「2022年1月に改正された電子帳簿保存法 スキャナ保存要件とは？」
「2024年1月以降の電子帳簿保存法 スキャナ保存の要件が知りたい」
と疑問に感じていませんか。
電子帳簿保存法は2022年1月に改正され、法律全体で要件緩和が目立ちました。紙を電子化する際に満たすべきスキャナ保存要件についても要件緩和されていますので、対応がしやすくなっています。
また、2024年1月以降に電子帳簿保存法 スキャナ保存要件はさらに緩和改正が予定されていますので、対応の検討がおすすめです。
当記事では、電子帳簿保存法の概要、スキャナ保存要件で求められる要件、2024年1月以降の要件について解説をします。
電子帳簿保存法とは何か
電子帳簿保存法とは電子的に帳簿や書類を保存することを認めた法律です。e-文書方が書類全般と対象とするのに対して、電子帳簿保存法は税法上の国税関係書類を対象とする点に違いがあります。
保存対象の文書ごとに4つの要件区分がある
電子帳簿保存法では保存対象となる国税関係帳簿書類ごとに以下4つの要件区分を設けています。
- 国税関係帳簿（帳簿保存の要件区分）
- 決算関係書類など国税関係書類（書類保存の要件区分）
- 国税関係書類（紙）の電子化（スキャナ保存の要件区分）
- 電子的に相手方とやりとりした文書（電子取引保存の要件区分）
書類を電子化する際に満たす要件がスキャナ保存要件
上述の区分の中で、紙の国税関係書類を電子化するときに満たす必要がある要件がスキャナ保存要件です。2022年1月の電子帳簿保存法の改正によって、スキャナ保存要件においても大きく要件緩和されています。
したがって、国税関係書類の電子化に取り組みやすい環境ができているのです。
昨今では電子帳簿保存法の中でも義務化要件が盛り込まれた、電子取引要件ばかりに注目が集まっています。
しかし、任意要件ではありますが、スキャナ保存要件も対応がしやすくなっていますので、対応をスコープに含む検討をしてみてはいかがでしょうか。
スキャナ保存で求められる適用要件とは
2022年1月の改正を踏まえて電子帳簿保存法 スキャナ保存要件で求められる保存要件を解説します。スキャナ保存要件においても、電子取引要件と同様に以下の2つの要件が求められています。
- 真実性
- 可視性
一方で、同じ観点で要件が設定されているものの、要件の厳しさはスキャナ保存要件対応の方が厳しいです。以下では順を追って、スキャナ保存要件を解説します。
文書の重要度により求められる要件が異なる
まず、電子帳簿保存法 スキャナ保存要件においては保存対象となる国税関係書類の”重要度”に応じて以下の2つがあると整理されています。
- 重要書類
- 一般書類
この重要度とは、国税関係書類が「モノや金の流れ」にどの程度関わっているかにより、定義されています。とはいえ、このざっくりした定義では国税関係書類の判別は難しいと思いますので、例を示します。
重要書類「資金や物の流れに直結・連動する書類」の国税関係書類例は以下の通りです。
- 契約書
- 領収書
- 借用証書
- 請求書
- 納品書
一方で、一般書類「資金や物の流れに直結・連動しない書類」の国税関係書類例は以下の通りです。
- 検収書
- 見積書
- 注文書 など
上記以外の具体的な国税関係書類例を知りたい場合には、国税庁が公表している電子帳簿保存法 一問一答【スキャナ保存関係】問2を参照ください。
所轄税務署への届出は基本的に不要
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件に対応し始める際に、所轄税務署への申請書類の届け出は不要です。2022年1月以前までは必要でしたが、改正により申請書類の提出は不要になりました。
ただし、過去分重要書類をスキャナ保存対応する場合には、その旨を所轄税務署長に申請する必要がある点に注意が必要です。
つまり、これから発生する分については申請せず開始できますが、過去の分については税務署の了解を得てから電子化しましょうという整理になっています。
真実性の要件
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件では以下3つの観点からそれぞれ保存要件を定義しています。
- 機器に対する要件
- 情報に関する要件
- 業務に関する要件
機器に対する要件
電子帳簿保存法 スキャナ保存では以下の要件を満たしたスキャナーなど機器の備え付けを求めています。
- 解像度200dpi以上、カラー画像256諧調以上でスキャナーできること
情報に関する要件
電子帳簿保存法 スキャナ保存では以下の要件を満たしたファイルのシステム保存を求めています。
- タイムスタンプの付与、または、訂正削除が考慮されたクラウドシステムシステム上での保存すること
- 入力者などの情報が確認できること
- 解像度、諧調情報を保存し、確認できること
- 大きさ情報を保存し、確認できること
- 訂正または削除の事実、および、内容の確認ができること
- 電子化した文書と帳簿との相互関連性を確認できること
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件の中で最も対応が困難であるのが、上記の「電子化した文書と帳簿との相互関連性を確認できること」です。
なぜなら、見積書や注文書などは、書類を授受した時点では帳簿上にレコードがないため、レコードが発生してから紐づける必要があるためです。
紐づけるまでは別途帳票を管理する必要があるため、運用が煩雑化しやすく、レコードの特定が難しい点が課題とされています。
業務に関する要件
電子帳簿保存法 スキャナ保存では以下の期限要件を満たしたタイムスタンプの付与を求めています。
- 速やかに付与（7営業日以内の期間）、または、業務サイクル後速やかに付与（最大2か月 + 7営業日以内の期間）
ただし、業務サイクル後速やかに付与する場合には業務サイクルを定義した規程の作成が必要になる点に注意が必要です。
可視性の要件
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件の可視性では以下の2つの観点から保存要件を定めています。
- 機器に関する要件
- 業務に関する要件
機器に関する要件
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件の可視性を満たすために機器の観点から以下を実施する必要があります。
- ディスプレイやカラープリンターなどの見読可能装置の備え付け
- スキャンした原本に対する主要三項目（取引年月日、取引金額、取引先名）での単一項目検索
ただし、上記で対応する場合には税務監査時に税務官からのダウンロードの求めに応じる必要がある点に注意が必要です。
もし、税務官からダウンロードの求めに応じることが難しい場合には、日付、金額項目についての範囲検索、また、複数項目を組み合わせた複数条件検索ができる必要があります。
業務に関する要件
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件の可視性を満たすために業務の観点から以下を実施する必要があります。
- システム開発関係書類、操作説明書の備え付け
ただし、上記の文書が必要とされるのは、自社開発のシステムを利用する場合です。したがって、クラウドソフトなどの製品を利用する場合には、その利用するシステムの操作マニュアルなどがあれば要件を満たすことができます。
2024年1月以降は要件が緩くなる想定
2022年12月に公表された税制改正大綱上で、2024年1月以降の電子帳簿保存法 スキャナ保存要件の改正概要が判明しています。
結論、電子帳簿保存法 スキャナ保存要件は2024年1月以降に改正され、要件緩和されますので、対応がしやすくなる想定です。
2024年1月以降のスキャナ保存要件
2024年1月以降の電子帳簿保存法 スキャナ保存要件の改正予定は以下の通りです。以下の要件について、要件が廃止されます。
- 解像度、諧調情報を保存し、確認できること
- サイズ情報を保存し、確認できること
- 一般書類について、電子化した文書と帳簿との相互関連性を確認できること
ポイントは一般書類について、相互関連性要件が廃止される点です。電子帳簿保存法 スキャナ保存要件は相互関連性を満たすことが難しく、対応を断念する帳票種別が多かったですが、今回の改正により対応可能な書類が増える想定です。
特に一般書類の中でも、見積書や注文書は取り扱い量が多いものの、授受したタイミングで帳簿の記載が発生しているわけではなかったので、紐づけが難しく電子帳簿保存法 スキャナ保存対応が難しかったですが、今回を機に対応が可能になります。
インボイス制度が始まると負荷が増える
また、2023年10月に施行予定のインボイス制度により、バックオフィスの業務負荷が増えることが予想されますので、業務効率化のためにも電子帳簿保存法 スキャナ保存要件対応がおすすめです。
インボイス制度とは、2023年10月以降に仕入れ税額控除を受けるためには適格請求書発行事業者から適格請求書（通称、インボイス）を受領しなければならない制度です。
この制度が始まることで、制度で求められる形式要件を満たした請求書の発行、要件を満たした請求書であるかの確認などの業務が新規で発生するため、バックオフィス業務の負荷が増えると予想されています。
フェーズ2としてスキャナ保存要件対応がおすすめ
一方で電子帳簿保存法 電子取引要件対応は2023年12月までに実施する必要があります。
このような背景を踏まえると、2023年12月までにフェーズ1として、電子帳簿保存法 電子取引要件の義務化への対応、フェーズ2としてペーパーレス化、業務効率化のために電子帳簿保存法 スキャナ保存要件対応をするのがよいでしょう。
2024年1月以降に電子帳簿保存法 スキャナ保存要件は大幅に改正緩和されること、インボイス制度が施行されることで業務負荷が増えることがわかっていますので、ぜひ2024年1月以降の電子帳簿保存法 スキャナ保存要件対応をご検討ください。
まとめ 電子帳簿保存法 スキャナ保存に対応したシステムを導入しよう
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件は2022年1月の改正により格段に対応がしやすくなっています。加えて、2024年1月の改正ではさらに要件が緩和される予定ですので、対応を検討してみてはいかがでしょうか。
インボイス制度が始まるとバックオフィス業務の負荷が上がることは目に見えていますので、インボイス制度対応が本格化する前に、早期の電子帳簿保存法対応をおすすめします。