「個人事業主が電子契約サービスを導入するメリットは？」
「個人事業主におすすめの電子契約サービスとは」
と疑問に感じていませんか。
個人事業主が電子契約サービスを導入するメリットは大きいです。ただし、導入時に気を付けるべきポイントや個人事業主固有のサービス選定の進め方を知らなければ、「想定していたメリットを得られない」というのような悲劇になる場合がありますので注意が必要です。
当記事では、個人事業主が電子契約サービスを導入するメリット、導入時の注意点、個人事業主のサービス選定のポイント、個人事業主におすすめの電子契約サービスまでご紹介します。
電子契約サービスとは
電子契約サービスとは、契約業務をオンライン上で実施できるシステムです。従来、書面業務で利用されていた押印や署名、印鑑に代わり、システム上で電子署名やタイムスタンプを利用することで係争時の信頼性を担保します。
多くの電子契約サービスでは相手方にメールにURLを記載し送信するのみで契約を締結できる点に特徴があります。
個人事業主が電子契約サービスを利用するメリット
書面契約をシステム上の電子契約に置き換えるメリットが個人事業主にとってどうメリットを生むのか紹介します。
書面業務固有のコストを削減できる
個人事業主にとって必要経費を最低限に抑え利益をだすのが命題です。その点、システム上の電子契約サービスを利用することで契約業務に係るコストを最低限に抑えられます。
書面契約をシステム上の電子契約に置き換えることで例えば以下に係るコストを削減できます。
- 印紙税
- 税務対応コスト
- 契約書の保管・管理コスト など
取引のリードタイムを短縮できる
キャッシュフローを円滑にするために取引間のリードタイム短縮は個人事業主にとって命題です。一方で、郵便法が2021/10に改正され、普通郵便の郵送が最短で郵送してから翌々日となったため、取引のリードタイムの長期化が課題となっています。
電子契約サービスであれば、契約締結用のURLが記載されたメールを相手方に送付するのみで、システム上で契約を締結できるサービスが一般的ですので、取引のリードタイム短縮を期待できるでしょう。
また、契約書のテンプレート登録、顧客別の契約書管理・締結状況管理機能など契約業務にかかる時間を短縮する機能をシステム上に豊富に搭載している点も魅力的です。
契約書の管理が容易
電子契約サービスには契約業務を効率化する各種機能をシステム上に搭載しているため、個人事業主の契約業務を効率化できます。電子契約サービスにもよりますが一般的に以下のような機能がシステム上搭載されている場合が多いようです。
- 契約締結日、取引先名、取引金額による契約書の検索
- 契約書に関連する文書を紐づけ一元管理
- 顧客別の契約書締結期限管理
- 契約書別セキュリティ管理 など
導入時の注意点
個人事業主にとって導入メリットの大きい電子契約サービスですが、導入時に注意点があります。個人事業主における注意点を確認した上でシステムの導入を検討してください。
すべての契約書の原本を電子化できるわけではない
すべての契約書の原本を電子化できるわけではない点に注意が必要です。例えば不動産業の一部の契約書では、扱う金額が大きいことから契約書の原本を書面で保管する必要があると法律で定められています。
他原本の電子化が認められていない契約書例は以下の通りです。
【公正証書の作成が必要とされる類型】
- 事業性貸金契約の保証契約（民法465条の6）
- 定期借地契約（借地借家法22条） など
【書面交付が必要とされる類型】
- 宅地建物売買等の媒介契約書（宅建業34条の2）
- 宅地建物売買等契約における重要事項説明時に交付する書面（宅建業法35条） など
ただし、契約書の原本を電子化してはいけないだけであって、契約書の電子化自体は認められている点に留意が必要です。つまり、原本は書面保管し、電子契約をサービス上に二重保管することで検索性を確保できます。
取引先から電子契約サービス利用の了承を得る必要がある
個人事業主が電子契約サービスを利用する場合、取引先企業から電子契約サービスの利用の了承を得る必要がある点に注意が必要です。
必ずしも既存の契約締結までの業務フローの変更やサービスの契約を迫られるわけではありませんが、取引先によっては、業務負荷の高さや電子契約に対する不信感から導入を断られる場合があります。
したがって、個人事業主自身にとってだけでなく、取引先にとってもメリットがあること、また、電子契約は法的に有効であることを丁寧に説明する必要があるでしょう。
最も簡単に取引先を安心させる方法は世界シェアの高い電子契約サービスを利用する方法です。DocuSignやAdobeSignであれば高い世界シェアを誇り、各種法律に準拠したサービスを提供していますので、取引先も安心して導入を快諾してくれるでしょう。
サービス選定の手順
個人事業主が電子契約サービスを選定する際の手順をご紹介します。
電子契約サービスに求める要件を洗い出す
個人事業主として電子契約サービスに求める要件を洗い出しましょう。契約業務のどこに課題感を強く感じるかによって求める機能要件は変わりますので注意が必要です。
例えば、以下のように機能要件を洗い出します。
取引のリードタイムを短縮したい
契約書のテンプレート登録、契約締結用のURLを相手方に送付する機能などが搭載されているか。
契約書の検索性を向上させたい
項目別（取引日、取引先名）に検索できるか、紙の契約書を電子化し一元管理できるか、関連文書を一元管理できるか。
電子契約サービスを比較する
電子契約サービスに求める要件を洗い出したら、製品比較・情報収集を進めましょう。製品別のホームページを見ていても製品機能の詳細がわからない場合がありますので、直接問い合わせるのもありです。
個人事業主におすすめの電子契約サービス
個人事業主に導入がおすすめの電子契約サービスをご紹介します。
DocuSign|シェアの高さを重視する個人事業主におすすめ
DocuSignは世界180か国以上で利用され7割弱の世界シェアを誇る電子署名サービスです。米国では不動産契約の約90％が利用し、世界で66万社以上が利用しています。
世界シェアNo1を誇るだけあり、搭載される機能は多岐にわたります。電子契約サービス選びに迷った場合は”とりあえず”DocuSignを導入しても間違いは少ないでしょう。
また、DocuSignは非常に豊富な機能が搭載されている一方で、安価なライセンス体系をとっている点も個人事業主からすると魅力的です。1アカウントあたり10$から利用できますので、個人事業主にぴったりの料金プランといえます。
Adobe sign|Adobeユーザーの個人事業主におすすめ
世界36か国で対応でき、年間80億回の処理を行う世界的な電子契約サービスです。
Adobe Acrobat Pro DCユーザーであれば既存契約上で無料利用可能であり、かつ、kintoneなど業務アプリケーションやMicrosoft365など生産性向上アプリケーションと統合可能ですので、非常に使いやすい点に特徴があります。
個人事業主の方の中には業務アプリケーションとして既にAdobe Acrobat Pro DCを導入している方もいるかと思いますので、おすすめの電子契約サービスです。
まとめ 契約業務を効率化しよう！
個人事業主が電子契約サービスを導入すると印紙税削減などのコストメリット、取引のリードタイム短縮などメリットがあります。一方で、すべての契約書の原本を電子化できるわけではないなど注意点もありますので確認の上、導入を検討ください。
DocuSignやAdobeSignであれば低コストまたは無料で電子契約サービスを導入できますので個人事業主の方におすすめの電子契約サービスです。電子契約サービスを導入して契約業務を効率化していきましょう！