「電子帳簿保存法対応にタイムスタンプの発行は必要？」
「タイムスタンプを無料で利用する方法とは？」
と疑問に感じていませんか。
電子帳簿保存法対応をする際、真実性の確保手段としてタイムスタンプの付与があります。しかし、タイムスタンプの付与以外にも真実性の確保手段はありますので、あくまで一つの選択肢に過ぎません。
当記事では、電子帳簿保存法対応にタイムスタンプ付与が必須ではない理由や、電子帳簿保存法の各要件におけるタイムスタンプの代用案、無料でタイムスタンプを利用する方法を解説します。
電子帳簿保存法対応ではタイムスタンプ付与は必須ではない
電子帳簿保存法とは電子的に帳簿や書類を保存してもよいと認めた法律です。企業における文書をペーパーレス化しようと考えると、電子帳簿保存法は避けては通れない税法上の一つの法律となっています。
2022年1月に電子帳簿保存法は改正された
電子帳簿保存法は1998年に施行されてから、世間のペーパーレス需要に応える形で改正を繰り返してきています。2022年1月にも改正が実施され、電子帳簿保存法全体で要件緩和改正が目立ちました。
電子帳簿保存法では保存対象となる文書ごとに要件が規定されており、各保存要件で要件改正が実施されているのです。
- 国税関係帳簿（帳簿保存の要件区分）
- 決算関係書類など国税関係書類（書類保存の要件区分）
- 紙の電子化（スキャナ保存の要件区分）
- 電子的に相手方とやりとりした文書（電子取引保存の要件区分）
タイムスタンプの付与が明記されているのは2つの要件
2022年1月の改正以降、タイムスタンプの付与が明記されている電子帳簿保存法上の要件は以下の2つの要件です。
- 紙の電子化（スキャナ保存の要件区分）
- 電子的に相手方とやりとりした文書（電子取引保存の要件区分）
いずれの要件においても、文書の真実性（文書が作成されてから改ざんされていないことの証明）をするための一つの手段としてタイムスタンプの利用が明記されているのです。
また、2022年12月には税制改正大綱上で2024年1月以降の電子帳簿保存法の要件改正予定が公表されていますが、タイムスタンプの扱いについては大きくは変更がありませんでした。
以上をインプットとして、以下では各電子帳簿保存法の要件に対して、タイムスタンプがどのように扱われているのか解説をします。
電子取引要件
電子帳簿保存法 電子取引要件とは、電子的に取引情報をやり取りした場合に満たす必要のある要件です。例えば、以下のような取引が電子帳簿保存法上の電子取引に該当します。
- 請求データをメールに添付して相手方とやりとり
- 電子契約サービスを利用して相手方と契約データのやりとり
- EDIシステムを利用して受発注データのやり取り など
真実性の確保に必要
上記のような電子取引をしたときに、満たすべき一つの要件として真実性の確保があります。電子帳簿保存法 電子取引要件では以下の3つの要件のうち、自社に都合のよい手段を選択して実施することで要件を満たすことができるとされているのです。
- タイムスタンプが付された後のデータ授受、または、速やかにデータへ（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付すこと
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又はデータへの訂正削除ができないシステムを利用すること
- データの訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付けること
つまり、電子帳簿保存法 電子取引要件では必ずしもタイムスタンプをPDFファイルに付与する必要はなく、他手段によって真実性を満たすことができるのです。
無料で済ませたいなら事務処理規定の活用がおすすめ
電子帳簿保存法上の真実性の確保が無料でできる手段は「訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け」です。
国税庁より公表されている規程サンプルを元に規定を作成して備え付け、運用することで要件を満たせますので初期費用は無料とも考えられます。
ただし、「訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け」により、真実性を確保する場合、実際に運用までを実施する必要がある点に注意が必要です。
つまり、規程の中で訂正削除をする場合には、都度訂正削除を実施する旨の申請書を出す必要があると記載するのであれば、実際に申請書を提出して承認をうける運用を整備しなければなりません。
この運用負荷をとってまで、初期費用が無料である事務処理規定により真実性の確保をするかは一度検討をした方がよいです。
スキャナ保存要件
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件は紙の国税関係書類を電子化する際に、満たさなければならない要件です。
真実性の確保に必要
電子帳簿保存法スキャナ保存要件では、真実性を満たす手段として以下の2つがあります。
- タイムスタンプが付された後のデータ授受、または、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付すこと
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用すること
つまり、訂正削除が考慮されたシステム上に文書を保存すれば、タイムスタンプを言利用することなく無料で真実性を満たせられるのです。
無料で済ませたいなら訂正削除履歴が考慮されたシステムの利用が必要
電子帳簿保存法スキャナ保存要件の真実性に無料で対応するためには「データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用」による手法がよいです。
しかし、国税庁が公表している電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】問35を参照すると、訂正削除が考慮されたシステムとはクラウドシステムを指していることがわかります。
したがって、訂正削除が考慮されたシステムにより、電子帳簿保存法上の真実性を満たす場合にはシステム選定時にクラウドシステムを選択する必要がある点に注意ください。
認定タイムスタンプを無料で付与させることもできる
電子帳簿保存法電子取引要件、スキャナ保存要件のいずれにおいても、真実性の確保手段としてタイムスタンプの付与は必須ではありません。
しかし、タイムスタンプを付与する手段が最も確実、簡単ということでタイムスタンプを付与したい場合、無料で付与する方法を把握しておくとよいです。
電子帳簿保存法では認定タイムスタンプを利用する必要がある
そもそも、電子帳簿保存法の真実性を満たすために付与可能なタイムスタンプは一般財団法人日本データ通信協会の認定事業者が発行するものに限定されています。一般財団法人日本データ通信協会の認定事業者は以下の通りです。
- アマノ株式会社
- セイコーソリューションズ株式会社
- 株式会社TKC
- 株式会社サイバーリンクス
- 三菱電機インフォメーションネットワーク株式会社
上記の中で最もシェアの高い事業者はセイコーソリューションズ株式会社によるタイムスタンプです。電子帳簿保存法対応にあたりタイムスタンプ選びに迷う場合にはセイコー社のタイムスタンプを選択して問題ないでしょう。
タイムスタンプの利用は基本的に無料ではない
電子帳簿保存法上の真実性要件を満たすために、タイムスタンプを導入する場合、初期費用や月額費用が掛かる場合が多いです。例として日本で2番目のシェアを誇るアマノ株式会社によるタイムスタンプ費用を見てみます。
◆従量課金の場合
| 初期費用 | 月額料金 | タイムスタンプの発行費用 |
| アカウント発行費用：1アカウントにつき6,000円 | 月額基本料金：8,000円※基本料金には1000スタンプ利用分を含みます。アカウント管理費用：1アカウントにつき500円 | 1,000スタンプを超過した分につき8円／1スタンプ発行 |
◆定額制の場合
| 初期費用 | 月額料金 | タイムスタンプの発行費用 |
| アカウント発行費用：1アカウントにつき6,000円 | 月額料金：問い合わせ | ※秒あたりのタイムスタンプ数が制限 |
想定以上に費用がかかると感じた方も多いのではないでしょうか。日々の業務で多数発生する文書データに対して、タイムスタンプを発行・付与すると基本的には無料では済まないのです。
みんなの電子署名を利用すると無料で付与できる
ベクター社が提供する「みんなの電子署名」を利用するとセイコー社のタイムスタンプを1年間完全無料で文書データに付与できます。
「みんなの電子署名」は電子帳簿保存法に対応した電子契約サービスですので、電子契約を電子帳簿保存法に準拠した状態で保存したユーザに適切なサービスです。
また、電子契約以外にも無料でタイムスタンプを付与できますので、電子帳簿保存法に対応が必要な他文書データに転用してもよいでしょう。電子帳簿保存法対応を無料で済ませたい企業にみんなの電子署名はおすすめです。
導入のメリット
電子帳簿保存法対応のためだけに有料のタイムスタンプを導入するのには気が引けると考える方も多いのではないでしょうか。以下では電子帳簿保存法対応以外の理由でタイムスタンプを導入するメリットをご紹介します。
長期署名を付与できる
電子署名は電子署名法上で5年間の有効期限が規定されています。一方で、電子署名が押されることの多い契約書などの国税関係書類は法人税法上で7年間以上の保存義務があるのです。
つまり、電子署名を押しただけでは法人税法で定める期間、有効に文書データを保存することができません。そこで利用されるのが長期署名です。
長期署名とは電子署名にタイムスタンプを付与することで、電子署名の有効期限を延長できる仕組みのことです。つまり、電子署名の有効期限延長を考えるのであれば、タイムスタンプの導入は必須になってくると考えられます。
文書の完全性を証明できる
万が一、裁判になった時のために電子文書の証拠としての信頼性を担保する必要があります。特に契約書などの文書は証拠として利用がされやすいので、対応が必要です。
契約書の場合、電子署名が付与してあれば、電子署名法により真正性を証明することができます。しかし、電子署名で証明することができるのは、「誰が」「何に」署名したかに限定されるので、文書の完全性という意味では不完全なのです。
この点、タイムスタンプであれば「いつ」「何に」署名したかを証明することができますので、文書の完全性向上を期待できます。
まとめ 電子帳簿保存法対応に無料タイムスタンプ利用も検討してみよう
電子帳簿保存法対応には文書データへのタイムスタンプは必須ではありません。しかし、タイムスタンプを利用する方法が最も運用負荷が少なく、確実に考える企業も多いようです。
とはいえ、タイムスタンプの利用は基本的に無料ではありません。したがって、タイムスタンプの導入は費用との兼ね合いで検討が必要になるでしょう。
市場には「みんなの電子署名」など無料でタイムスタンプを付与することができるサービスもありますので、ぜひ合わせてご検討ください。