電子契約の基本的な仕組みとメリット・デメリット

「脱ハンコ」や「ペーパーレス」に向けた動きの1つとして、電子契約サービスを導入する企業が増えています。

この記事では、電子契約サービスの概要と、導入のメリットおよびデメリットを解説。

相手側への負担が少ないおすすめの電子契約サービスも紹介しているので、システム導入を検討している企業・個人事業主の方はぜひ参考にしてみてください。

電子契約とは？基本的な仕組みをチェック

電子契約とは、これまで紙の書類と印鑑を使って取り交わしてきた様々な契約を電子化させた仕組みのことです。

まずは、電子契約に用いられる2つの署名タイプの違いと、法的効力の有無について詳しく見ていきましょう。

紙の契約書と電子契約の違い

紙の契約書と電子契約の主な違いは以下の通りです。

電子契約の署名タイプ

電子契約システムには、「当事者型署名」と「立会人型署名」の2種類があります。

当事者型署名は、契約の当事者がそれぞれ電子証明書を取得したうえで電子契約を締結する方法です。

電子証明書によって本人確認が行われることから、なりすましのリスクが少ないというメリットがあります。

しかし電子証明書の発行には数千円～数万円程度の費用がかかるため、相手側への負担が大きいというデメリットも。

一方立会人型署名は、契約の当事者とは異なる第三者が電子署名を付与することで電子契約を締結する方法です。

電子契約システムを提供する事業者が立会人として署名を行うため、当事者側で電子証明書を発行する必要がない点がメリットです。

電子証明書がない分なりすましのリスクはありますが、多くのシステムでは二段階認証などを用いることでカバーしているため、第三者に利用されないような管理をしており本人性が担保されている限りは、基本的には心配ないと言えるでしょう。

すでに電子契約システムを導入している企業の多くは、こちらの立会人型署名を採用しています。

電子契約でも法的効力はある？

電子契約がもつ法的効力について、電子署名法では以下のように記されています。

第3条
電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

つまり、電子契約であっても、本人の意思によって作成された文書であれば、従来の紙の契約書と同等の効力を持つということです。

また第三者が電子署名を付与する立会人型署名の電子契約についても、同じく法的効力を得られるという見解が政府から公表されています。

専門家からのコメント

弁護士・中小企業診断士 杉本拓也

電子契約も紙の契約書と同様、契約書の有効性や効力に問題はありません。「立会人型署名」と呼ばれる事業者のサービスを利用することが一般的です。
制度を正しく理解して利用すれば、一般的にはメリットが大きいと言えます。

電子契約を導入するメリット

電子契約システムを導入すると、主にコスト削減や業務効率化、またコンプライアンスの強化といったメリットが期待できます。

それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

収入印紙などコストの削減

電子契約の導入によるメリットの1つとして、コストの削減が挙げられます。

紙の文書で契約を行う場合、文書を印刷するための費用（プリンター設備・用紙・インクなど）や郵送にかかる通信費、収入印紙代などが必要です。

電子契約には、現在、印紙税が必要な文書に該当しないというのが政府の見解です。

電子契約であればこれらの費用をまとめてカットすることができ、大幅なコスト削減効果を期待できます。

特に、契約金額が大きくなりやすい建築業界などにおいては、収入印紙が不要になることの節税メリットは絶大であると言えるでしょう。

契約業務の効率化

紙の文書で契約する場合、以下のような事務業務が必要となります。

• 契約書の印刷・製本
• 収入印紙の購入・貼り付け
• 封筒への宛名書き・発送　など

一方電子契約なら、インターネット上でやり取りを完結でき、上記の作業を全てカットすることが可能。

また契約内容に変更・更新がある場合も、同様にインターネット上で操作できるため、再度書類作成からやり直すといった手間がかかりません。

契約締結の事務作業の業務負担が減るとともに、契約締結にかかる時間を短縮できるというのもメリットの1つです。

文書の保管スペースが不要に

契約書などの重要文書については、一定期間の保存が法律によって義務付けられています。

これまでは紙の契約書をファイリングして、鍵付きのキャビネットなどに保管しておくのが一般的でした。

しかしこの場合は、保管スペースの確保やファイリングの手間などがかかるため、不便に感じていた企業も多いことでしょう。

電子契約であれば、契約書を電子データとしてクラウド上で保管できるというメリットがあります。

電子契約によって締結した契約書は、電子データが原本の扱いとなるため、その都度プリントアウトして保管するといった必要はありません。

また電子データとして保管することで、データの整理や検索なども容易になります。

更に地震や火災などで契約書を消失してしまうリスクも防止できるため、BCP（事業継続計画）の観点からもメリットの多い仕組みであると言えるでしょう。

コンプライアンス強化

電子契約を導入することで、契約書の作成・文書の送受信・署名の日時といった情報が全て可視化されます。

誰が・いつ・どこで書類を閲覧したのかが全てログとして残されるため、万が一改ざんなどのトラブルが起きた場合でも犯人の追跡がしやすいのがメリットです。

また、文書の閲覧権限を設定できるシステムを利用すれば、外部の人に契約内容を見られる心配もありません。

紙の契約書の方が信頼性が高いと思われがちですが、実際は電子契約の方がリスクマネジメントをしやすく、コンプライアンスの強化に繋げられるのです。

専門家からのコメント

弁護士・中小企業診断士 杉本拓也

印紙税がかからないこと、紙での契約のやり取りが不要になること、管理が容易になること、不正や漏洩が起きにくいなどのメリットが挙げられます。特に契約の締結が多い事業者にとっては、多くのメリットがあると言えるでしょう。

システム導入時の注意点・デメリット

メリットの多い電子契約ですが、導入する際はいくつかの注意点・デメリットにも目を向ける必要があります。

ここからは、電子契約導入に伴うデメリットとその対処法について詳しく見ていきましょう。

電子契約に対応していない契約もある

契約書の中には、法律で電子化が認められていないものが複数あります。

電子契約が結べない契約書の例として、以下のようなものが挙げられます。

• 宅地建物売買等媒介契約（現在、電子化に係る社会実験中であり、近い将来電子契約で締結できる可能性があります。）
• 定期借地契約・定期建物賃貸借契約
• マンション管理業務委託契約
• 訪問販売等特定商取引における交付書面
• 金融商品等のクーリングオフ書面　など

これらの書類はまだ電子化が認められていないため、引き続き紙の契約書で対応しなければなりません。

しかし、デジタル化や電子契約の普及といった時代の流れを受け、上記書類の電子化に向けた法整備も進められているようです。

今後は少しずつ規制が緩和され、電子契約に対応した契約書が増えていくと予想されます。

社内の業務フローの見直しが発生

これまで紙の契約書で行ってきた業務が電子化されると、業務フローの見直しが発生します。

業務フローが変われることで新たに覚えなければならない作業もあり、社内のスタッフから導入に反対する意見が出てくる可能性もあるでしょう。

とは言え、長期的に見れば電子契約はメリットが大きいため、事前に説明会・研修を行うなどして社内スタッフの理解を得ることが大切です。

取引先の協力・同意が必要

電子契約のデメリットとして、契約相手の協力や同意が必要になるという点が挙げられます。

特に日本は印鑑文化が強く根付いていることもあり、電子化が進む現在でも脱ハンコやペーパーレスに対して積極的ではない企業も少なくありません。

電子契約を導入する際は、そのメリットや法的効力などを説明し、相手側の同意を得られるよう対策をとる必要があるでしょう。

また電子契約システムの中には、相手側のアカウント登録を必要としないものもあります。

電子化の同意を得るには相手側の負担を減らすことが重要であるため、こういったシステムを利用するのも1つでしょう。

相手側のアカウント登録なしで利用できる電子契約システムとして、以下のサービスが挙げられます。

クラウドサイン

• 国内シェア80％を誇る業界トップの電子契約サービス
• 弁護士監修のもとで開発されており、法的に安心して利用できる
• サポート体制が充実している

DocuSign（ドキュサイン）

• 44言語に対応しており、グローバルで活躍する企業におすすめ
• 350以上の既存システムと連携することができる
• SMSへの通知ができるなど、モバイル利用に特化した機能が備わっている

電子印鑑GMOサイン

• 当事者型署名と立会人型署名に対応したハイブリッドの電子契約サービス
• 内部統制に必要なワークフロー機能が標準対応している
• セキュリティ対策が豊富

専門家からのコメント

弁護士・中小企業診断士 杉本拓也

法律上、一部の契約類型については、電子契約では締結できないものがあることに留意が必要です。
また、電子契約の利用にあたり、取引相手の理解及び協力も必要です。もっとも、相手方の登録なしで利用できるサービスが主流であり、相手方の負担は大きくありませんので、理解を求めやすい環境であると言えます。

まとめ

• 電子契約とは、紙の書類と印鑑によって行われていた契約を電子化させた仕組みのこと
• 電子契約を導入することで、コスト削減・業務効率化・コンプライアンスの強化といったメリットがある
• 業務フローの見直しや取引先からの同意を要するため、なるべく負担の少ない電子契約サービスを選ぶことが大切

電子契約には多くのメリットがある一方、導入によって業務フローが変わるため、社内スタッフおよび取引先の負担が増えるリスクに注意が必要です。

電子契約の導入目的をしっかりと定め、周囲の理解を得たうえで活用できるよう準備していくことをおすすめします。