これからはペーパーレス。コストや時間を大幅に節約できる電子契約とは

電子契約を会社に導入すれば、離れた場所にいる相手ともスピーディなやり取りができるため、利用を開始する企業が増えています。しかし、電子契約の種類やサービスについて、あまり知らない人もいるでしょう。

そこで本記事では、電子契約について詳しく解説します。システム自体の種類や各社のサービス比較を行うので、ぜひ参考にしてください。

そもそも電子契約とは

電子契約とは、電子データに署名やサインなどを加えることで契約を締結する方法です。従来の書面契約と違って、物的な証拠は残りませんが、適切なやり方で保管することで法律的に認められる契約となります。

書面契約にはない電子契約ならではのメリットが多数あるため、電子契約サービスを導入する企業が増えている状況です。

書面契約との違いを比較

電子契約と書面契約の大きな違いを下表にまとめたので、確認しておきましょう。

上表から紙で契約を締結するか否かで、大きな違いがあることが分かります。それぞれの違いを理解したうえで、自社に電子署名サービスを導入すべきか検討することが大切です。

電子契約を導入するメリットを解説

冒頭で、電子契約を導入するとさまざまなメリットがあるとお伝えしましたが、具体的にどのようなメリットを感じられるのでしょうか。この章では、電子署名サービスを利用した場合の、3つのメリットについて解説します。

郵送費用や収入印紙代を削減できる

電子署名サービスを導入すると、書面の郵送に必要な費用を削減できます。また、電子データによる契約締結は、法律上、収入印紙が不要になっているため印紙税も抑えられるメリットがあります。

郵送費用や収入印紙代以外にも、電子署名サービスの導入によって以下のコストの削減が可能です。

• コピー用紙代
• インク代
• 封筒代
• 書面の保管料

書面を保管するスペースを少なくできることから、オフィスの賃料を安く抑えられるケースも考えられます。

業務効率化の実現

電子署名サービスを利用すれば、書面契約のように契約書を印刷したり、郵送・持参したりする手間が省けます。

また、書面を郵送でやり取りするとなると、相手側に押印してもらって返送されるまでに時間がかかります。しかし、電子署名サービスを導入すれば、インターネットを介して契約を締結できるためこうした時間は必要ありません。

結果、契約手続きの工数が少なくなるため、会社としては電子署名サービスの利用によって業務効率化の実現につながります。

コンプライアンスの強化

電子署名サービスの種類の中には、コンプライアンスの強化が可能なツールが存在します。契約ステータスをリアルタイムで確認できるもの、契約内容のバックアップ機能が搭載された種類の製品も多いです。

書面契約だと用紙を物理的に管理する必要があるため、契約更新や保管漏れなどのリスクもあるでしょう。しかし、電子署名サービスを利用すれば、こうした問題を未然に防げる可能性が高いです。

電子契約は2種類ある

電子契約には、電子署名と電子サインという2つの種類に分けられます。この章では、それぞれの特徴や違いについて簡潔に解説します。

電子契約の種類1：電子署名

電子署名を用いた電子契約は、認証局によって発行される電子証明書を使用します。電子データに署名するの電子証明書を使って、電子署名した人が本人であることを証明する仕組みです。

電子証明書は第三者機関である認証局によって発行されるため、後述する電子サインよりも法的な効力が高いとされています。

電子契約の種類2：電子サイン

電子サインは、メールサービスを用いた認証で本人性を担保するシステムです。電子署名はあらかじめ電子証明書を取得しなければいけませんが、電子サインはメールアドレスさえ持って入れば誰でも利用できるのが大きな違いとして挙げられます。

ただし、前述の通り、法的な効力は電子サインよりも電子署名の方が高いため、契約の重要度などをもとに使用すべきシステムを選ぶべきと言えます。

電子契約の相手先の負担をできるだけ少なくしたいなら「電子サイン」、法的な効力の高さを重視したいなら「電子署名」と使い分けるのも1つの方法です。

システム導入前に確認すべきこととは

電子署名サービスを導入を前向きに検討している場合は、本格的にシステムを導入する前に関連法律の概要を押さえておきましょう。

この章では、電子署名に関連する法律のポイントを簡潔に紹介します。

電子署名法の概要

電子署名法では、電子署名が付与された電子データは、その本人の意思で作成されたことを推定する旨が記載されています。

この法律により、電子署名を用いた契約で何らかの争いが発生した場合でも、当該電子契約は証拠として有効となります。

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法では、一定の要件を満たす場合に限り、国税関係書類の電子保存を認めている法律のことです。国税関係書類の例としては、発注書や契約書、領収書などがあります。

電子署名サービスを導入する場合は、この電子帳簿保存法に対応しているか否かを確認することが大切です。もし非対応であれば、電子署名サービスを導入しても、契約書などの文書を書面に印刷しなければいけない可能性があるため注意してください。

その他、確認しておきたい法律のポイント

残念ながら、電子署名はすべての契約で使用が認められているわけではありません。法律上、契約書を必ず書面で交付することを義務付けているケースもあるため、電子署名サービスの導入前に確認しておくと安心です。

以下は、一例ですが相手への書面交付が義務付けられている種類の契約です。自社に関係するものがないか、確認してみてください。

• 定期借地権設定契約
• 定期建物賃貸借契約
• マンション管理委託契約
• 宅地建物の売買・交換・賃貸契約
• 月賦販売契約
• 労働者派遣の個別契約 など

電子契約サービスの種類を比較するポイントとは

一口に電子契約サービス、といっても非常に多くの種類があります。そこでこの章では、電子契約サービスを比較するときのポイントを何種類か解説します。

自社で導入する電子契約サービスを見極めるときの参考にしてください。

操作性で比較する

電子契約サービスを実施に利用する人が「使いやすい」と感じるシステムを選びましょう。サービスによってインターフェイスや契約までの工数などに違いがあります。

シンプルな電子契約サービスを選ぶ方法もありますし、自社でカスタマイズできる種類のシステムを選ぶことも可能です。

汎用性で比較する

自社で取り扱う文書に、電子契約サービスが対応しているか確認することも重要なポイントです。操作性に満足できても、使用する文書に電子契約サービスが非対応であればそもそも導入する意味がなくなってしまうでしょう。

あわせて、自社で利用しているツールとの連携もチェックしておきましょう。電子契約サービスと他のツールを連携できれば、より効率良く業務を進められるようになります。

コスパで比較する

電子契約サービスの利用にかかるお金は、システム導入時に発生する初期費用と月額費用の2種類に分けられます。

ポイントは、単に費用の安い電子契約サービスを選ぶのではなく、あくまでもコストパフォーマンスの良さをチェックすることです。

例えば、いくら料金が安くてもセキュリティに不安がある電子契約サービスを導入すれば、会社の重要な情報が外部に漏洩する恐れがあります。

自社において「どのような電子契約サービスであればコスパが良いと感じるか」を検討することが大切です。

各社の電子署名サービスの種類・特徴を紹介

電子署名サービスには、さまざまな種類があります。サービスによって利用できる機能やプランなどに違いがあるため、導入前にしっかりと比較・検討することが大切です。

DocuSign（ドキュサイン）

DocuSign Inc.が適用するDocusign（ドキュサイン）は、世界各国の大企業で利用されている電子契約サービスです。日本語はもちろん英語やフランス語など、さまざまな言語に対応しているため海外取引がある企業に適しています。

クラウドサイン

弁護士ドットコム株式会社が提供するクラウドサインは、安全性を重視している電子契約サービスです。テンプレートの種類が豊富で、APIに対応しているため他のサービスと連携しやすくなっています。

GMOサイン

GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供するGMOサインは、最大256bitのSSL暗号化通信が可能なSSLサーバ証明書（クイック認証SSL）が導入されている電子契約サービスです。

電子印鑑だけでなく、手書きサインにも対応しており、権限設定や閲覧制限などもしやすくなっています。

ホームズクラウド

株式会社Holmesが提供するホームズクラウドは、関連契約の紐づけができたり、部署間の共有がスムーズにできたりする機能が搭載されています。

APIに対応しているため、他のサービスとの連携も簡単です。契約業務やプロジェクト、契約書などの管理もしやすくなっています。

BtoBプラットフォーム契約書

株式会社インフォマートが提供するBtoBプラットフォーム契約書は、最大5社間で電子契約を締結できるサービスです。契約書などの文書をクラウドに保管することが可能で、電子帳簿保存法にも対応しています。

まとめ

電子契約サービスを自社に導入すれば、書面契約で必要だった経費がいらなくなったり、業務の効率化がはかれたりなどのメリットがあります。

ただし、各社からさまざまサービスが提供されているため、操作性や汎用性、コスパなどをもとに自社にあう種類のサービスを選ばなければいけません。

今回紹介した内容を参考に、自社で導入すべき電子署名サービスを探してみましょう。