電子契約とは、従来型の契約書面や印鑑を利用せず、電子署名を採用したオンライン上のデジタルデータのやりとりのみで、同じような証明力のある契約の証拠を作成するシステムのやり方を指します。
電子契約・電子署名のシステムならびにサービスを利用することで、契約書面の印刷・製本・郵送・文書ファイリング・保管などの手間が省けます。そのため、企業のバックオフィス作業の効率化に繋がるやり方となるのです。
また、新型コロナウイルスによる感染拡大に伴い、テレワークが普及するにつれ、会社の印鑑を適正に管理しにくくなってきた時代背景が、電子契約・電子署名への移行を後押ししています。
そして電子署名法や電子帳簿保存法などの法整備が整ったことも、電子契約サービスの導入例を増加させ、世間での電子契約の普及に貢献していると指摘されています。
この記事では、にわかに注目を集める電子契約サービスの円滑な導入のやり方、適切な選択のやり方について解説しています。
電子契約システムの導入のやり方
電子契約システムは一般に便利なものですが、それでも御社に合っているやり方とは言い切れません。また、実際に電子契約を利用することになる社内の従業員や社外の取引先に対しても、あらかじめ理解を求めていく必要があります。
コストに見合ったメリットはあるか
電子契約が無料で使える場合は、そのほとんどが有料サービスに移行する前の、条件付きお試し機能です。
ですから、電子契約サービスを導入するには、一定のコストを負担することを前提に、いわゆる「費用対効果」から考えるのが基本です。
電子契約は、契約1件ごとに料金を支払う「従量制」と、月額料金が一定の「サブスクリプション」があります。
サブスクリプション型の電子契約サービスでは、契約書を作成する頻度が多ければ多いほど、費用対効果が高くなります。
契約件数が多くなるほど、契約書を相手方に郵送する負担がかかりますし、契約対象物の金額に応じた印紙も貼付しなければなりません。
また、記名押印済みの契約書を保管する場所の負担も無視できません。これから、御社がさらに業歴を重ねていけば、契約書面の保存ファイルがオフィス内のスペースを圧迫していくことでしょう。
その点、電子契約では契約書を物理的に保管する必要がなくなりますし、契約書の郵送が不要で、印紙税も免除されます。
よって、切手代や印紙代のコストも浮かせるためには良いやり方です。契約締結のたびに契約書を作成し、郵送している従業員の業務負担も軽くなります。
特に、薄利多売型のB2Bサービスを提供するやり方の会社では、契約件数も多くなりやすく、総務部門や営業部門で、日常業務に占める契約書まわりの業務負担が、知らず知らずのうちに大きくなっていることがあります。
そこで、社内でアンケートを採るなどして、前もって実態の把握に努めるのも、電子契約の導入準備のやり方として推奨されます。
たとえば、電子契約の導入・利用によってもたらされるメリットがどれほど大きいか、そして社内の労働生産性の向上にどの程度貢献する見込みがあるか、などを調べます。
その一方、電子契約を利用する件数が比較的少ない企業では、サブスクリプションよりも従量制のほうが、選択として有利なやり方です。
比較的高額の取引を、少数回数だけ実行するやり方の企業では、電子契約を導入・利用するメリットは少なく、むしろ従来型の契約書を使い続ければ十分なこともあります。
御社の業務に合った機能は備わっているか
契約件数が多くなりがちな業態の企業で、電子契約システムを導入・利用するには、特に複数の契約を一元的に処理する機能が備わっているかどうかを確認しましょう。
たとえば、一括送信や一括署名など、複数の契約を一度に処理するやり方が強化されていると便利です。
また、電子契約ファイルの検索機能が強化されているどうかも、導入後の利便性を大きく左右します。
また、営業部門などの従業員が屋外で電子契約サービスを利用することが多いと見込まれる企業では、
契約の相手方に外国企業が多く、グローバル展開を進めている会社においては、多言語に対応しているかどうかも鍵となるでしょう。
いずれの面も、まずは無料期間中に、実際に何度も試してみることが、電子契約の導入をスムーズに進める上では重要なやり方となります。
セキュリティレベルは適切か
電子契約サービスの導入・利用に際しては、システム自体の信頼性も重要なやり方となります。
当事者型では電子契約書を発行する認証局の信頼性を、立会人型では電子契約サービスの運営会社の信頼性を、前もって確認しておくと安心です。
電子契約や電子署名の中には、企業秘密や個人情報などが多く盛り込まれている場合があります。そのため、情報がネットを通じて外部に漏れる可能性を極力まで下げるやり方を採用しているかどうか、そのセキュリティ水準の高さがポイントです。
特に、当事者型の電子署名を用いる場合、電子契約書の発行や更新のため、本人の住民票の写しや印鑑登録証明書などを認証局に提出しなければならないことがあります。
その際は従業員に対して個人情報の取り扱いについて、事前確認をした上で同意を求めるなど、やり方には慎重を期さなければなりません。
念のため、その認証局が発行する電子証明書が、電子署名法に定められ、総務省の基準に沿った認定認証業務・特定認証業務として発行されているものかどうか、認証のやり方を確認しておきましょう。
また、電子契約のやりとりは暗号化されていますが、当事者型の電子署名では本人確認のため、USBトークンなど専用のハードウェアが必要になります。
こうしたハードウェアも印鑑と同じく、他者が乱用しないよう適切な管理のやり方が求められます。安全性と利便性とのバランスを意識して、御社にとって適切なサービスを選びましょう。
社内に向けて説明するやり方
社内の従業員向けには、電子契約システムの導入やその使用方法に関する説明会や、電子署名法や電子帳簿保存法などの基本を学ぶセミナーなどを開講することが推奨されます。
特に、記名捺印の契約書類で慣れているベテランの従業員や、IT技術が苦手な従業員に対しては、電子署名の使い方を丁寧にレクチャーするやり方が必要です。
いずれにしても「強引に電子契約に切り替えられた」という不満を抱かせないよう、前もって配慮しておくやり方が大切です。
また、企業の業態によっては、電子契約システムをデフォルトのまま使うよりも、業態に合わせてカスタマイズし、より使いやすく工夫されたやり方も求められます。その場合は、社内IT部門・システムエンジニアとの密な業務連携も必要です。
社外に向けて説明するやり方
契約を結ぶ相手方として重要な、得意先や取引先の企業に対しても、電子署名の導入に先だって、一報を入れましょう。たとえば、自社のクライアントや下請企業、関連会社、金融機関などです。使い方のマニュアルを、導入通知と同時に添付しておくと、導入の流れとして丁寧なやり方です。
また、使い方がわからないという声が社内から多く上がれば、必要に応じて、理解を求める説明会・セミナーの開催などのやり方を検討しましょう。
こちらも「一方的に電子契約に変更された」という不満が上がって、将来の取引に影響しないよう、やり方に配慮することが重要です。
そして、数か月間の試用期間を設けて、深刻な問題が生じないようであれば、本格的な導入に移行します。
おすすめの電子署名サービス
現在、電子契約・電子署名のサービスには、国内企業や海外企業ともに、いくつもの製品が出ています。
選択肢が多くて目移りしそうですが、あくまでも御社にとって導入しやすく、費用対効果の高いものを見つけ出すことが、選択のやり方として大切です。
特に国内で多くの企業が利用しているのが「クラウドサイン」です。三井住友フィナンシャルグループと弁護士ドットコムが連携して提供している電子契約のシステムです。
日本の法律に確実に準拠し、法改正にもリアルタイムで対応している点では、特筆すべき安心感があります。
また、中小企業や個人事業主にとっても気軽に使いやすいインターフェイスの使用感が人気です。
また、大企業やグローバル展開企業では、電子契約・電子署名サービスとしてのシェアが世界一といわれる「DocuSign（ドキュサイン）」もおすすめです。
世界180カ国で導入され、44種類の言語をサポートする多言語対応が最大の特徴といえます。
このほか、AdobeSign、GMOサイン、NINJA SIGNなども人気です。御社内で契約業務に多く携わる従業員から意見を聞き取りながら、適切なサービスを比較検討してみてください。