「電子契約サービスに搭載されているワークフローって何ができるの？」
「ワークフローシステムと電子契約サービス上のワークフローシステムの違いは？」
と疑問に感じていませんか。
電子契約サービスには契約書を相手方に送付する前の内部承認を効率化する目的でワークフロー機能が搭載されている場合があります。ワークフローシステムと比較すると機能面で劣る点がありますが、コスト面で安価に利用できる点がメリットです。
当記事では電子契約サービス上に搭載されたワークフロー機能を利用するメリットやワークフローシステムとの違い、ワークフローシステムを利用できるおすすめの電子契約サービスまでご紹介します。
電子契約サービスのワークフロー機能とは
電子契約サービスの中には契約の内部承認を効率化する目的でワークフロー機能が搭載されているサービスがあります。
ワークフロー機能を利用することによって例えば以下のような業務を実現可能です。
- 送信者が第一承認者あてに契約の承認依頼を送付する。
- 第一承認者が承認後、第二承認者に承認依頼を送付する。
- 第二承認者が承認後、相手方に契約書が送付される。
利用するメリット
契約業務でワークフロー機能を利用するメリットをご紹介します。
内部承認フローの業務効率化
上述したような社内承認のフローを書面業務で実施する場合、承認するだけでコストと手間を浪費します。例えば、第一承認者がハンコを押し終わった後に第二承認者に書面を郵送するまでに1週間、さらにハンコを押し相手方に送るのに1週間のように承認フローが長期化しがちです。
一方で、電子契約サービス上のワークフローを利用すれば、ハンコを押すことなく、承認ボタンを押すだけで次の承認フローに移れますので、コストと手間を削減できます。
また何より大きいメリットは、書面契約へのハンコリレーをしなくてよくなる点です。システム上で署名ボタンを押すだけでよくなりますので、書面契約にハンコを押すためだけに出社するという悲劇を防ぐことができます。
企業のカバナンス強化
ワークフロー機能を利用して契約業務を利用することで、無権代理による契約締結の権限を持たない人間の契約締結のリスクなどを抑えガバナンスを強化できます。
また、契約時の契約文言や契約金額を速やかに社内の法務や上長に共有できるため、契約リスクを抑えられる点もメリットです。
契約書管理の見える化
契約業務の承認フローをシステム上で実施することで、契約業務の全体量を把握できます。契約業務が滞っている契約があれば、状況確認ができますし、契約業務で問題が発生した場合には過去の承認履歴を追うことも容易に可能です。
専用のワークフローシステムとの違い
電子契約サービス上に搭載されているワークフロー機能はAgile Worksのような専用のワークフローシステムと以下の側面で異なります。一長一短がありますので、理解したうえで製品選定が必要です。
- 機能面
- 料金面
機能面では専用ワークフローに劣る
多くの電子契約サービスに搭載のワークフロー機能は専用のワークフローシステムと比較して機能面で劣るようです。一般的にワークフローシステムを導入する場合は以下の観点で機能を評価します。
- 申請フォーマットの柔軟性
- 複雑な承認ルートの設定の可否
- 付帯機能の充実さ
- 他システムとの連携の可否
申請フォーマットの柔軟性
電子契約サービスに搭載されたワークフロー機能の場合、契約書用のテンプレートや固定の拡張子のファイルしかアップロードできないものが多いようです。
一方で、専用のワークフローシステムであれば、請求書など他帳票用のテンプレートを含めてシステム上で利用できるほか、利用できる拡張子もExcelやPowerWordなど範囲が広がる点が特徴的です。
複雑な承認ルートの設定の可否
電子契約サービスに搭載されたワークフロー機能の場合、承認順の設定など基本的な承認フローを設定はできるものが多いようです。
一方で、割引率が10％未満はA氏、率が10％以上の場合はB氏のような条件分岐を含めた承認ルートや差し戻しの場合は承認ルートの設定など複雑な設定は難しいでしょう。
専用のワークフローシステムであれば、複雑な条件分岐など承認ルートを柔軟に設定できるものが多いようです。
付帯機能の充実さ
電子契約サービスに搭載されたワークフロー機能の場合、テンプレート登録や承認ルートの設定、進捗の可視化など基本機能は搭載されているようです。
一方で、専用のワークフローシステムに搭載されているようなテンプレートへの必須入力機能や権限別の編集権限の付与、スマホアプリ上での承認申請などの便利機能は利用できない場合が多いようです。
他システムとの連携の可否
電子契約サービスに搭載されたワークフロー機能の場合、他システムとの連携機能が搭載されていない場合も多いようです。
一方で、専用ワークフローシステムであれば、会計や人事システムとの連携もできるように設計されている場合が多いです。
例えば、人事システムと連携すれば、社員データをワークフローシステムに連携し、人事異動の稟議書を自動作成するといったような業務効率化を実現できます。
料金面では専用ワークフローより安価
電子契約サービス上のワークフロー機能は機能面で専用のワークフローシステムに劣るものの、コスト面で優れていると考えることができます。
Cloud型のワークフローシステムの場合、初期費用は無料で月額費用が1ユーザあたり300円~500円のものが多いです。一方で、電子契約サービス上のワークフロー機能は無料で使える場合もありますのでコストメリットがあります。
業界最大手の電子印鑑GMOサインでは、初期費用55,000円、月額55,000円でワークフロー機能を利用できますので、利用ユーザが100~200名以上を超える場合であれば、長期的に見て電子契約サービス上のワークフロー機能を利用した場合の方がコストメリットはありそうです。
ワークフロー機能が使えるおすすめ電子契約サービス
ワークフロー機能が利用できる電子契約サービスは複数存在しますが、その中でおすすめの電子契約サービスをご紹介します。
DocuSign
DocuSignは世界180か国以上で利用され7割弱の世界シェアを誇る電子署名サービスです。米国では不動産契約の約90％が利用し、世界で66万社以上が利用しています。
世界No1シェアを裏付けるように機能も豊富に搭載しており、使いやすいUIが特徴的です。もちろんワークフロー機能を搭載しています。
DocuSignのワークフロー機能は一番下の料金プランが利用可能である上に、専用のワークフローシステムのように複雑な条件分岐を承認ルートに設定できる点が特徴的です。
したがって、電子契約サービス上のワークフロー機能に高機能を求めるのであればDocuSignは製品選定の枠に入ってくるでしょう。
また、DocuSignは350以上のシステムとWebAPI連携実績があります。ワークフロー連携の事例でいえば、kintoneと連携しワークフロー上で契約書に電子署名をする運用を実現しているため、外部連携を検討する場合も優秀です。
このように非常に高機能なDocuSignですが1アカウントあたり10$~で利用可能です。ただし、4名以上で利用する場合には詳細問い合わせが必要になる点に注意してください。基本的には代理店経由での契約の方が、サポートの手厚さの点で推奨です。
電子印鑑GMOサイン
電子印鑑GMOサインは日本国内で20万社以上に導入され、導入企業数No.1の地位を保持している電子契約サービスです。電子印鑑GMOサインにも上述で紹介した通り、オプション機能としてワークフロー機能が搭載されています。
電子印鑑GMOサイン国内最大手の電子契約サービスということもあり、他システムとの多数の連携実績を有しています。したがって、国産システムでかつ、ワークフローシステムと連携を前提に、電子契約サービスを検討する場合におすすめです。
まとめ
電子契約サービス上にワークフロー機能が搭載されている場合もありますが、専用のワークフローシステムと比較すると機能面で劣ります。
一方で、コスト面で見ると電子契約サービス上のワークフロー機能を利用した方がコストパフォーマンスに優れる場合がありますので自社要件と照らし合わせてご検討ください。
電子契約サービスを導入することで印紙税の削減などのコストメリットや取引のリードタイム短縮などのメリットが見込まれます。ぜひ電子契約サービスを活用し、脱印鑑業務を目指してください。