電子契約システムを導入するデメリットとは？導入時の注意点を合わせて解説

2022年1月17日2023年7月17日

電子契約システムを導入するデメリットとは？導入時の注意点を合わせて解説

「電子契約サービスを導入した場合のデメリットとは？」

と疑問に感じていませんか。

電子契約サービスを導入することで、印紙税の削減や保管管理コストの削減、契約業務の効率化などメリットがあります。

一方で、相手方へのシステム導入の確認が必要であったり、内部の業務運用を見直す必要があるなど一部デメリットがあるため、注意が必要です。

当記事では、電子契約サービス導入のメリット、デメリット、デメリットを上回るメリットを享受可能なおすすめの電子契約サービスまで紹介します。

電子契約サービスの導入メリット

電子契約サービスのデメリットを紹介するまえに、導入メリットを紹介させてください。

印紙税の削減

電子契約サービスを導入することで印紙税の削減が見込めます。印紙税は契約書に記載された取引金額により課税金額が異なりますが、1通あたり2,000円~かかる場合も多く企業のコスト負担は少なくありません。

この課題に対して、電子契約は印紙税法第44条に定められた課税文書の作成に該当しない為、印紙税を削減することができます。

第44条　法に規定する課税文書の「作成」とは、単なる課税文書の調製行為をいうのでなく、課税文書となるべき用紙等に課税事項を記載し、これを当該文書の目的に従って行使することをいう。

取引のリードタイム短縮

郵便法が2021/10に改正され、普通郵便の最短配送日が翌々日になりました。したがって、取引のリードタイムの長期化が懸念されています。また、海外企業との契約書のやり取りやNDAなど契約書上の修正が多数発生するような契約書の場合はさらに長期化が課題となるでしょう。

電子契約サービスを利用すると、多くのシステムでは契約締結用のURLが記載されたメールを相手方に送付することで契約締結できる場合が多いですので、取引のリードタイム短縮を期待できます。

また、多くのシステムにはよく使う契約書のテンプレート登録や一括送信機能などが搭載されていることから、契約業務の効率化をしつつ、取引のリードタイム短縮が期待できる点が魅力的です。

セキュリティの強化

契約業務では契約書の閲覧・修正・持ち出しの履歴管理、紛失盗難リスクが常にあります。書面契約でこのリスクに対応する場合、人的工数やコストが少なくない点が課題です。

一方、電子契約サービスを利用することで、多くのシステムでは契約書別のアクセス制御、IPアドレス別のユーザアクセス制限などができるため、書面管理と比較してセキュリティを強化できます。

電子契約サービスの導入デメリット

メリットの多い電子契約サービスですが、導入時に留意すべきデメリットもあります。

相手方との調整が必要な場合がある

電子契約サービスは利用ユーザ自身による電子証明書の発行有無により以下のタイプに分けられます。

当事者型（電子証明書の発行あり）
立会人型（電子証明書の発行なし）

当事者型の電子契約サービスを利用する場合、相手方にも電子証明書を発行してもらう必要があるため、システム導入前に了承を得る必要がある点がデメリットです。

ただし、多くの企業では当事者型のデメリットを嫌い、導入の容易さから立会人型を導入しているのが実情のようです。

また、昨今では電子契約サービスが乱立していることから、知名度の低い、導入数が少ななどの理由で電子契約サービスの導入を拒否する企業もあるようです。

したがって、導入した/する予定の電子契約サービスによっては相手方の導入への理解を得ることが難しい場合も想定される点もデメリットといえるでしょう。

社内運用を見直す必要がある

電子契約サービスを導入する場合、既存の書面契約を利用した業務フローは利用できなくなることから、新規の業務運用を検討しなければいけない点がデメリットです。

電子契約サービスでは、従来の書面契約が本人性の担保の為に利用していた印鑑や印鑑証明書の代わりに電子署名や電子証明書を利用することから、印鑑を付与する業務が不要になります。すべて電子上で業務を実施できることで、社内運用は大きく変わるでしょう。

多くの電子契約サービスにはワークフロー機能が搭載されていますが、社内での承認フローはどのように設定するのか、内部の規定類を変更し取締役会の承認を取る必要があるのかなど、検討すべきことが多い点がデメリットです。

すべての契約書を電子化できるわけではない

電子契約サービスを導入したからといってすべての契約書の原本を電子化できるわけではない点がデメリットです。例えば不動産業界の一部の契約書では取引金額が大きいことから、原本の電子化が法律上で禁止されています。

他、原本の電子化ができない契約書例は以下の通りです。

【公正証書の作成が必要とされる類型】

事業性貸金契約の保証契約（民法465条の6）
定期借地契約（借地借家法22条）など

【書面交付が必要とされる類型】

宅地建物売買等の媒介契約書（宅建業34条の2）
宅地建物売買等契約における重要事項説明時に交付する書面（宅建業法35条）など

ただし、契約書のコピーの電子保管は認められている点に留意ください。つまり、コピーを電子保管することで契約書の検索性向上などのメリットは受けられます。

また、2021/9に施行されたデジタル改革関連法案でこれまで原本の電子化が認められていなかった売買契約書などの電子化が認められる可能性があります。電子化可能である場合は2022/5までに電子化可能になる見込みですので、デメリットが解消可能か確認が必要でしょう。

係争時の信頼性に差がある場合がある

以下の民本522条2項により、電子契約は書面契約と同等に法的に有効であると考えられます。

契約は、契約の内容を示してその締結を申し入れる意思表示（以下「申込み」という。）に対して相手方が承諾をしたときに成立する。契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。

しかし、利用する電子契約サービスのタイプにより、係争時の信頼性に差がある点がデメリットです。上述した通り、電子契約サービスは利用するユーザ自身が電子証明書を発行するか否かにより以下の2タイプに分けられます。

当事者型
立会人型

当事者型はユーザ自身が電子証明書を発行することにより、立会人型と比較して係争時の信頼性が高いと考えられます。ただし、電子証明書を発行する際にコストと手間がかかる点がデメリットです。

立会人型はユーザ自身が電子証明書を発行する必要がなく、契約締結用のURLが記載されたメールを相手方に送付することで契約締結できるものが多いことから、負担を少なく業務を実施できる点がメリットです。ただし、当事者型と比較すると係争時の信頼性が低いと考えられる点がデメリットといえるでしょう。

法対応が必要な場合がある

電子契約は契約書であるため、法人税法など税法上の国税関係書類に該当します。したがって、国内取引で利用した契約書は法人税法などにより最低7年間の保存（繰越欠損金がある場合は10年間の保存）が必要な点がデメリットです。

また、電子契約は書面契約と同様に電子帳簿保存法に対応した保存が必要な点もデメリットといえます。電子契約は電子帳簿保存法上の電子取引要件に該当した保存が必要です。電子取引要件の概要は以下の通りです。

システムの概要説明書の整備していること
見読可能装置（PCやディスプレイなど）の整備していること
可視性（主要3項目などによる検索）の整備していること
真実性（タイムスタンプ付与など）の整備していること

電子帳簿保存法は2022/1に改正され、電子取引要件に該当する文書が要件を満たして電子保存していない旨を国税調査時に指摘された場合、青色申告の承認取り消しリスクがある点が最大のデメリットでしょう。

また、既存の契約書を電子契約化して保存する際にもデメリットに注意が必要です。書面契約を電子化して保存する場合には電子帳簿保存法スキャナ保存要件を満たした保存が必要な点もデメリットといえるでしょう。スキャナ保存要件は電子取引要件よりも求められる要件が多い点が特徴的です。スキャナ保存要件の一部は以下の通りです。