「2024年1月以降の電子帳簿保存法対応はどうすればよい？」
「2年間の延長措置はどうなるの？いつから電子帳簿保存法対応をすればよい？」
と疑問に感じていませんか。
電子帳簿保存法は2022年1月に改正され、法律全体で要件緩和改正が目立ちました。一方で一部要件では義務要件が盛り込まれ、各社の負担過多が懸念されたものの、2024年1月まで対応に猶予期間が盛り込まれることとなったのです。
したがって、この2年間の猶予期間の間に電子帳簿保存法対応ができるかが重要になります。当記事では、2024年以降の電子帳簿保存法電子保存義務や2024年1月以降の対応方針までをご紹介します。
2024年以降電子取引の電子保存が義務化されるのか
電子的に帳簿や書類を保存してもよいと認めた法律が電子帳簿保存法です。1998年に施行されてから、世の中のペーパーレスを後押しする形で改正をしてきた経緯があります。
2022年1月に電子帳簿保存法が改正された
電子帳簿保存法は2022年1月にも改正が実施されました。電子帳簿保存法には保存対象となる以下の文書種別ごとに保存要件が規定されていますが、全要件で改正が実施されています。
- 国税関係帳簿（帳簿保存の要件区分）
- 決算関係書類など国税関係書類（書類保存の要件区分）
- 紙の電子化（スキャナ保存の要件区分）
- 電子的に相手方とやりとりした文書（電子取引保存の要件区分）
電子取引した文書の電子保存が義務化された
2022年1月の改正では、上述の4つの要件すべてで改正が実施され、法律全体では要件緩和改正が目立ちました。一方で、電子帳簿保存法 電子取引要件では担保措置ともとれる要件が追加されているのです。
それが、紙保存措置廃止です。従来、電子帳簿保存法電子取引要件では、相手方と電子的に取引情報をやり取りする場合には電子保存を求めていました。
しかし、電子取引したとしても、取引した文書を書面出力して保存をすれば、電子帳簿保存法電子取引要件を満たした形式で保存したと見做されていたのです。（紙保存措置）
しかし、2022年1月以降、この紙保存措置が廃止されました。（つまり、電子保存の義務化）したがって、電子取引した文書は必ず電子保存しなければなりませんと義務化されています。
もし、電子帳簿保存法の要件を満たして保存をしていない旨が国税調査時に指摘された場合、青色申告の承認取り消しなどの罰則リスクがありますので注意が必要です。
2024年1月まで宥恕措置が公表された
2021年12月の時点で上記の電子保存の義務化（紙保存措置廃止）に対応ができた企業は、中小企業を中心に国税庁が想定していた以上に少ないのが実情でした。そこで、同月公表の税制改正大綱で公表されたのか宥恕（ゆうじょ）措置です。
宥恕措置により、電子保存の義務化は2024年1月まで延期されました。したがって、電子帳簿保存法電子取引要件に基づいた電子取引文書の保存対応には2年間の猶予期間が設けられたのです。
2022年12月に猶予措置が公表された
ここで気になるのが2024年1月以降も電子保存の義務化は延期されるのか？という点です。結論、一定条件を満たせば引き続き電子取引文書を書面出力することによって義務化対応を回避できます。
この旨が2022年12月に公表された税制改正大綱上に記載されているのです。税制改正大綱によれば、2024年1月以降は以下の要件を満たせば電子取引要件対応が不要な”猶予”措置が公表されています。
- 保存要件に従って保存ができなかった相当の理由があること
- 電磁的記録のダウンロードの求めに応じること
- 電磁的記録の出力書面の提示または提出ができること
つまり、猶予措置を適用できれば、電磁的記録のダウンロードの求めに応じる必要はあるものの、電子取引文書の書面出力によって義務化対応を回避できるのです。
猶予措置を適用するためには「相当の理由がある」ことが要件である点に注意が必要です。
現段階では、この相当の理由とは具体的に何を指すか明確に記載がされていません。したがって、自社が相当の理由に該当するか不透明である点に注意が必要です。
2024年1月以降に向けた対応方針
2024年1月以降は電子帳簿保存法電子取引要件の紙保存措置廃止について、猶予措置が公表されました。したがって、一部要件を満たせば電子取引した文書の電子保存は義務化されていません。
この背景の中で、2024年1月に向けてどのように対応を進めていくべきなのか解説します。
- 方針①：電子帳簿保存法 電子取引要件対応は進めた方がよい
- 方針②：2023年10月施行のインボイス制度対応も計画的に進める
- 方針③：2024年1月以降はスキャナ保存対応がおすすめ
方針①：電子帳簿保存法 電子取引要件対応は進めた方がよい
まず、2024年1月以降も猶予措置が公表された電子帳簿保存法電子取引要件対応について解説します。結論、電子帳簿保存法電子取引要件対応は進めるべきであると考えています。理由は以下の2点です。
- 相当な理由が不明
- 電子と紙の二重保存になる
相当な理由が不明
猶予措置を適用するためには「相当の理由がある」ことが要件である点に注意が必要です。現段階では、この相当の理由とは具体的に何を指すか明確に記載がされていません。
したがって、自社が相当の理由に該当するか不透明な中で2024年1月までに対応が義務化されている電子帳簿保存法電子取引要件対応をしないのはリスクであると考えています。
電子と紙の二重保存になる
2024年1月以降に猶予措置を適用できたとしても、電子取引した文書のデータ保存と紙保存をする必要があります。なぜなら、税務監査の際に税務官による電磁的ダウンロードの求めに応じ、書面を提出する必要があるからです。
したがって、同じ帳票をデータと紙の二重保管をする必要が出てくるため、業務効率化の観点からすると非効率なのです。したがって、業務効率化のための電子帳簿保存法対応とみると、電子取引要件対応を進めるべきであると考えられます。
方針②：2023年10月施行のインボイス制度対応も計画的に進める
2023年10月にインボイス制度が施行されます。電子帳簿保存法対応は必要ですが、インボイス制度対応ももれなく実施するようにしてください。
インボイス制度とは、買手は適格請求書発行事業者が発行した適格請求書を受領しないと仕入れ税額控除が適用できない仕組みです。
売手としても、適格請求書としての要件を満たした請求書を発行する必要がある上に、買手としても受領した請求書の仕分けが必要になります。したがって、インボイス制度が施行されるとバックオフィスの業務は増えると予想されているのです。
したがって、インボイス制度対応に加えて、請求書のウェブ配信や電子契約などの業務効率化策も同時に検討していく必要があるでしょう。
方針③：2024年1月以降はスキャナ保存対応がおすすめ
2022年12月に公開された税制改正大綱上では、電子帳簿保存法電子取引要件の猶予措置の他にも、電子帳簿保存法 スキャナ保存要件でも大きな緩和があることが記載されています。
具体的には2024年1月以降、電子帳簿保存法 スキャナ保存要件では以下の要件が廃止されます。
- 入力者等情報の確認
- 解像度、階調情報の保存
- 大きさ情報の保存
- スキャナ文書と帳簿との相互関連性の確認
つまり、紙の電子化がしやすくなるのです。したがって、フェーズ1として、2023年1月までに電子帳簿保存法電子取引要件への対応、フェーズ2として電子帳簿保存法スキャナ保存対応を見据えると企業のペーパーレス化を実現しやすいでしょう。
2023年10月にインボイス制度が施行されるとバックオフィスの業務負荷が増加するのは間違いありませんので、ペーパーレス化を見据えた段階的な対応が必要です。
電子帳簿保存法の義務化対応を進める際の注意点
電子帳簿保存法 電子取引要件における義務化対応を進める際にいくつか注意点があります。義務化対応時の注意点は以下の通りです。
- 注意点①：電子取引の範囲は広い
- 注意点②：電子取引の種類によって利用ができる真実性確保手段に制限がある
注意点①：電子取引の範囲は広い
電子帳簿保存法 電子取引要件を満たして保存が義務化された文書データは、相手方と電子的にやり取りした取引情報データです。具体的には以下のようなモノや金の流れに関わる文書データを対象に保存が求められています。
- 契約書データ
- 請求書データ
- 見積書データ
- 発注書データ
- 領収書データ など
また、以下の手段によりデータのやり取りした場合、すべて電子取引に該当しますので、電子帳簿保存法 電子取引要件を満たした保存が必要です。
- 請求書データをメールに添付して相手方とやり取り
- 電子契約サービスを利用して契約データのやり取り
- EDIシステムを利用して発注データのやり取り
- インターネットFAXを利用して見積データのやりとり
- インターネットバンキングデータ など
つまり、電子帳簿保存法 電子取引要件対応を満たした文書データ保存の対象範囲は広く、特に中小企業にとっては対応負荷が高い点に注意が必要です。
注意点②：電子取引の種類によって利用ができる真実性確保手段に制限がある
国税庁から公表されている電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】を参照すると、電子帳簿保存法対応をする際のFAQを参照できます。
同資料の問2における内容を参照すると、以下の文書については真実性の確保方法が限定されていることがわかります。
- 一度システムからデータをダウンロードして他システム上で電子帳簿保存法対応をする文書データ
そもそも、電子帳簿保存法電子取引要件では以下3つの選択肢のうち、各企業の都合のよい要件を選択して真実性を満たすことができます。
- タイムスタンプが付された後のデータ授受、または、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプをデータに付す
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
このうち、一度システムからダウンロードした文書については、2の訂正削除を考慮したシステムによる真実性確保ができません。なぜなら、システムからダウンロードした際に改ざんの余地があると国税庁により判断されているからです。
したがって、電子帳簿保存法 電子取引要件で真実性の確保手段として訂正削除履歴が考慮されたシステムを利用する場合には注意が必要です。
まとめ 電子帳簿保存法対応を早期に行おう
電子帳簿保存法 電子取引要件における保存義務化は経理業務負荷を大きく増加させます。また、2024年1月以降も基本的には義務化対応がなくなるわけではなく、多くの企業で対応が求められることから早期に対応が必要になるでしょう。
早期に電子帳簿保存法 電子取引要件の保存義務化対応をして、バックオフィスの業務の効率化のために電子契約サービス導入などの効率化施策に取り掛かるのがベストです。