「テレワークを推進するためには？」
「政府がテレワークを推進しているとはどういうこと？」
と疑問に感じていませんか。
2019年後半から猛威を振るっている感染症の影響で政府によりテレワークが推進されています。一方で出勤しなければできない仕事が多い点が課題であったことから、リモートワークを推進するために政府主導で法改正が進んでいるのです。
結果、契約書への印鑑の押印は必須ではない旨の見解が公表される、電子契約対応が可能な書類が増えるなどリモートワークを推進する動きが活発に行われました。
当記事では、政府主導で実施されているテレワーク推進の動きやテレワークを推進するのであれば電子契約サービスの活用がおすすめの理由までご紹介します。
政府主導でテレワークが推進されている
政府によりテレワーク推進のために様々な活動が実施されています。その中でもとりわけテレワークを推進している動きについて解説します。
2020/6に押印についてのQ&Aを公開
2020/6に内閣府、法務省、経済産業省は「押印についてのQ&A」を公表しています。この中で以下の通り、契約書に押印をしなくても契約が成立する旨が明確に公表されています。
問１．契約書に押印をしなくても、法律違反にならないか。
・ 私法上、契約は当事者の意思の合致により、成立するものであり、 書面の作成及びその書面への押印は、特段の定めがある場合を除 き、必要な要件とはされていない。
・ 特段の定めがある場合を除き、契約に当たり、押印をしなくても、 契約の効力に影響は生じない。
この公表により重要度の低い契約については民間企業で押印の廃止の動きがありました。
とはいえ、契約が成立することと民事訴訟時に証拠として利用できることは別問題である点に注意が必要です。民事訴訟法228条1項では以下の通り、契約書を証拠として利用するためには真正性の確保を求めています。
1.文書は、その成立が真正であることを証明しなければならない。
書面契約の場合、署名又は押印があることで真正性を確保するため、係争時の証拠として利用するのであれば、押印が必要です。
４ 私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。
この点、電子契約を利用すれば押印が不要になるため、活用がおすすめです。電子契約の場合、民法522条2項の契約方式の自由により契約は有効に成立しますし、電子署名を付与すれば、以下の電子署名法3条により真正性も確保できます。
電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。
以上から、政府から押印は不要といわれつつも、訴訟を考えると全面的に押印を廃止するのが難しい印象を持たれた方も多いのではと思います。そのような方は電子契約を利用すれば、問題なく押印を廃止できますので電子契約を利用していきましょう。
2021/9デジタル改革関連法案施行
2021/9にデジタル改革関連法案が施行され、借地借家法・宅建業法を含む44の法律が改正され、以下が実施されています。
- 文書の書面化義務の緩和
- 押印義務の廃止
この法改正により、これまで電子契約の利用ができなかった以下の契約書について電子契約化が可能になっています。
- 重要事項説明書
- 35条書面
- 賃貸借契約書
- 売買契約書（媒介契約書）
- 37条書面
- 連帯保証契約書
- その他駐車場使用、清掃、メンテナンス、建物の維持管理に必要な契約書
2022/5のデジタル改革関連法案の全面解禁日には国内シェアNo1のクラウドサインにて不動産売買契約における電子契約利用の第1号案件が出ています。このクラウドサインの事例からもわかる通り、今後電子契約の活用が推進されていくでしょう。
2022/1電子帳簿保存法改正
2022/1に電子帳簿保存法が改正され、電子契約のような電子取引の紙保存措置廃止が盛り込まれました。
この法改正により電子取引で授受した契約書を含む帳票は必ず電子保存しなければならなくなりましたので、相手方から受領する帳票を電子で一元管理して効率化を図ることを考えると、電子契約サービスのようなシステム導入が推進される結果になりました。
もし、電子契約のようや電子取引した帳票に対して、電子帳簿保存法電子取引要件を満たした保存をしていない旨が国税調査時などで指摘された場合、青色申告の承認取り消しがありますので注意が必要です。
電子契約はExcelのような既にもっているツール上でも作成ができますが、電子帳簿保存法電子取引要件で求められるような真実性や検索性の要件を満たすことが難しいことから、電子契約サービスの導入が進んでいるようです。
テレワークを推進するなら電子契約サービスの利用がおすすめ
ここまで紹介したようなデジタル改革関連法案や電子帳簿保存法の影響でテレワーク推進が非常にしやすい状況になっています。では、電子契約サービスを利用してテレワークを推進するとどのようなメリットがあるのかご紹介します。
取引のリードタイムを短縮できる
郵便法が2021/10に改正され、普通郵便の最短配送日が翌々日と取引のリードタイム長期化が懸念されています。この点、電子契約サービスを利用すると取引のリードタイム短縮を期待できるのです。
電子契約サービスであれば相手方に契約締結用のURLが記載されたメールを送付するのみで契約締結を完了できます。
また、電子契約の場合、上述したように真正性の確保のために電子署名を利用しますから、押印をするために出社するような無駄なリードタイムを排除すると同時にテレワーク推進ができる点がメリットです。
加えて、電子契約サービスの中にはワークフローや契約書テンプレート登録、顧客別ステータス管理など既存の契約業務を効率化する機能が多数搭載されていますので、取引のリードタイムを大きく短縮・改善ができるでしょう。
契約業務の効率化の結果、コスト削減効果を期待できる
電子契約サービスを利用することで以下の業務を効率化することで、コストの削減効果を期待できます。
- 印紙税の削減
- 書面契約の作成・郵送・管理コストの削減
- 監査・セキュリティコストの削減 など
世界No1シェアのDocuSignを導入したソフトバンク株式会社では契約書1通あたり2,500円のコスト削減効果があったと実績を公表しています。
この事例からわかるとおり、テレワーク推進のために電子契約サービスを導入すれば、同時に事業にかかるコストの削減も実現できる可能性があります。
まとめ 電子契約サービスを導入して契約業務を効率化しよう！
政府主導で法改正が推進されたことでテレワーク推進がやりやすい状況が整ってきています。
テレワーク推進のために電子契約サービスを導入することで、テレワークの推進だけでなく、取引のリードタイム短縮やコストの削減効果を見込めますので、電子契約サービスの活用がおすすめです。
電子契約サービスを利用して、テレワーク推進とともに契約業務の効率化向上を目指していきましょう！