の要件を満たす必要があります。
- 日付や金額に対する範囲検索
- 日付含む主要三項目に対する複数条件検索
2023年12月までに改正電子取引要件対応が必要
電子帳簿保存法は2022年1月に改正法が施行されたため、本来であれば2022年1月以降について電子的に授受した請求書は上記の要件を満たした保管が必要でした。
しかし、現状は2年間の宥恕（ゆうじょ）措置が設けられているため、遅くても2023年12月までに電子帳簿保存法を満たした形式で請求書を保存できれば問題ありません。
とはいえ、2023年10月にはインボイス制度が始まることを考えると、インボイス制度への対応準備や運用後の繁忙があると想定されますので、早期に電子帳簿保存法への対応を進めることをおすすめします。
2024年1月以降も電子取引要件対応が必要
現状公表されている宥恕措置は2023年12月までですが、2024年1月以降も電子取引要件対応に対する、対応期間の延長はあるのでしょうか。
結論、期間の延長はありますが、条件が厳しいので電子取引要件対応する企業が多いと予想されています。
2024年1月以降、電子取引した請求書を書面保存するためには以下の要件を満たす必要があります。
- 保存要件に従って保存ができなかった相当の理由があること
- 電磁的記録のダウンロードの求めに応じること
- 電磁的記録の出力書面の提示または提出ができること
上記の要件を満たして請求書・明細を保存する場合、電子と書面の二重保存が必要になるため業務効率が大きく下がると想定されています。
したがって、多くの企業では2024年1月以降の猶予措置の適用を待たず、2023年12月までの電子取引要件対応を目指しているのが実情のようです。
受領した文書の対応方針
電子帳簿保存法 電子取引要件では受領・送付した電子取引文書（請求書）が対象になります。以下では受領した請求書の電子帳簿保存法への対応方針を解説します。
紙で受領した請求書は必ずしも電子保存する必要はない
紙で受領した請求書については、電子帳簿保存法対応する必要はありません。電子帳簿保存法の対象はあくまで電子的に受領した請求書原本です。
よくあるケースとして、紙の請求書を郵送で受領し、請求書データをメールで受領する場合があります。
この場合、相手方との取り決めにもよりますが、一般的には紙の請求書が原本であると考えられるので、電子帳簿保存法の対応義務はないのです。
したがって、例えば以下のような電子取引に該当する手段でやり取りした請求書を対象に電子帳簿保存法の要件を満たして保存をするようにしましょう。
- メールに添付された請求書
- 請求書のWeb配信ツール上からダウンロードした請求書
- EDIツール上からダウンロードした請求書
- インターネットFAX経由で受領した請求書 など
適切に保存をしなければ仕入税額控除を受けられないため注意
インボイス制度が2023年10月に施行されます。
インボイス制度では、受取側は適格請求書を保存しなければ仕入れ税額控除を受けられないこととされていますが、電子受領した請求書は電子帳簿保存法 電子取引要件を満たして保存する必要がある点に注意が必要です。
もし、電子受領した適格請求書に対して要件を満たして保存していない旨が国税調査時に指摘された場合、該当する請求書分の仕入れ税額控除が認められませんので注意が必要です。
送付した文書の対応方針
受領した分だけでなく、送付した請求書についても電子帳簿保存法の要件を満たした保存が必要です。
電子で送付したデータが保存対象
送付した請求書については、大きく2通り対応方法があります。
- 送付した請求書原本を保管する
- 発行元システム上で原本を保管する
送付した請求書原本を保管する
最もオーソドックスな方法です。相手方に送付した請求書データを原本として保存する方法です。
請求書を保存する際に請求書データ上に検索値を付与する必要がありますが、自社で発行している帳票だからこそ効率化する余地がある点がポイントといえます。
例えば、請求システム上から請求書データを発行するタイミングで請求書データ自体に検索値（取引年月日、取引先名、取引金額）をプロパティに付与させておき、検索できるような状況にするなどがよくある例です。
それ以外にも上位システムから請求書データを発行するときにファイル名に検索値を付与する例もよくあります。このように自社で発行する請求書データだからこそ、いくつか工夫の余地がありますので、ぜひご検討ください。
発行元システム上で原本を保管する
請求書データを自社の請求書システム上から発行しているのであれば、請求システム上で電子帳簿保存法 電子取引対応することで、請求書データをPDFとして保存をしなくてもよいです。
この場合、請求システム上において主要三項目で検索可能であり、事務処理規程などにより真実性を満たせられれば電子帳簿保存法 電子取引要件を満たすことができます。
ただし、電子取引した際のフォーマットで監査時に随時提供できる必要がありますので、電子取引した当時のフォーマットを請求システム上の保存しておけるかが一つのポイントになるでしょう。
要件の詳細は国税庁から公表されている電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問40を参照ください。
インボイス制度では請求書控えの保存義務があるため注意
2023年10月に施行されるインボイス制度では適格請求書発行事業者（発行側）に対して、適格請求書発行時には適格請求書の控えを保存することを求めています。
紙で印刷して発行するにしろ、電子で発行するにしろ、電子帳簿保存法の要件を有効に満たした状態での保存が可能であれば、発行元システム上で対応が可能ですので、検討が必要です。
相手方に請求データとして送付している場合には、送付した請求データ自体を保存することでも控えデータとできますので、発行元システム上で対応が難しければ請求データ自体を保存するようにしてください。
まとめ 請求書の電子帳簿保存法対応をしよう
電子的に授受した請求書や領収書などは電子帳簿保存法に基づいて請求書データの保存が必要です。自社で発行した分の請求データについては効率化の余地が大きいですが、問題になりやすいのが相手方から受領した請求書データです。
相手方から受領する請求書データのフォーマットがある程度、固定であるならばOCRの活用なども考えられるでしょう。いくつか効率化方法が考えられますのでぜひご検討ください。