「kintoneを利用して電子契約の締結はできる？」
と疑問に感じていませんか。
kintone自体には電子契約機能はありません。
ただし、DocuSignなど電子契約サービスと連携することで電子契約の締結ができます。またDocuSignなど主要な電子契約サービスとの連携プラグインが提供されているため、開発不要で連携できるでしょう。
当記事では、kintoneと連携可能な電子契約サービスの紹介やkintoneと電子契約サービスを連携すべき理由までご紹介します。
kintoneとは
kintoneとは累計20,000社以上、毎月500社以上が導入する株式会社サイボウズが提供するクラウドシステムです。kintoneを利用することで開発の知識がなくても最短3分程度で業務アプリの作成が可能です。
kintone上の顧客情報から契約書をワンクリックで作成後、事前にkintone上に登録されているメールアドレス宛に電子契約の同意依頼メールを配信できます。
その後、契約締結済みの電子契約をkintone上に保管できますので、kintoneと電子契約サービスを連携させることで、契約書の作成から締結までをクリック操作のみで完結できるようになります。
kintoneに電子契約サービスを連携可能
kintoneの標準機能では電子契約機能はありませんので、他社の電子契約サービスと連携させる必要があります。
連携実績のある電子契約サービスは以下の通りです。
- クラウドサイン
- adobe sign
- DocuSign
以上のいずれもkintoneとの連携プラグインが提供されていますので、複雑な開発は不要です。
クラウドサイン
国内No1シェアであり、業界や規模を問わず30万社以上の企業が利用しているクラウドサインと連携実績があります。
法務省・デジタル庁が公表するウェブサイト上において、電子署名法2条1項の要件を満たす初の電子契約サービスとして掲載されていることからも、法的に安心してご利用いただけるでしょう。官公庁や金融機関においても多数の導入実績があることも安心材料です。
過去に第三者機関から表彰歴があるほどにシンプル、かつ、わかりやすいUIに特化した見た目と操作性を備えていますので、ITに不慣れな方でもマニュアル不要でご利用いただける点が特徴的です。
adobe sign
世界36か国で導入され、年間80億回の処理を行う世界的な電子契約サービスであるadobe signと連携実績があります。
adobe signはAdobe Acrobat Pro DCユーザであれば無料で利用できることから、既存のAdobeユーザであれば新規に電子契約サービスを導入することなく、kintoneと連携することによって電子契約を効率的に実施可能です。
kintoneとadobe signの連携実績の中には最短で1日のスピード対応の実績も存在していることから、手早く電子契約を効率的に実現したいユーザにおすすめの連携実績といえるでしょう。
DocuSign
世界No1シェアであり、100万社以上の有償顧客、10億人以上のユーザを獲得しているDocuSignと連携実績があります。世界基準の最高峰のセキュリティを搭載し、強力な入力機能と多数の言語サポートをしている点が特徴的です。
DocuSign上ではタイムスタンプを付与できませんが、kintoneと連携することでkintone上においてタイムスタンプを付与できますので、国内の電子帳簿保存法などの税法対応にも対応ができます。
電子契約サービス連携に適している理由
数あるクラウドシステムの中でkintoneが電子契約サービスとの連携に適している理由をご紹介します。
契約書の自動作成が可能
kintone上の顧客管理アプリから顧客情報を電子契約サービスに連携し、顧客情報を自動反映させた電子契約の作成が可能です。
案件ごとに契約書や関係書類を管理可能
顧客や案件ごとに契約書や請求書などの関連書類を管理できます。
案件ごとに契約書などの文書を管理しますので、社内での業務引継ぎなどが容易である上に、検索性が向上できる点がメリットです。
案件別に契約状況を管理可能
案件別に契約状況の管理が可能です。
案件別に管理ができることで、契約の締結漏れや締結遅れに気づくことができますので、ケアレスミスによって受注機会の見逃しを予防することができます。
契約更新前のリマインド通知が可能
契約更新日付などの条件を事前に登録しておくことで、条件に合致した場合にkintone上からリマインド通知を受け取れます。
リマインド通知を受け取ることで、契約更新月のチャーン防止活動や更新漏れを実施できる点がメリットです。
契約情報を検索可能
主要三項目(契約日、契約金額、取引先名)などで帳票の属性情報や帳票上の文字情報（全文検索）を利用してデータ検索が可能です。
過去の契約情報の検索ができることで過去の類似契約の検索や監査効率の向上を期待できるでしょう。
kintone上で主要三項目で検索ができますので、電子帳簿保存法で求められるような検索要件を容易に満たすことができる点も特徴的です。
関連業務を効率化するアプリケーションが定額で使い放題
月額1,500円/1ユーザで業務課題を解消するためのアプリケーションを無制限に利用ができます。
電子契約の効率化だけでなく、社内承認フローの効率化など周辺業務の効率化も期待できる点にメリットがあります。
まとめ 契約締結業務を効率化しよう
kintoneと電子契約サービスを連携することで既存の契約業務を大きく効率化できます。電子契約サービス単体では満たしにくい、タイムスタンプ付与などの機能をkintoneが補完しますので、十分に連携する意味はあるでしょう。
電子契約サービスとkintoneを連携して、契約締結業務を効率化していきましょう！