電子契約サービスHelloSign(ハローサイン)はJN Projects,Incが提供する電子契約サービスで親会社がDropboxです。
Dropboxとの連携がかなり整えられてデザインされているこの電子契約サービスHelloSignは電子契約を結んだ契約書や電子署名データは全て自動的にDropboxに格納。
契約書の管理や検索が非常にしやすく便利です。
これから訪れる企業DXにぴったりですので、従来必要であった紙や押印による契約に代わり、ペーパーレスを実現するとともに、契約書類の管理にお悩みの方にぜひ使ってもらいたいサービスと言えるでしょう。
電子契約サービスHelloSignの基本機能とは
電子契約サービスHelloSignは電子契約に求められる基本的な機能を備えており、海外でも多くの利用者を持つサービス。150カ国、600万人が利用しているという実績の通り、海外との契約をされることが多い企業様はこのHelloSignは有力な選択肢になってくるはず。
HelloSignの基本機能
HelloSignは電子契約、電子取引、文書管理などをオンライン上で完結できるようにしたクラウド電子契約サービスです。
クライアントはHelloSignを導入することで、従来の紙契約に必要であった契約にまつわる紙代や印紙代などのコストを削減可能となります。
電子契約を導入することで削減可能なコスト
- 契約書の送料や作成にかかるコスト
- 印刷・郵送手配・押印、ファイリングなどの人件費
- 取引内容によって、双方に負担になっていた印紙代
- 書類保管にかかるコスト、及びスペースも削減可能
電子契約でペーパーレス化&業務効率化
HelloSignを使った電子契約はWeb上で全て完結可能。ペーパーレスの簡単な操作だけで契約を締結できますので、これまでよりもスピーディーに契約を締結することができるようになります。
契約前の押印による承認も簡略化可能ですので大幅な業務効率化が見込めるようになるでしょう。
もちろん書類の印刷や保管先から探す手間もHelloSignなら不要。作成もHelloSignにテンプレートを登録しておけば一件あたり5分程度で契約を締結させることもできます。
コンプライアンスの強化や進捗管理も
HelloSignによる電子契約に切り替えることで、原本やコピーの違いがなくなりますので管理が楽になり、紛失や破損、劣化、改ざんのリスクを減らすことが可能に。
さらにタイムスタンプ機能(消印のようにいつ、この書類が存在したかを証明する機能)も備えていますので、ドキュメントへのアクセスや閲覧、署名の証拠として機能します。
作成した契約書はDropboxなどクラウド上に保存されダッシュボードで見える化。全ての署名済みドキュメントが表示されますので、進捗を管理しやすく、リマインダー送信もできます。
堅牢なセキュリティ・バックアップ
電子契約サービスを選ぶポイントとして外せないのがセキュリティ面。オンライン上で行うデータによる契約なので、万が一を起こさないためにもセキュリティにはこだわりたいところ。
全てのドキュメントファイルはHelloSignの256ビット AESおよびTLS暗号化により保護。国際的な規格であるISO27001、eIDAS および GDPR に準拠しています。
第三者によるデータ読み取りや改ざんを防止。さらに保存データはリアルタイムで複数の遠隔地に分散保管されますので、災害などが起こってもDocYouならデータ紛失の心配は要りません。
主要サービスとのAPI連携が可能
HelloSignはSalesforceやDropbox、Oracle、Microsoftなど、多数のツールとの連携が可能。HelloSignの様々な機能をこれらサービスと連携させることで、簡単にデータの閲覧や保管、管理などを行えるようになるでしょう。
料金プランやコスト
やはり電子契約サービスを契約するにあたり、気になるのはコスト。ここではHelloSignの料金プランを詳しく見ていきます。
| FREE | ESSENTIALS | STANDARD | PREMIUM | |
|---|---|---|---|---|
| 月額(税込) | 0円 | 15 USD | 25 USD | 要問い合わせ |
| ユーザー数 | 1ユーザーまで | 1ユーザーまで | 2-4ユーザーまで | 5人以上 |
| 電子契約（契約締結） | 制限なし | 制限なし | 制限なし | 制限なし |
| 電子保管 | 無料 | 無料 | 無料 | 無料 |
| 機能 | 電子署名、タイムスタンプなど基本機能 | FREEの全機能、5つのテンプレート、 データ妥当性検証、多言語対応、 テンプレートリンク | ESSENTIALの全機能、15ののテンプレート、 ブランド設定、一括送信、チーム向け機能、 Salesforce インテグレーションなど | STANDARDLの全機能、 パフォーマンス ダッシュボード、 シングル サインオン など |
ドキュサイン、クラウドサイン、NINJA SIGN、GMOサインとHelloSignの料金プランを比較！
HelloSignとフリープランを除いた主要な電子契約サービスの最安プランを比較しました。
| HelloSign ESSENTIALS | DocuSIgn | クラウドサイン | NINJA SIGN Lightプラン | |
|---|---|---|---|---|
| 月額(税込) | $15(約1,800円)/1アカウント | $25(約2,800円)/1アカウント | 11,000円 | 5,478円 |
| アカウント数 | 1ユーザーまで | 4ユーザーまで | 無制限 | 1アカウント |
| 月間利用可能送信数 | 無制限 | 年間100通(追加購入可能) | 無制限 | 50通 |
| 送信料(税込) | 〜 20円(利用料を100通で計算した場合) | 30円(利用料を100通で計算した場合) | 300円 | 220円(税込) |
他の電子契約サービスと比べた時に、1ユーザーまでとなりますが、月額利用料、送信料ともにかなり割安であるのがわかります。
DocYouのその他、メリットとデメリット
HelloSignは海外でも豊富な実績を誇るように使いやすいインターフェース、他電子契約・電子署名サービスと比較しても割安の価格設定が特徴となっています。
電子証明書を使用したデジタル署名とは
HelloSignは電子証明書を使用したデジタル署名の機能を備えています。電子証明書は信頼できる第三者（認証局）が間違いなく本人であることを電子的に証明するもの。
これにより本人性を証明することが可能になります。
スマホアプリも用意
HelloSignはスマホやタブレットのアプリが用意されているので、デバイスフリー。PCがなくてもどこからでも電子契約のプロセスを開始可能できます。
電子帳簿保存法に準拠しているか不明
HelloSignはタイムスタンプ機能や文書の保管機能を備えていますが、電子帳簿保存法に対応しているかはHP上では明記されていません。
電子帳簿保存法とは
「真実性の確保」「可視性の確保」を保持することにより電子的保存を有効にすると国税庁が定めた法律。
2022年には更なる改正が予定されており、電子帳簿保存法に対応しているかは電子契約サービスを選ぶ際の大きなポイントの一つとなっています。
英語サービスなので、日本語化が不十分
HelloSignは海外発のサービスなので一部日本語対応が完全ではないケースが見受けられます。もちろん日本語サポートを受けたや日本語HP閲覧は可能ですが、契約進捗のお知らせメールが一部英語になっていたりする場合があるようです。