「電子契約サービスを導入することで内部統制は大丈夫？」
「書面契約の方が電子契約より内部統制的には良いのでは？」
と疑問に感じていませんか。
電子契約サービスの製品の中にはワークフローや二要素認証機能などが搭載されているものもあり、これらの機能を活用することで書面契約よりも内部統制を強化可能です。
また、電子契約であれば印紙税の削減や取引のリードタイムの短縮も期待できるため、内部統制強化以外のメリットもありますので前向きに導入を検討ください。
当記事では電子契約を利用することで内部統制が強化できる理由や内部統制を強化する具体的な方法、電子契約に見られるリスクまでをご紹介します。
電子契約にすることで内部統制の強化が可能
電子契約を利用した方が書面契約よりも内部統制を強化可能です。以下では内部統制を強化できる理由を解説します。
書面契約の場合の内部統制
書面契約の場合、代表印を法務部が管理することで中央集権的に契約内容や契約可否を管理することができました。
この書面契約を電子契約化することで、各事業部が自由に契約締結できるようになってしまうため、各事業部の契約内容を統制しにくくなるのではと懸念する法務担当者も多いようです。
電子契約を利用すれば内部統制を強化できる
しかし、実際には電子契約を利用することで内部統制の強化ができます。多くの電子契約サービスにはワークフロー機能が搭載されていますから、ワークフロー機能を利用することで電子署名のフローに内部統制を効かせることができるのです。
例えば、担当者と決裁者が電子署名を付与したとしても、内部統制を統括する法務部門長の電子署名がなければ社外に送信できないなどの仕組みを取ることができます。
電子契約をスムーズに導入するためには
電子契約を利用することで内部統制を強化できるとはいえ、いきなりすべての契約業務を電子契約に、かつ、各業務部門に任せてしまう点に不安を感じる法務担当者も多いかと思います。
そのような担当者にはソフトランディングな移行策を提案します。具体的には書面契約でも実施してきたように契約書の送付業務はすべて法務部の業務として管理してしまう方法です。
電子契約サービスを利用するアカウントを法務部門のみに限定し、契約締結が必要な際にはワークフローシステム上で法務部に契約書送付を依頼する運用にすれば実現ができるでしょう。
ワークフロー機能を活用するメリット
電子契約を利用する場合にはワークフロー機能を活用すると内部統制を強化しやすいです。以下ではワークフロー機能を利用するメリットを解説します。
社内承認フローを効率化・可視化できる
社外の相手方と契約締結する前には社内で承認フローを回す場合が多いです。書面契約の場合、この社内承認フローに思いのほか時間がかかる経験をした方も多いのではないでしょうか。
例えば、上長承認をもらうのに1週間、法務部門容認をもらうのに1週間などのイメージです。書面であるため承認をもらうためだけに出社をするようなこともあるでしょう。
この点、電子契約サービスに搭載されたワークフロー機能であれば、すべての承認フローをシステム上でできますから、社内承認のスピードアップを期待できます。
また、どの承認者で承認が止まっているのか、差し戻されているのかステータス管理もできますので、承認者へのリマインドなど次のアクションを取りやすい点がメリットです。
取引のリードタイム短縮が期待できる
2021/10に郵便法が改正され普通郵便の最短配送日が翌々日と取引のリードタイム長期化が懸念されます。
この点、立会人型の電子契約サービスを利用すれば、契約締結用のURLが記載されたメールを相手方に送付するのみで契約締結が完了できますので、取引のリードタイム短縮を期待できます。
とはいえ、相手方に送付するまでに時間がかかりすぎてしまえば、せっかくの立会人型を利用するメリットも効果が低いです。
そこで、電子契約サービスにワークフロー機能が搭載されていれば社内承認フローにかかる機能を短縮できますので社内承認から相手方の署名までの一連の流れに係る時間を短縮できる点がメリットといえるでしょう。
電子契約を利用した場合でも懸念されるリスク
電子契約サービスに搭載されているワークフロー機能などを利用したとしても依然として残るリスクがあります。内部統制を強化する意味でも以下のリスクに対応する必要があるでしょう。
なりすまし承認のリスク
契約締結用のアカウントに不正侵入されるなどして、なりすまし承認のリスクがあります。立会人型の電子契約サービスを利用すれば契約締結用の複雑かつ長大なURLが発行されるものの、なりすまし承認のリスクは排除しきれません。
このなりすましリスクに対応するためには、電子契約サービス上で二要素認証を設定するとよいです。パスワード＋SMSによる本人確認（二要素認証）などを実施することでなりすましリスクを低減できます。
無権代理のリスク
なりすましでない本人によって電子署名を付与された場合であっても、そもそも署名した本人に契約締結の権限が与えられていない場合があります。これを無権代理のリスクと呼びます。
内部の人間が契約締結権限のない状態で電子署名してしまう事態は電子契約サービス上のワークフロー機能を利用することである程度防げます。一方で対応が難しいのが相手方の無権代理のリスクです。
このリスクに対応するためには、契約締結をする前に署名者の情報を相手方ごとに都度確認する必要があります。例えば、電子フォーマット上に相手方署名者の所属や役職などを記入してもらう方法などが考えられるでしょう。
バックデートのリスク
契約締結日よりも先に契約開始日が来てしまう状況をバックデートと呼んでいます。バックデートだからといって、必ずしも内部統制上問題になるというわけではありませんが、一部のバックデートは内部統制上問題になりますので対応が必要です。
問題となるのが不正を意図して実際の契約日をずらしている場合です。例えば、決算期の売上を大きく見せるために、本来であれば来期に計上すべき売上を今期計上するべく、契約書上の契約締結日を今期に変更するようなケースがあります。
したがって、上述の通り、バックデートだとしても直ちに不正であるわけではないため、不正なバックデートを検出していく必要があります。
この時、電子契約にタイムスタンプが付与してあると契約書を作成した日時を客観的に把握しやすくなりますので、不正なバックデートを検知しやすくなります。したがって、電子契約サービス選定時にはタイムスタンプの可否がポイントになりやすいです。
電子契約サービスを導入した場合のメリット
内部統制を強化できる点にメリットのある電子契約サービスですが、他にも導入メリットは多数あります。
印紙税削減などコストメリットがある
電子契約サービスを導入することで以下のコスト削減が可能です。
- 印紙税の削減
- 書面契約の作成・郵送・管理コストの削減
- 監査コストの削減 など
世界No1シェアのDocuSignを導入したソフトバンク株式会社では契約書1通あたり2,500円のコスト削減効果があったと公表しています。この事例からもわかる通り、電子契約サービス導入によるコスト削減効果は大きいといえるでしょう。
法対応が容易
電子契約は電子とはいえ契約書ですので、各種税法に基づいた保存が必要です。例えば、電子契約は電子取引に該当しますから、電子帳簿保存法電子取引要件に基づいた保存が必要となります。
具体的に電子帳簿保存法電子取引要件では以下の要件を満たした保存が必要です。
- 電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け
- 見読可能装置の備付け等
- 検索機能の確保
- 真実性の確保
以上の要件を電子契約サービスを利用せずに満たそうと思うと少し大変です。電子契約サービスを利用すると、システム上でタイムスタンプの付与や主要三項目（取引年月日、取引先名、取引金額）による検索項目の付与などができますので容易に法対応ができる点にメリットがあります。
電子帳簿保存法の対応以外にも、例えば法人税法上で求められる最低7年間の保存（繰越欠損金がある場合には10年間）に対しても電子契約サービス上で契約書を長期保存できるのであれば容易に対応ができる点もメリットです。
内部統制を強化するならDocuSignがおすすめ
DocuSignは世界180か国以上で利用され7割強100万社以上の優良顧客を有する電子契約サービスです。世界No1シェアを裏付けるだけの豊富な機能性と使いやすいUIを搭載している点が特徴的です。
立会人型電子契約サービスであるので相手方に負担をかけずに契約締結ができるため、多くの方に選ばれています。
またワークフローや二要素認証、文書保管、契約ステータス管理機能など、内部統制を強化する機能を多数搭載していますので、内部統制の強化を狙う場合にもおすすめです。
海外企業とのやり取りが多い、多機能性が欲しい、内部統制を強化したいなどの方におすすめの電子契約サービスといえます。
まとめ システムを利用して内部統制を強化しよう
書面契約よりも電子契約を利用した方が内部承認のフローを効率化・可視化できるので、内部統制を強化することができます。また、導入する電子契約サービスに二要素認証など本人確認を厳密にする関連機能が搭載されていれば、さらに内部統制の強化が可能です。
電子契約サービスを導入すると内部統制を強化できる一方で、無権代理やバックデートなどリスクも変わらずに存在します。したがって、このようなリスクに対応がしやすい電子契約サービスを選ぶと運用がスムーズでしょう。
電子契約サービスを導入することで内部統制強化以外にもコスト削減やペーパーレスなど多数のメリットがあります。ぜひ電子契約サービスを導入して契約業務を効率化してください！