「電子帳簿保存法で求められる要件とは？」
「2024年1月以降の電子帳簿保存法の改正予定も知りたい」
と疑問に感じていませんか。
電子帳簿保存法は保存対象となる文書ごとに4つの要件区分があります。これから電子保存を検討している文書ごとに電子帳簿保存法の要件を満たしてシステム上で保存をしてください。
もし、要件を満たしてシステム上で保存をしていない場合、ペナルティが課される場合もありますので注意が必要です。
当記事では、2022年1月に改正された電子帳簿保存法の概要や電子帳簿保存法の中の2つの要件区分（電子取引、スキャナ保存）について解説をします。
電子帳簿保存法が2022年1月に改正された
電子帳簿保存法とは電子的に帳簿や書類を保存してもよいと認めた法律です。保存対象となる文書ごとに以下の4つの要件区分があります。
- 国税関係帳簿（帳簿保存の要件区分）
- 決算関係書類など国税関係書類（書類保存の要件区分）
- 紙の電子化（スキャナ保存の要件区分）
- 電子的に相手方とやりとりした文書（電子取引保存の要件区分）
2022年1月に改正され要件全体で緩和傾向にある
電子帳簿保存法は1998年に施行されてから、世の中のペーパーレス化に対する要望を鑑みて、改正を繰り返してきている歴史のある法律です。
2022年1月にも改正法が施行され、上述4つの要件区分すべてで改正がされています。
改正の結果、タイムスタンプの不要要件が盛り込まれるなど、全体的には要件緩和が目立つ一方で、電子取引要件では電子取引した文書の電子保存が義務化されている点が特徴的です。
もし、電子取引文書に対して、電子取引要件を満たした保存をしていない場合には青色申告の承認取り消しや仕入れ税額控除を認めないなどのペナルティがあると公表されたため、大きく話題になりました。
紙保存措置廃止については2年間の宥恕措置が設けられている
しかし、上述の電子帳簿保存法 電子取引要件における電子保存の義務化は2年間延期され、2024年1月から対応すればよいとされています。
なぜなら、2021年12月の改正法の施行直前時点で、電子保存の義務化に対応可能な企業が少なかったからです。延期されたとはいえ、将来的には対応が必要になりますので早期に対応をした方が良い点は変わりません。
2024年1月以降の法要件も見え始めている
ここまでの話を踏まえて「じゃあ2024年1月以降の電子取引要件は？」との指摘を受けそうです。結論、2024年1月以降は電子帳簿保存法 電子取引要件対応はほぼすべての企業にとって電子保存が義務になると見込まれています。
2022年12月に税制改正大綱が公表されている
実は2022年12月に公表された税制改正大綱上で2024年1月以降の電子帳簿保存法の改正予定が公表されています。
この中で電子取引要件における電子保存義務化についても触れられています。結論、以下の要件を満たせば2024年1月以降も電子取引した文書を書面出力することで対応が可能になる見込みです。
- 保存要件に従って保存ができなかった相当の理由があること
- 電磁的記録のダウンロードの求めに応じること
- 電磁的記録の出力書面の提示または提出ができること
2024年1月以降の電子帳簿保存法 電子取引要件対応のポイント
ここでポイントは「相当の理由」という点です。しかし、現状、どのような理由が該当するのかわかっていません。また、上記の対応をしようとすると紙と電子の二重保管になります。
したがって、上記の猶予措置を自社に適用できるかわからない上に、適用したとしても業務負担が上がる想定であることから、各社で電子帳簿保存法 電子取引要件対応をする方向で調整を進める場合が多いようです。
電子取引要件とは
電子帳簿保存法の中でも、対応が義務化された電子取引要件について解説をします。
保存対象は電子取引した国税関係書類以外の書類
電子帳簿保存法 電子取引要件の対象は「国税関係書類以外の書類」です。
「国税関係書類以外の書類」とは？
「国税関係書類以外の書類」というのは、基本的には国税関係書類と捉えてもらって問題ありません。
なぜなら、税法上で国税関係書類とは”紙”を想定しているため、電子でやり取りをする電子取引要件対応の対象文書ということで「国税関係書類以外の書類」と表記をされているだけで、対象の文書種類自体には違いがないからです。
電子取引とは？
上記のような文書を電子的にやり取りすると、電子帳簿保存法 電子取引要件に基づいて保存する必要性がでてきます。電子取引の例として、例えば以下のような取引が該当です。
- EDIを利用した受発注情報のやり取り
- 電子契約を利用した契約情報のやりとり
- メールに請求書を添付して請求情報のやりとり
- インターネット上から領収書をダウンロード
- インターネットFAXを利用して注文情報のやりとり など
電子帳簿保存法 電子取引要件で求められる2つの要件
上述のような対象文書に対して、以下の2つの要件を満たした保存が求められています。
- 真実性
- 可視性（つまり、検索性）
もし、上記の要件を満たして保存をしていない旨を国税調査時に指摘された場合、青色申告の承認取り消しや仕入れ税額控除を認めないなどがリスクとして国税庁より公表されていますので、確実な対応が求められています。
要件①：真実性
真実性とは文書を授受してから改ざんされていないことを証明する要件です。
真実性を満たす手段は3つ
電子帳簿保存法 電子取引要件では以下いずれかの手段を確保することで、真実性を満たせるとしています。
- タイムスタンプが付された後のデータ授受、または、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプをデータに付す
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
最も簡単に真実性を付与する方法はタイムスタンプの付与です。
とはいえ、PDFにタイムスタンプを付与するためにはコストが追加でかかる場合も多いですので、タイムスタンプにかかるコストと業務効率化の兼ね合いを見てタイムスタンプの導入をご検討ください。
訂正削除が考慮されたシステムによる方法は対象が限定される点に注意
上記3つの手段のうち、「訂正削除が考慮されたシステム」による手段は、一度システムからダウンロードされた文書に対しては適用できない点に注意が必要です。
つまり、一度ダウンロードした文書は改ざんの余地があるので、ダウンロード後のシステムで訂正削除を考慮しても意味がないとの国税庁の判断といえるでしょう。
詳細は電子帳簿保存法 一問一答【電子取引関係】問4を参照ください。
要件②：可視性（検索性）
可視性（検索性）とは、特定の文書を検索して見られる状態にする要件です。電子帳簿保存法 電子取引における可視性要件では、主要三項目（取引年月日、取引先名、取引金額）で検索ができればよいです。
ただし、この場合には税務調査の時にダウンロードの求めに応じる必要がある点に注意ください。もし、ダウンロードの求めに応じることが困難である想定である場合には、上記に加えて、範囲検索や複数条件検索を実施できる必要があります。
スキャナ保存要件とは
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件とは紙の国税関係書類を電子化して保存する際に満たすべき保存要件です。まずは電子帳簿保存法 電子取引要件対応をおすすめしますが、次の段階として電子帳簿保存法 スキャナ保存要件の検討をおすすめします。
電子帳簿保存法 電子取引要件より厳しい要件
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件は電子取引要件と同様に①真実性②可視性の要件で構成されます。しかし、各要件に求められる条件が厳しいため、電子帳簿保存法 電子取引要件よりも対応難易度が高いと考えられているのです。
電子帳簿保存法スキャナ保存要件では具体的に以下の要件を満たす必要があります。
真実性
- 解像度200dpi以上、カラー画像256諧調以上でスキャナーできること
- タイムスタンプの付与、または、訂正削除が考慮されたクラウドシステムシステム上での保存すること
- 入力者などの情報が確認できること
- 解像度、諧調情報を保存し、確認できること
- 大きさ情報を保存し、確認できること
- 訂正または削除の事実、および、内容の確認ができること
- 電子化した文書と帳簿との相互関連性を確認できること
- タイムスタンプを利用するのであれば、速やかに付与（7営業日以内）、または、業務サイクル後速やかに付与（最大2か月 + 7営業日以内）
可視性
- ディスプレイやカラープリンターなどの見読可能装置の備え付け
- 主要三項目（取引年月日、取引金額、取引先名）での単一項目検索
- システム開発関係書類、操作説明書の備え付け
電子帳簿保存法 スキャナ保存法対応のポイントは相互関連性をどのように満たすか
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件で最も対応が難しい要件が「相互関連性」の要件です。つまり、電子化した国税関係書類と帳簿上のレコードを一意に紐づける必要があります。
この要件が電子帳簿保存法 スキャナ保存対応する際にボトルネックとなる場合が多いです。なぜなら、見積書や注文書などは文書を授受した時点で帳簿上にレコードがまだないため紐づけることが困難な場合があるからです。
したがって、内部の運用としてどのように帳票と帳簿を紐づけるのか検討する必要があります。とはいえ、2024年1月以降は見積書や注文書などの一般書類については、相互関連性の要件が廃止されます。
したがって、電子帳簿保存法 スキャナ保存要件対応をするのであれば、2024年1月からの対応を見込むと対応がしやすいでしょう。
まとめ 電子帳簿保存法対応は確実にしよう
電子帳簿保存法は2022年1月に改正されたことで、法律全体で要件緩和が実施され対応がしやすくなっています。とはいえ、電子取引した文書については電子保存が義務化されていますので、まずは電子帳簿保存法 電子取引要件対応を進めましょう。
また、2024年1月以降の電子帳簿保存法の改正予定も徐々に判明してきています。2024年1月以降の改正予定も把握しつつ、長期的な目線でペーパーレス化、業務効率化を進めてください。